Es ist das Ende des Jahres, und das bedeutet Feiertage, Büropartys und… Tabellenkalkulationen. Während du dich auf die Feiertage und das neue Jahr vorbereitest, stellst du sicher, dass die Bücher abgeschlossen und die Reiserichtlinien festgelegt sind. Es ist vielleicht nicht glamourös, aber es ist essenziell. Eine solide Jahresendreview hält dein Team konform, dein Budget im Rahmen und deine Reisenden glücklich, während sie ins neue Jahr starten.
Wir gehen deine Checkliste für Geschäftsreiserichtlinien zum Jahresende durch, denn nichts sorgt für einen besseren Jahresstart als ein sauberer Neustart und keine Budgetüberraschungen.
Überprüfe deine Reisekosten
Bevor du bereit bist, zu feiern, wirf einen Blick auf deine Zahlen. Wie viel hat dein Unternehmen dieses Jahr für Flüge, Hotels, Züge und Mietwagen ausgegeben? Vergleiche die tatsächlichen Ausgaben mit deinem Budget und identifiziere Trends:
Es geht nicht nur darum, die Bücher abzuschließen, sondern um Chancen zu erkennen, im nächsten Jahr zu sparen und deine Reiserichtlinie in deiner T&E Plattform zu automatisieren, sodass sie für dich arbeitet. Wenn du eine T&E-Lösung wie GetGoing verwendest, schaue dir den Daten- und Erkenntnisbereich der Plattform an, um umsetzbare Schlussfolgerungen über das vergangene Jahr zu ziehen und für 2026 zu planen.
Überprüfung der Einhaltung
Richtlinien sind nur dann gut, wenn sich die Leute daran halten. Prüfe, wie oft Mitarbeiter über genehmigte Kanäle gebucht und bevorzugte Lieferanten genutzt haben. Wenn die Einhaltung gering ist, gehe der Frage nach, warum. Häufige Gründe:
- Richtlinie ist zu kompliziert
- Reisende wissen nicht, wo sie diese finden
- Buchungstools sind nicht benutzerfreundlich (hier kommt GetGoing ins Spiel für einfache, schnelle, unkomplizierte Buchungen).
Profi-Tipp
Wenn deine Richtlinie zu lang ist, ist es Zeit für eine Neufassung. Halte es einfach, klar und leicht zugänglich.
Möchtest du Zugriff auf eine Reiserichtlinienvorlage, die zur besseren Verwaltung und Automatisierung deiner Reiserichtlinie verwendet werden kann? Buche eine Demo, um jetzt Zugang zu erhalten.
Bevorzugte Anbieter aktualisieren
Jahresende ist die perfekte Zeit, um deine Anbieterliste zu überprüfen. Bieten deine bevorzugten Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenunternehmen noch die besten Angebote? Wenn nicht, verhandle neu oder erkunde neue Partnerschaften. Treueprogramme und ausgehandelte Tarife können einen großen Unterschied für deine Bilanz machen. Wenn du mit einer T&E-Lösung wie GetGoing arbeitest, sind bevorzugte Anbieter und ausgehandelte Raten integriert.
Richtlinien auffrischen
Reisetrends ändern sich schnell – und deine Richtlinien sollten es auch. Frage dich selbst:
- Berücksichtigen sie Remote-Arbeit und hybride Zeitpläne?
- Sind Nachhaltigkeitsziele enthalten? (Denke an Optionen zum CO2-Ausgleich oder Bahn-Alternativen.)
- Ist die Fürsorgepflicht aktuell? Sicherheit ist nicht verhandelbar, besonders bei globalen Reisen.
Kommunikation und Schulung sind entscheidend
Sobald Updates vorgenommen wurden, verbreite die Nachricht. Sende eine freundliche Jahresend-E-Mail, veranstalte ein kurzes Webinar oder teile ein einseitiges Spickzettel. Das Ziel? Stelle sicher, dass Reisende wissen, was sich geändert hat, bevor sie ihre nächste Reise buchen. Je mehr du sie aufklärst, desto einfacher kannst du die Einhaltung der Richtlinien fördern.
Vorbereitung für das neue Jahr
Schließe nicht nur die Bücher ab – bereite den Weg für Erfolg. Erstelle eine Reiseprognose für Q1 basierend auf historischen Daten und Trends, die in deiner Reise- und Ausgabenmanagementplattform verfügbar sind. Gibt es große kommende Veranstaltungen? Saisonale Trends? Vorausplanung bedeutet weniger Überraschungen und glücklichere Finanzteams.
Tipps für ein stressfreies Jahresende
- Automatisiere, wo möglich: Abrechnungs-Tools können Stunden manueller Arbeit einsparen.
- Überwache ungenutzte Tickets: Wenn Reisende in diesem Jahr Flüge storniert haben, stelle sicher, dass Guthaben nicht verfallen.
- Feiere Erfolge: Teile, wie viel das Unternehmen gespart hat oder die Einhaltung verbessert wurde. So fühlen sich deine Mitarbeiter als aktive Mitgestalter der Unternehmensziele.
Die Bücher abzuschließen muss kein Kopfzerbrechen bereiten. Mit einer klaren Checkliste und ein wenig Planung wirst du das Jahr wie ein Profi abschließen und dich auf ein noch reibungsloseres 2026 vorbereiten.