Wenn es um die Verwaltung von Geschäftsreisen geht, möchte jeder das Beste aus seinem Reisebudget herausholen, egal ob großes, kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU oder auch SMB genannt).
In diesem Leitfaden gehen wir auf Folgendes ein:
- Reisemanagement für kleine Unternehmen
- Verschiedene Lösungen für deine Geschäftsreisen
- Wie man Reisemanagement-Software am besten einsetz
Wir wissen, dass Geschäftsreisen sehr komplex sein können, deshalb wollen wir den Vorgang einfacher gestalten. Legen wir also los.
REISEMANAGEMENT
Geschäftsreisen für KMUs
Reisen können für kleine Unternehmen schnell teuer werden, wenn man nicht von Anfang an über die richtigen Richtlinien und Verfahren verfügt. Deshalb ist es wichtig, dass du eine klare Vorstellung davon hast, wie hoch dein Budget ist und wie viel du für Reisen ausgeben möchtest, um diese so kosteneffizient wie möglich zu gestalten. Daher solltest du dir über Folgendes im Klaren sein:
- Wie viel möchtest du monatlich, vierteljährlich und jährlich ausgeben?
- Wie planst du das Reiserisiko handzuhaben (hier erfährst du mehr über das Thema Sorgfaltspflicht)?
- Welches Reisebüro oder welche Service-Reisesoftware (TaaS) möchtest du nutzen?
Du bist dir unsicher, ob du einen Online- oder Offline-Service bevorzugst? Informiere dich über die Vor- und Nachteile eines Online-Reisebüros im Vergleich zu Offline-Reisebüros.
- Welche Reiseziele sind auf der schwarzen Liste, weil sie zu teuer sind?
- Was steht in deiner Reiserichtlinie?
Du hast noch keine Reiserichtlinie?
Die Rolle des Travel Managers bei KMUs
Der Travel Manager oder Reisemanager ist in Unternehmen für Geschäftsreisen zuständig. Die wichtigsten Fähigkeiten eines Travel Managers sind, dass er oder sie über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügt, Spaß an der Tätigkeit hat und interaktiv ist, dass er oder sie sachkundig ist und gut planen und ausführen kann. Im Allgemeinen helfen sie bei der Gestaltung der Reiserichtlinien eines Unternehmens, treffen Reisevorkehrungen, behalten den Überblick über die Reisekosten und sorgen dafür, dass die Reisenden zufrieden und produktiv sind.
Travel Manager sind in großen Unternehmen mit einem hohen Geschäftsreiseaufkommen besonders wichtig, aber bei KMUs ist diese Rolle entweder nicht vorhanden oder wird von einem Büroleiter, einer Personalfachkraft oder den Mitarbeitenden selbst wahrgenommen. In Abwesenheit einer solchen Person ist der Einsatz einer Reisemanagementplattform eine großartige Möglichkeit, die Ausgaben im Blick zu behalten, Mitarbeitende ihre eigenen Reisevorbereitungen treffen zu lassen und deine Reiserichtlinien zu automatisieren.
GESCHÄFTSREISELÖSUNGEN
Die beste Möglichkeit für kleine Unternehmen, Reisen zu buchen
Nicht alle Unternehmen haben eine bestimmte Person, die sich um die Reisebuchungen der Mitarbeitenden kümmert. Das bedeutet, dass du einen Weg finden musst, der nicht zu viel Zeit, Geld oder Ressourcen in Anspruch nimmt. Es gibt zwar keine Patentlösung für die Buchung von Reisen für kleine Unternehmen, aber es gibt definitiv einige gute Optionen. Es gibt Geschäftsreiseunternehmen oder -agenturen (TMCs), Reise-Websites für Verbraucher wie Booking.com oder Expedia.com und andere geschäftsorientierte Reisetools und Reisemanagement-Software wie GetGoing, eine Software für die Verwaltung von Geschäftsreisen.
Reisemanagement-Software für die Verwaltung von Geschäftsreisen
Eine Software für das Management von Geschäftsreisen (wie GetGoing) macht dir das Leben leichter, indem alles an einem Ort zusammengefasst wird. Du kannst Zugreisen, Mietwagen, Hotels und Flüge buchen, ohne für die verschiedenen Etappen deiner Reise auf unterschiedlichen Websites (z. B. Booking.com, Expedia.com) suchen zu müssen. Diese Art von Software trägt auch zur Rationalisierung des gesamten Reisebuchungsprozesses bei. Außerdem hast du Zugriff auf die besten Reiseinhalte und Reiseangebote auf dem Markt.
Das Schöne an dieser Art von Software ist, dass sie benutzerfreundlich und einfach zu bedienen ist, was ideal für kleine und mittelständische Unternehmen ist, die nicht viel Zeit für die Suche nach Angeboten oder die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro am Telefon haben. Mit einem Tool für Geschäftsreisen kannst du auf die besten Angebote zugreifen, ohne das Internet bemühen zu müssen. Außerdem kannst du bei Bedarf auf Offline-Support zurückgreifen, so dass du das Beste aus der On- und Offline-Welt erhältst.
Was ist TaaS?
Einige Reisemanagementunternehmen haben das TaaS-Geschäftsmodell übernommen. TaaS steht für Travel as a Service oder Reisesoftware. Als Nutzer zahlst du bei TaaS-Produkten im Wesentlichen monatliche Gebühren, und profitierst von maximalen Vorteilen für die Nutzer:innen wie Reisekosteneinsparungen und andere Anreize. TaaS-Software richtet sich an die Nutzer:innen und ist transparent in Bezug auf das Preismodell und die Leistungen.
Reise-Websites für Verbraucher
Es gibt viele Reise-Websites für Verbraucher oder Online-Reisebüros (OTAs), die Reiseinhalte zusammenfassen, um für dich die besten Angebote zu finden. Es gibt Websites wie Kayak, Skyscanner, Hotels.com, Booking.com und viele mehr, aber das ist nicht die beste Möglichkeit für KMUs, um Geschäftsreisen zu buchen. Warum nicht? Weil diese Websites auf Verbraucher ausgerichtet sind, d. h. sie sind nicht auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden spezialisiert.
Wenn etwas schief geht, ist es schwer, jemanden zu finden, der einem hilft, und Änderungen der Reiseroute oder des Reisetermins können teuer werden. Geschäftsreisen erfordern ein gewisses Maß an Flexibilität, daher ist es am besten, eine Lösung zu finden, die Flexibilität und Unterstützung bietet, wenn es mal schwierig wird.
Reisemanagement-Unternehmen (TMC)
Du hast das Akronym wahrscheinlich schon einmal gesehen, weißt aber vielleicht nicht, was eine Travel Management Company oder TMC ist. Eine Travel Management Company oder TMC ist ein Reisebüro oder Reisevermittler, das auf die Bedürfnisse von Unternehmen spezialisiert ist. Eine TMC soll Unternehmen und ihren Mitarbeitenden helfen, die Art und Weise, wie sie reisen, zu verbessern und zu optimieren, indem es Lösungen wie Sondertarife anbietet, Buchungen vornimmt, Reisekosten und -ausgaben überwacht und die Erfüllung der Sorgfaltspflicht von Unternehmen unterstützt.
Die beliebtesten Reiseveranstalter
Nachdem du nun erfahren hast, wie wichtig es ist, eine TMC oder eine Reisemanagement-Software zu nutzen, die speziell für Geschäftsreisen entwickelt wurde, findest du hier eine Liste einiger der besten Travel Management Companies (TMCs) auf dem Markt. Bei einer so großen Auswahl an Travel Management Companies ist es nicht immer einfach, eine Entscheidung zu treffen. Das ist aber wichtig, denn diese Unternehmen bieten dir Marktkenntnisse, helfen dir bei der Optimierung deines Reisebudgets und machen Geschäftsreisen einfacher.
1. Lanes & Planes
2. TravelPerk
3. GetGoing
4. Navan
5. BCD Travel
VERWENDUNG VON REISEMANAGEMENT-SOFTWARE
Wie du dein Reiseprogramm mithilfe von Reisemanagement-Software optimieren kannst: die sechs Schritte des Geschäftsreisemanagements
In dem Maße, in dem wir uns auf ein Selbstbedienungsmodell für Reisen zubewegen, bei dem die Menschen das Reisemanagement selbst in die Hand nehmen wollen und nach praktischen Lösungen suchen, die die Buchung von Reisen und die Verwaltung des gesamten Prozesses vereinfachen, werden TMCs und Software entwickelt, um bei den Vorgängen zu unterstützen. Die sechs Schritte des Geschäftsreisemanagements sind:
1. Erstellung einer Geschäftsreiserichtlinie
Eine Firmenreiserichtlinie ist das Rückgrat von Geschäftsreisevorgängen; damit beginnt alles. Sie hilft dir dabei, festzulegen, wie Mitarbeitende reisen, wo sie übernachten können, welche Pauschalbeträge ihnen zustehen und vieles mehr. Außerdem hilft sie dir, die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten. Wenn du eine Plattform für das Reisemanagement nutzt, wirst du angeleitet, deine Reiserichtlinien zu automatisieren, um Kosten zu optimieren und Ziele zu erreichen.
2. Buchung von Flügen und Hotels
Beim Reisemanagement geht es im Wesentlichen um die Buchung von Flügen, Zugreisen, Autos und Hotels, also um alles, was für eine Geschäftsreise erforderlich ist. Mit einem Selbstbuchungstool findest du alles auf einer Plattform, um den Buchungsprozess reibungsloser und schneller zu gestalten. Da die Reiserichtlinien automatisiert sind, werden alle Buchungen, die über die Plattform vorgenommen werden, mit der Richtlinie konform sein.
3. Service and Assistance
Geschäftsreisen verlaufen nicht immer reibungslos, und aus diesem Grund ist eine der wichtigsten Phasen des Geschäftsreisemanagements ein 24/7 Kundendienst, falls etwas schief läuft. Service und Unterstützung von echten Menschen, wenn es hart auf hart kommt, ist genau das, was du für deinen Seelenfrieden brauchst.
4. Beratung
Bei der Beratung kann es um die Bereitstellung zusätzlicher Informationen gehen, die dazu beitragen, ein Geschäftsreiseprogramm zu verbessern, sei es ein Sorgfaltspflichtplan oder eine Risikobewertung für Reisen, oder sogar darum, wie die Plattform besser genutzt werden kann, um den größten Nutzen zu erzielen und die meisten Einsparungen zu erzielen.
5. Reiseunterstützung
Eine Plattform kann Reiseunterstützung in Form von Reisebenachrichtigungen bieten und sicherstellen, dass Mitarbeitende über Änderungen der Reiseroute, bevorstehende Reisen oder andere in letzter Minute erforderliche Vorbereitungen wie das Ausfüllen von COVID-19-Verzichtserklärungen und den Nachweis von Impfungen informiert sind.
6. Berichte und Analysen
Da die Erstellung von Berichten eine große Rolle darin spielt, genau zu verstehen, wie gut das Budget mit dem Reiseprogramm eingehalten wird, ist es wichtig, über ein Tool zu verfügen, das dich bei der Erstellung dieser Berichte unterstützt, damit du bessere Entscheidungen über erforderliche Änderungen in deinem Reiseprogramm treffen kannst.