Reisespesen senken: 10 smarte Tipps für KMUs

Kleine und mittelständische Unternehmen suchen immer nach Wegen, ihre Ausgaben zu maximieren. Besonders bei Reisespesen ist es wichtig, ein Auge darauf zu haben, da diese leicht außer Kontrolle geraten können, wenn man keine strikte Reiserichtlinie hat, um die Ausgaben zu überwachen.

Dieser Artikel zeigt 10 Möglichkeiten auf, wie dein Unternehmen Reisespesen senken kann, ohne die Produktivität negativ zu beeinflussen. Produktivität im Zusammenhang mit Geschäftsreisen kann gemessen werden, indem man die Ergebnisse der Reise (wie abgeschlossene Geschäfte, gebildete Partnerschaften oder gewonnene Erkenntnisse) gegen die entstandenen Kosten abwägt. Je effizienter ein Unternehmen (oder eine Person) seine (oder ihre) Reiseziele erreichen kann, während die Ausgaben minimiert werden, desto höher ist die Reiseproduktivität.

Einsparungen bei Reisespesen – 10 hilfreiche Tipps für KMUs

Schau dir diese 10 hilfreichen Tipps an, die KMUs nutzen können, um Geschäftsreisespesen zu optimieren und sicherzustellen, dass Reisende produktiv und glücklich bleiben.

1.    Technologie nutzen

Technologie zu nutzen, ist der Kernpunkt der Einsparungen bei Geschäftsreisespesen. Warum? Weil du mit einer Reisemanagement-Plattform wie GetGoing Ausgaben effizienter verwalten kannst, da Kosten und Reisemanagement an einem Ort erledigt werden können. Reisende können ihre Reisen einfach buchen und dank ausgehandelter Tarife die besten Preise wählen, und Finanzteams können Reisespesen leicht verwalten und im Blick behalten, wodurch Einsparmöglichkeiten entstehen.

Technologie kann auch in Form von Videokonferenzen genutzt werden, indem Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meets verwendet werden, um Geschäftsreisen durch Konferenzgespräche zu ersetzen und so die Notwendigkeit zu reisen zu reduzieren.

2.    Im Voraus planen

Buche Flüge und Unterkünfte im Voraus, um sicherzustellen, dass du von besseren Preisen profitierst. Vorausplanung hilft auch dabei, die Arbeit der Hausverwaltung über einen längeren Zeitraum zu verteilen, damit niemand überfordert wird oder Zeit von Umsatz generierenden Aufgaben abziehen muss. Vorausplanung stellt sicher, dass deine Finanzabteilung auf alles vorbereitet ist, was in Bezug auf Budgetierung und Kosten auf sie zukommt.

3.    Stelle sicher, dass du eine klare Reiserichtlinie hast

Es gibt nichts Besseres als eine Reiserichtlinie, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen und deine Mitarbeiter kosteneffiziente Entscheidungen treffen. Ob das nun Economy-Class-Flüge oder budgetfreundliche Hotels sind, eine Reiserichtlinie legt klar die Standards und Richtlinien fest, um dein Budget zu kontrollieren und deine Mitarbeiter auf Kurs zu halten. Das macht Teams auch produktiver, da es weniger Hin und Her darüber gibt, was erlaubt ist und was nicht.

Profi-Tipp: Arbeite mit einer Reisemanagement-Plattform, die es dir ermöglicht, deine Reiserichtlinie zu automatisieren. Es ist einfacher für Reisende und Büroadministratoren, die verschiedenen Reisevorschriften und -beschränkungen zu kennen, und für Finanzteams ist es einfacher sicherzustellen, dass das gesamte Team im Budget bleibt.

4.    Reisen kombinieren

Reisen oder Besuche zu planen, ist eine der besten Möglichkeiten, den größten Nutzen aus Reisen zu ziehen, und als zusätzlicher Bonus ist es auch besser für die Umwelt. Einen Flug statt mehrere nacheinander zu nehmen, hilft, CO2-Emissionen zu sparen und das allgemeine Wohlbefinden der Reisenden zu verbessern. Eine etwas längere Reise ist besser, als ständig das Leben und die Routine für Geschäftsreisen zu unterbrechen. Es bedeutet auch weniger Zeit außerhalb des Büros, was insgesamt mehr Produktivität bedeutet.

5.    Direktflüge priorisieren

Nonstop-Flüge sind der beste Weg für produktive Reisen. Weniger Unterbrechungen bedeuten mehr erledigte Arbeit im Flugzeug und die Reisezeit wird optimal genutzt. Außerdem bedeutet weniger Zeit in der Luft mehr Zeit, um eine Beziehung zu Kunden aufzubauen, was letztendlich zu besseren Ergebnissen führt. Obwohl Direktflüge nicht immer die günstigste Option sind, sind sie ohne Zweifel die produktivste und effizienteste. Manchmal geht es darum, einen Mittelweg zwischen Rentabilität und Produktivität zu finden.

6.    Mit einem Anbieter mit ausgehandelten Tarifen zusammenarbeiten

Ausgehandelte Firmentarife zu haben, ist nicht immer einfach. Es ist wichtig, Partnerschaften mit einer Reisemanagement-Plattform einzugehen, die mit Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietungen zusammenarbeitet, um Firmentarife auszuhandeln, die sonst für KMUs nicht verfügbar wären.

7.    Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel und Fahrgemeinschaften fördern

Teil der Organisation einer Geschäftsreise ist die Koordination aller beweglichen Teile und Personen. Wenn mehr als eine Person geschäftlich reist, solltest du in Erwägung ziehen, Fahrgemeinschaften mit einer der beliebten Fahrgemeinschafts-Apps, einem Taxi oder einem Mietwagen zu organisieren. Eine weitere großartige Idee ist die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Das ist nicht nur besser für die Umwelt, sondern auch günstiger. Außerdem ist die gemeinsam verbrachte Reisezeit und das Teilen von Erlebnissen unter Kollegen großartig für die Team-Moral.

Indem du Unterkunfts- und Mahlzeiten Spesen pro Reise festlegst, kannst du sicherstellen, dass du im Budget bleibst und Transparenz für Reisende schaffst, die wissen, was sie pro Reise ausgeben dürfen.

9.    Flexible Reisedaten

Bevor du Meetings planst, wirf einen Blick auf die Reisespesen und wähle Daten, die niedrigere Preise haben, im Allgemeinen abseits wichtiger Feiertage wie Frühlingsferien, Winterferien und anderer nationaler Feiertage oder wichtiger Festlichkeiten.

Flexibilität in deinen Geschäftsreise-Kalender einzubauen bedeutet auch, dass deine Reisenden produktiver sein werden, weil sie basierend auf ihrem Arbeitskalender entscheiden können, wann sie reisen und nicht überfordert sind, wenn sie wichtige Fristen haben. Sie können ihre Zeit besser verwalten und wichtige Fristen von Reisedaten fernhalten.

10.   Budget regelmäßig überprüfen und verfeinern

Durch die Zusammenarbeit mit einer Reisemanagement-Plattform kannst du Echtzeiteinblicke in deine Reisespesen erhalten und verstehen, ob deine Prognosen genau sind und entsprechend optimieren. Durch regelmäßige Optimierung kannst du Bereiche identifizieren, in denen du weitere Einsparungen und Möglichkeiten freischalten kannst, bevor es zu spät ist und du dein Budget überschritten hast. Dies ist ohne Zweifel eine produktivere und effizientere Art, Ausgaben zu verwalten.