Größere Unternehmen haben oft Reisemanager oder Travel Management-Abteilungen, die als Schnittstelle zwischen Reisenden, verantwortlichen Personen, der Buchhaltung und HR agieren. Aber was macht ein Reisemanager überhaupt? Sie kümmern sich um die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen, erstellen Reiserichtlinien und agieren als Ansprechpartner für deine Geschäftsreisenden bei Problemen, Stornierungen oder Änderungen.
Doch nicht jedes Unternehmen kann sich einen eigenen Travel Manager leisten. Vor allem in Zeiten von Corona haben viele Firmen diesen Bereich weiter eingeschränkt. Was sind also kostengünstige Alternativen? In diesem Leitfaden schauen wir uns ein paar Optionen an und geben dir wertvolle Tipps, wie du auch ohne Reisemanager deine Geschäftsreisen vernünftig organisieren kannst.
Was macht ein Reisemanager?
Ein:e Reisemanager:in ist für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen im Unternehmen verantwortlich. Er oder sie bucht strategische Reisedienstleistungen und Sonderkonditionen und ist auch für Abrechnungen, Belege und die Einhaltung des Reisebudgets zuständig.
Der oder die Reisemanager:in erstellt sogenannte Reiserichtlinien und legt Abläufe zu Buchungen und Reisen fest. Außerdem steht er oder sie stets als Ansprechpartner zur Verfügung, sollten bei Geschäftsreisen Probleme auftreten oder Änderungen und Stornierungen vorgenommen werden müssen.
Viele Reisemanager:innen sind auch für die Sicherheit ihrer Reisenden zuständig. Mitarbeitende verlassen sich darauf, dass sie auf ihren Geschäftsreisen minimalen Risiken ausgesetzt sind und zuverlässig vom Unternehmen in allen Schritten unterstützt werden. Reisemanager:innen tracken ihre Geschäftsreisenden oft unterwegs, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.
Warum sind Reisemanager wichtig?
Reisemanager dienen nicht nur als Ansprechpartner bei Problemen auf Geschäftsreisen, sondern stellen auch sicher, dass die Reiserichtlinien eines Unternehmens eingehalten werden. Sie sorgen für die Sicherheit deiner Geschäftsreisenden unterwegs und helfen bei Planänderungen und verpassten Flügen.
Sie behalten das Reisebudget deines Unternehmens stets im Auge und erstellen regelmäßige Berichte für das Führungspersonal. Diese sind wiederum wichtig, um die Einhaltung der Reiserichtlinien, des Reisebudgets und der Ziele des Unternehmens zu überprüfen.
Wo liegt der Unterschied zwischen einem Reisemanager und einer Reiseagentur?
Bei Reisemanager:innen handelt es sich um interne Angestellte, die für die Buchung und Änderung von Reisen zuständig sind und innerhalb deines Unternehmens arbeiten.
Reiseagenturen dagegen sind externe Organisationen und Spezialisten, die sich um deine Geschäftsreisen kümmern. Allerdings zahlst du bei Buchungen jedes Mal eine Gebühr oder Provision, und oft sind die Tarife nicht optimal und der Kundenservice nicht überzeugend.
Was sind die Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten von Reisemanagern?
Erstellung einer Reiserichtlinie für das Unternehmen
Reisemanager:innen sind dafür zuständig, Geschäftsreisen gründlich zu recherchieren, um die optimalsten und günstigsten Reiseverbindungen herauszusuchen, sei es mit dem Flugzeug, Zug oder Auto. Sie überprüfen Unterkunftsmöglichkeiten, Flugstrecken und Anbindungen und erstellen dann Reisepläne für deine Mitarbeitenden.
Erstellung einer Reiserichtlinie für das Unternehmen
Die Reiserichtlinie deines Unternehmens bietet einen Überblick über alle relevanten Daten bezüglich der Planung, Buchung, Ausführung und Rechnungsstellung von Geschäftsreisen. Alle Mitarbeitenden sollten diese kennen und darauf Bezug nehmen. Sie enthält wichtige Angaben zu organisatorischen Faktoren und dem Kostenrahmen, wie zum Beispiel erlaubte Reisekosten, bevorzugte Buchungsportale und Vorlagen für die Buchhaltung.
Verwaltung von Ausgaben und Reisebudget
Der oder die Reisemanager:in ist für alle mit Geschäftsreisen verbundenen Kosten zuständig und erstellt relevante Berichte für den Vorstand oder Abteilungsleiter. Außerdem achten sie darauf, dass das vom Unternehmen festgelegte Reisebudget eingehalten und nicht überschritten wird.
Datenanalyse
Die Daten, die bei Geschäftsreisen gesammelt werden, sind für Unternehmen von extrem wichtiger Bedeutung. Reisemanager nutzen die Informationen, um die Sicherheit ihrer Reisenden zu verbessern, bessere Lieferantenkonditionen auszuhandeln, Betrugsfälle zu erkennen und auszuschließen oder um die Klimaziele des Unternehmens zu erreichen.
Wie können Unternehmen Ihre Reisekosten senken?
Die Reisekosten eines Unternehmen beziehen sich nicht nur auf die eigentlichen Kosten für Flüge, Zugreisen und Hotels, sondern auch Internet-/ Telefonkosten, Verpflegung und Taxifahrten. Hier ist es wichtig, dass in der jeweiligen Reiserichtlinie genau festgelegt wird, welche Ausgaben gestattet sind, und welche nicht. Deine Mitarbeitenden sollten leichten Zugang zu diesen Informationen haben.
Viele Unternehmen nutzen eine:n Reisemanager:in, um die besten und sichersten Deals herauszusuchen und detaillierte Reisepläne für reisende Mitarbeitende zu erstellen. Aber vor allem kleinere Unternehmen haben nicht unbedingt ein Budget für eine:n feste:n Angestellte:n, der oder die sich mit diesem Thema befasst und die oben genannten Aufgaben übernimmt.
Was tun, wenn man keinen Reisemanager hat?
Eine robuste Reiserichtlinie einführen
Um Geschäftsreisen effizient und optimiert verwalten zu können, bedarf es eines standardisierten Ansatzes. Vorgänge müssen aufeinander abgestimmt sein, um Dienstreisen übersichtlich und sicher planen zu können. Hier ist eine Reiserichtlinie hilfreich, da hier festgelegt wird, wie zum Beispiel Buchungs- und Genehmigungsvorgänge, Reise- und Hotelkriterien und Ausgaben unterwegs handzuhaben sind.
Mitarbeitende schulen
Je informierter deine Mitarbeitenden sind, um so besser. Vom Unternehmen sollten sie Schulungen erhalten, was bei der eigenen Buchung von Dienstreisen beachtet werden sollte, wie die Reisebranche funktioniert und wie sie auf Reisen immer sicher unterwegs sind.
Auch in Zeiten von Corona ist es wichtig, dass deine Mitarbeitenden auf dem aktuellsten Stand sind, was Einreise- und Hygienemaßnahmen angeht, und wie man sich im Falle einer Infektion im jeweiligen Land verhalten sollte.
Auf die Organisation kommt es an
Das A und O bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen ist die Organisation. Reisen müssen geplant und gebucht werden, Reisepläne für die Mitarbeitenden erstellt werden, Reisende unterwegs unterstützt werden, vor allem wenn Änderungen, Ausfälle oder Stornierungen auftreten, und gleichzeitig muss die Reiseabkostenrechnung durchgeführt werden. Da kommen schnell verschiedenste Dinge zusammen.
Hier hilft es natürlich, eine Reiserichtlinie zu haben, und feste Ansprechpartner bei Dienstleistern und Reiseanbietern. Und gerade in Corona-Zeiten macht die Erstellung von Ablaufplänen besonders viel Sinn.
Nutze ein Corporate Travel-Management-Tool
Wer keinen internen Reisemanager hat, kann ganz leicht auf eine Online-Reiseplattform wie GetGoing zugreifen. Hier kannst du deine Geschäftsreisen mit einer einfach zu bedienenden All-in-One-Plattform buchen, verwalten und optimieren.
Es ist ein System, das du selbst verwalten kannst. Dies hilft ungemein, wenn es darum geht, Mitarbeitende für das Tool zu begeistern. Außerdem stehen dir rund um die Uhr verlässliche und erfahrene Reiseexperten zur Verfügung, um dich bei Fragen und Problemen ausführlich zu beraten.
Funktionen sind unter anderem Buchungsprozesse, Notfallhilfe, automatisierte Reiserichtlinien, Sicherheit, Reporting und Datenanalyse. Deine Mitarbeitenden und Admin-Angestellten werden dir für die Unterstützung dankbar sein, denn durch die Nutzung eines Travel-Management-Tools können Buchungsvorgänge leicht standardisiert werden, und deine Mitarbeitenden behalten den Überblick über die Sicherheit aller Reisenden, sowie die Einhaltung von Reiserichtlinien.
In unserem umfassenden Leitfaden für kleine Unternehmen lernst du, dass die Verwaltung von Geschäftsreisen für KMUs nicht schwierig sein muss
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