5 gewinnbringende Schritte für eine erfolgreiche Geschäftsreiseplanung

Wenn es um die Planung von Geschäftsreisen geht, kann eine gut organisierte Reise den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Ob du nun für dich selbst planst oder als Assistenzkraft die Reise für deine:n Chef:in organisierst, die richtigen Schritte zu kennen, ist entscheidend. In diesem Beitrag führen wir dich durch fünf einfache Schritte, um Geschäftsreisen effizient und stressfrei zu planen. So sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Geld und Nerven.

Schritt 1: Definiere die Reiseparameter

Der erste Schritt einer jeden Geschäftsreiseplanung ist die klare Definition der Reiseparameter. Dazu gehören der Zweck der Geschäftsreise, die Reisedaten, die Ziele sowie spezielle Präferenzen oder Anforderungen der Reisenden. Diese Klarheit hilft dir, den Buchungsprozess zu straffen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Wellenlänge sind. Wenn du beispielsweise eine Reise für deine:n Vorgesetze:n organisierst, ist es wichtig, deren Vorlieben und Bedürfnisse genau zu kennen. Wird ein bestimmtes Hotel präferiert? Gibt es eine bevorzugte Fluggesellschaft?

Ein klar definiertes Reiseprofil erleichtert die spätere Buchung und sorgt dafür, dass keine Details übersehen werden. Diese Vorarbeit kann dir später viel Zeit und Stress ersparen und macht das Buchen von Flügen und weiteren wichtigen Abschnitten auf Geschäftsreisen wesentlich unkomplizierter.

Reisevorbereitungen für dein:e Chef:in zu treffen, erfordert besondere Sorgfalt und Aufmerksamkeit. Es ist wichtig, die Bedürfnisse und Vorlieben deines/ deiner Vorgesetzten genau zu verstehen. Sprich mit ihm oder ihr, um herauszufinden, welche Präferenzen es in Bezug auf Flüge, Hotels und andere Reiseaspekte gibt. Nutze dann eine umfassende Plattform wie GetGoing, um alle Buchungen zentral zu verwalten und Echtzeit-Updates zu erhalten. Erstelle eine detaillierte Reiseübersicht, die alle relevanten Informationen klar und übersichtlich zusammenfasst, und teile diese Übersicht mit deinem/ deiner Chef:in.

Schritt 2: Wähle eine Reisemanagement-Plattform, die für das gesamte Team funktioniert

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Geschäftsreiseplanung ist die Wahl der richtigen Reisemanagement-Plattform. Eine gute Plattform sollte es dir ermöglichen, Flüge, Hotels und Mietwagen zentral zu buchen und zu verwalten. GetGoing bietet hier die perfekte Lösung, da sie alle Aspekte der Geschäftsreiseplanung in Echtzeit abwickeln kann.

Die Vorteile einer solchen Plattform liegen auf der Hand: Du kannst nicht nur alle Buchungen an einem Ort verwalten, sondern auch sicherstellen, dass alle Reisedaten für das gesamte Team zugänglich sind. Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Mitarbeitende an der gleichen Geschäftsreise beteiligt sind oder wenn Änderungen im Reiseplan erforderlich sind. Die Plattform bietet auch Funktionen zur Automatisierung der Reisebuchungen, was dir enorm viel Zeit spart und Fehler reduziert.

Schritt 3: Lege eine Reiserichtlinie fest

Die Einführung einer klaren Reiserichtlinie ist entscheidend für ein effizientes Geschäftsreisemanagement. Deine Reiserichtlinie sollte alle Aspekte der Reise abdecken, von der Buchung von Flügen und Hotels bis hin zu den Richtlinien für Reisekosten und Ausgabenmanagement. Eine gut definierte Reiserichtlinie hilft nicht nur dabei, das Reisebudget im Griff zu behalten, sondern sorgt auch dafür, dass alle Geschäftsreisenden wissen, was von ihnen erwartet wird.

Ein weiterer Vorteil einer klaren Reiserichtlinie ist die Einhaltung der Fürsorgepflicht des Unternehmens gegenüber den Mitarbeitenden. Dies bedeutet, dass das Unternehmen sicherstellen muss, dass alle Reisenden sicher und komfortabel reisen können. Mit einer klaren Reiserichtlinie können mögliche Risiken minimiert und die Sicherheit der Reisenden gewährleistet werden.

Schritt 4: Automatisiere den Buchungsprozess

Die Automatisierung des Reisebuchungsprozesses kann dir viel Zeit und Mühe ersparen. Um bei der Organisation einer Geschäftsreise die besten Angebote für Flüge, Mietwagen und Unterkünfte zu finden, ist gründliche Recherche unerlässlich. Es lohnt sich, verschiedene Optionen für Flugtickets, Hotelreservierungen und den Bodentransport zu vergleichen. 

Viele Fluggesellschaften bieten die Möglichkeit, Mietwagen direkt bei der Flugbuchung zu reservieren, was die Planung erleichtert und oft zu besseren Angeboten führt. Zusätzlich sollte man prüfen, ob man durch Vielfliegermeilen oder andere Bonusprogramme Geld sparen kann. Sobald eine grobe Kostenübersicht erstellt wurde, kann man einen detaillierten Plan für die Buchung der Reise erstellen.

Besondere Aufmerksamkeit sollte den Flugzeiten geschenkt werden, um sicherzustellen, dass sie den geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Flüge am frühen Morgen sind oft weniger verspätungsanfällig, während Flüge am Nachmittag zwar teurer, aber manchmal praktischer sein können. Es ist wichtig, genügend Pufferzeiten für Transfers und Meetings einzuplanen, um Stress zu vermeiden.

Wenn man über ein Reisebüro oder eine Buchungsplattform bucht, können oft günstige Package-Angebote gefunden werden, die Flug, Unterkunft und Mietwagen kombinieren. Sollte ein Mietwagen separat gebucht werden müssen, lohnt es sich, frühzeitig nach den besten Preisen zu suchen und alternative Transportmöglichkeiten wie Bus oder Bahn in Betracht zu ziehen, um das Reisebudget zu schonen. Abschließend sollten alle Buchungen frühzeitig vorgenommen werden, besonders während der Hauptreisezeiten, um die besten Preise und Verfügbarkeiten zu sichern.

Mit einem Tool wie GetGoing kannst du den Buchungsprozess automatisieren und alle Reiseinformationen an einem zentralen Ort verwalten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern und sorgt dafür, dass alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Informationen haben. Die Automatisierung ermöglicht es dir auch, Echtzeit-Updates zu erhalten und Anpassungen bei Änderungen schnell und effizient vorzunehmen.

Schritt 5: Erstelle eine Reiseübersicht und verwalte die Ausgaben

Der finale Schritt der Geschäftsreiseplanung ist die Erstellung einer detaillierten Reiseübersicht und die Verwaltung der Reisekosten. Eine gut organisierte Reiseübersicht enthält alle wichtigen Informationen zur Reise, wie Flugzeiten, Hotelbuchungen, Mietwagenreservierungen und Meeting-Termine. Bei GetGoing hast du die Möglichkeit, diese Reiseübersicht mit deinem Team oder den Vorgesetzten zu teilen, was die Kommunikation und die Koordination erleichtert.

Die Verwaltung der Reisekosten ist ebenfalls ein entscheidender Punkt. Mit einem guten Ausgabenmanagement-Tool kannst du alle Ausgaben im Blick behalten und sicherstellen, dass das Reisebudget eingehalten wird. Dies hilft nicht nur, Geld zu sparen, sondern auch Transparenz und Kontrolle über die Reisekosten zu gewährleisten.