Verbessere das Reisemanagement von KMU mit Unternehmensstrategien

Das Reisemanagement für KMU ist genauso wichtig wie das Reisemanagement in großen Unternehmen. Warum? Weil die Kosten für Geschäftsreisen steigen (und die Tarife auch). Da KMU oft keine eigenen Reiseteams haben, kann eine unzureichende Organisation die Produktivität, Nachhaltigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen. Aber keine Sorge, KMU können sich von größeren Unternehmen inspirieren lassen und so eine Abkürzung zum Erfolg nehmen.

Wir schauen uns an, was große Unternehmen gut machen, wie KMUs diese Strategien anpassen können und geben ein paar hilfreiche Tipps für den Einstieg. Die effektive Verwaltung der Geschäftsreisen deines Unternehmens ist eine gute Idee, egal ob du ein kleines oder großes Unternehmen hast, denn je weniger du für Reisen ausgibst oder je weniger Zeit du für die Buchung und Recherche von Reisen aufwendest, desto besser für dein Budget und die Produktivität deines Teams.steigen (und die Tarife auch). Da KMU oft keine eigenen Reiseteams haben, kann eine unzureichende Organisation die Produktivität, Nachhaltigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen. Aber keine Sorge, KMU können sich von größeren Unternehmen inspirieren lassen und so eine Abkürzung zum Erfolg nehmen.

Best Practices für Geschäftsreisen

Große Unternehmen mit Reisemanagern haben ihre Prozesse optimiert, um die Verwaltung von Geschäftsreisen reibungslos und effizient zu gestalten. Hier sind einige der besten Praktiken, die sie umgesetzt haben.

Zentralisiertes Reisemanagement

Die Nutzung von Reisemanagement-Unternehmen (TMCs) oder Plattformen zur Optimierung von Buchungen und Berichten ist eine der besten Praktiken für Geschäftsreisen, da du so eine bessere Kontrolle, Transparenz und vereinfachte Buchungsprozesse erhältst.

Durchsetzung von Reiserichtlinien

Eine weitere bewährte Methode ist die Einführung einer klaren Reiserichtlinie, die von deinem Team leicht befolgt werden kann. Klare Reiserichtlinien, die Kostenkontrolle und Komfort für die Mitarbeiter in Einklang bringen, tragen dazu bei, dass du dein Budget einhältst und alle über die Verhaltensregeln für Geschäftsreisen informiert sind.

Datengestützte Entscheidungen

Die Nutzung von Analysen zur Optimierung der Reisekosten und zur Erkennung von Trends ist eine weitere wichtige Erkenntnis, die KMUs von großen Unternehmen übernehmen können. Denn wenn du Reisemuster verstehst und weißt, wohin dein Budget fließt, kannst du bessere und intelligentere Entscheidungen treffen, die im besten Interesse deines Unternehmens sind. Die Entscheidung für eine All-in-One-Reisemanagement-Plattform wie GetGoing kann dir dabei helfen, diese datengestützten Entscheidungen besser zu treffen.

Verträge mit bevorzugten Anbietern 

Egal, ob dein Unternehmen mit einem Reisemanagementunternehmen oder einer Reisemanagementplattform zusammenarbeitet, mit ausgehandelten Tarifen bei Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietungen kannst du viel Geld sparen. Je mehr Reisen du machst, desto bessere Angebote kannst du möglicherweise erzielen. Durch die enge Zusammenarbeit mit TMCs oder einer Reisemanagementplattform kannst du sicher sein, dass du die besten Reiseangebote für dein gesamtes Unternehmen erhältst. 

Nachhaltigkeitsinitiativen

Die Zusammenarbeit mit einem TMC oder einer T&E-Management-Plattform kann dir dabei helfen, CO2-Emissionen besser zu verfolgen und umweltfreundlichere Optionen zu wählen, die besser für die Umwelt und für dein Unternehmen sind. Wenn deine Mitarbeiter beispielsweise mit dem Zug statt mit dem Flugzeug reisen, sparen sie Zeit und sind produktiver.

Sie müssen nicht wie am Flughafen zwei Stunden vor Abflug am Bahnhof sein, und Bahnhöfe liegen oft zentraler als Flughäfen. Im Zug gibt es oft WLAN und 5G, sodass wichtige Telefonate geführt oder die Arbeit fortgesetzt werden kann, während die Arbeit im Flugzeug etwas mehr Planung erfordert.

Wie KMUs diese Strategien anpassen können

Was sind also hilfreiche Tipps für das Reisemanagement von KMUs, die bei der Anpassung ähnlicher Strategien helfen können? Schauen wir uns das mal an.

Skalierbare Tools nutzen

Plattformen wie GetGoing bieten KMU-freundliche Lösungen, mit denen du deine Reiseprogramme besser verwalten und skalieren kannst, da du alles, was du brauchst, an einem Ort findest. So kannst du mit einem einzigen Tool alles erledigen: Reisen buchen, Belege und Rechnungen verwalten, Reisen genehmigen, automatisierte Reiserichtlinien erstellen und Reisende verfolgen, um sicherzustellen, dass sie sicher an ihrem Ziel angekommen sind.

Erstellt eine einfache Reiserichtlinie

Für KMUs gibt’s keinen Grund, die Dinge kompliziert zu machen. Eine einfache Reiserichtlinie, die komplett in deiner Reise- und Spesenmanagement-Plattform automatisiert ist, kann einen großen Unterschied machen. So wissen Reisende, was erlaubt ist und was nicht, und können ganz einfach auf der Grundlage der zulässigen Reiseoptionen buchen. Selbst eine einseitige oder einfache automatisierte Reiserichtlinie kann dabei helfen, Entscheidungen zu treffen und Kosten zu senken.

Nutzen Treueprogramme

Ermutige deine Mitarbeiter, Vielflieger- und Hotelprämien zu nutzen und diese ins Reisemanagementsystem einzutragen, damit sie von den Vorteilen solcher Treueprogramme profitieren können. Treueprogramme können auch die Zufriedenheit der Reisenden steigern, da sie oft bestimmte Reisevergünstigungen erhalten, die Geschäftsreisen angenehmer machen. 

Überwachen und überprüfen

Nutze Tools zur Spesenabrechnung, um den ROI deiner Reisen zu analysieren. Treffe datengestützte Entscheidungen mit Hilfe deiner bevorzugten Reisemanagement-Plattform. So stellst du sicher, dass du das Beste aus deinem Reiseprogramm herausholst.