Sicherheit bei Geschäftsreisen: Alles, was du schon immer über die Sorgfaltspflicht bei Geschäftsreisen wissen wolltest

Sorgfaltspflicht und Sicherheit auf Geschäftsreisen nach einer Pandemie

Geschäftsreisen sind nach 2,5 Jahren Pandemie nicht mehr das, was sie einmal waren. Vor der Pandemie war die Erfüllung der Sorgfaltspflicht und die Gewährleistung der Sicherheit auf Geschäftsreisen darauf ausgerichtet, die Gesundheit, das Wohlbefinden und die Sicherheit der Mitarbeitenden auf Reisen zu unterstützen. Heute müssen sich Reiseplaner mit neuen Problemen auseinandersetzen, z. B. mit der Stornierung von Reisen, mit Krankheiten, die Mitarbeitende an der Reise hindern, mit Einschränkungen aufgrund von COVID und so weiter.

Bei der Sorgfaltspflicht geht es nicht mehr darum, eine einzige übergreifende Lösung zu haben, die einen reibungslosen Ablauf von Geschäftsreisen ermöglicht. Es geht darum, deine Mitarbeitenden zu schützen und vorzubereiten, damit sie ihre Aufgaben außerhalb des Büros so gut und so sicher wie möglich erfüllen können. Es geht darum, eine Reihe von Entscheidungen zu treffen, die deine Reisenden dem geringstmöglichen Risiko aussetzen und so erfolgreiche und produktive Geschäftsreisen gewährleisten.

Seit dem Ausbruch der Pandemie hat sich das Geschäftsreisewesen stark weiterentwickelt, aber es bleibt noch einiges zu tun. Lese weiter, um zu erfahren, wie du deine Reisenden schützen kannst.

Was sind wesentliche Reisen?

Wesentliche Reisen während der Pandemie bedeuteten, dass die folgenden Gründe für Reisen zugelassen waren, auch wenn Beschränkungen galten: Arbeit und Studium, Unterstützung der Infrastruktur, wirtschaftliche Dienstleistungen und Lieferketten, Gesundheit, unmittelbare medizinische Versorgung, sowie Sicherheit und Schutz.

Alle anderen Reisen, die dem Tourismus oder der Freizeitgestaltung dienten, wurden als “nicht wesentlich” eingestuft. Auch wenn die meisten Länder wieder für alle Arten von Reisen offen sind, solltest du dich vor der Abreise vergewissern, dass deine Geschäftsreise genehmigt ist, da die Einschränkungen von Land zu Land unterschiedlich sind.

Reiserisikomanagement

Reiserisikomanagement geht es darum, sicherzustellen, dass du Maßnahmen ergreifst, um deine Reisenden zu schützen, indem du Gefahren, denen Geschäftsreisende auf ihren Reisen ausgesetzt sein könnten, vorhersiehst, ihnen vorbeugst und auf sie reagierst. Auch wenn diese Risiken durch die Pandemie gestiegen sind, geht es darum, sie durch eine effektive Planung, zuverlässige Unterstützung und eine regelmäßige Überprüfung deines Reiseprogramms auszugleichen.

Einige der potenziellen Reiserisiken sind:

• Wirtschaftliche Lage

Die Wirtschaft wirkt sich unmittelbar auf Geschäftsreisen aus, denn sie beeinflusst die Produkte und Dienstleistungen, die konsumiert werden, sowie das Budget, das Unternehmen für Reisen zur Verfügung steht, und wirkt sich auch auf die Notwendigkeit der Unternehmen aus, die Kosten zu kontrollieren.

• Klimawandel und Wetterextreme

Extreme Wetterereignisse werden mehr und mehr zur Regel. Überschwemmungen, stürmische Winde, Wirbelstürme, extreme Schneefälle und Erdbeben sind reale Hindernisse, mit denen Geschäftsreisende konfrontiert werden, und die Reiseteams müssen bereit sein, ihre Maßnahmen anzupassen, um Reisende zu unterstützen, die durch extreme Wetterbedingungen aufgehalten werden.

• Weltpolitik

Die Weltpolitik kann sich auf Geschäftsreisen auswirken, wenn es zu Unruhen, Krieg, Protesten und Wahlen kommt. Wenn du für den Schutz deiner Reisenden verantwortlich bist, musst du dir dieser potenziellen Risiken bewusst sein und einschätzen können, ob die Wahrscheinlichkeit besteht, dass sich dies auf die Reisen auswirkt.

• Persönliche Risiken

Auf Reisen besteht ein erhöhtes Risiko für Diebstähle, Raubüberfälle und andere unvorhersehbare Bedrohungen, insbesondere bei Reisen in weniger entwickelte Länder. Als Reiseverantwortlicher deines Unternehmens oder wenn du deine eigene Reise buchst, solltest du dich für Botschaftswarnungen anmelden und dich über mögliche Bedrohungen bei Reisen in potenziell riskante Länder informieren.

• Cyber-Bedrohungen

Cyber-Bedrohungen können in Form von Hackern auftreten, die versuchen, an private Informationen heranzukommen, um sich persönlich zu bereichern. Auf Reisen musst du viele sensible persönliche Daten angeben, die im Falle einer Kompromittierung potenziell schädlich sein können. Um deine Mitarbeitenden zu schützen, ist es wichtig, sie zu schulen, wie sie Cyber-Bedrohungen erkennen können, und sie über die digitale Welt aufzuklären, um die Auswirkungen zu minimieren.

• Gesundheitliche Risiken

Mit der Wiederaufnahme des Geschäftsreiseverkehrs nach dem Covid-Virus besteht erneut die Möglichkeit, sich auf Reisen mit anderen Viren und Krankheiten anzustecken. Sorge für die Sicherheit deiner Reisenden, indem du sie über die möglichen Gesundheitsrisiken aufklärst.

Und damit deine Reisenden auch auf Reisen sicher sind, haben wir einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden für ein nahtloses Geschäftsreisemanagement nach der Pandemie erstellt.

Schritte zur Gewährleistung der Sicherheit von Geschäftsreisen

Effektive Planung und Information

Eine effektive Planung setzt voraus, dass du in der Lage bist, aktuelle Informationen über das Reiseziel und die damit verbundenen Risiken bereitzustellen und im Falle von Covid-19 deinen Reisenden alle notwendigen Informationen über Impfungen, Einreisebestimmungen und mehr zu geben. Vielleicht möchtest du die Reisenden auch über mögliche Risiken informieren, wie z. B.:

• Soziale, politische, wirtschaftliche oder kulturelle Bedingungen, die zu beachten sind
• Sicherheit und Zuverlässigkeit der Verkehrsmittel (z. B.: Ist es sicher, den örtlichen Bus zu nehmen oder ist es besser, ein Taxi zu nehmen?)
• Ausmaß und Schwere der Kriminalität
• Mögliche Naturkatastrophen wie Wirbelstürme, Stürme, Erdbeben, Tsunami usw.

Weitere wichtige Risiken im Zusammenhang mit Covid-19, die es zu beachten gilt, sind:

• Benötigst du einen Impfstoff?

• Brauchst du einen negativen Test, um zu reisen?
• Gibt es irgendwelche Beschränkungen?
• Benötigst du spezielle Covid-19-Dokumente für die Einreise in das Land?
• Sind die Fälle gerade am Ansteigen?
• Gibt es eine neue Variante?
• Wie viele neue Fälle gibt es pro Tag im Zielland?

Ermutige deine Reisenden, ihre Reiseprofile und Notfallkontakte zu aktualisieren. Deine Mitarbeitenden müssen dir dabei helfen, damit du im Falle eines Falles weißt, an wen du dich wenden musst und wie du die Person erreichen kannst. Weitere Informationen findest du im Covid-19 Information Hub.

2. Buchung

Wenn du eine Reiseagentur mit der Buchung von Geschäftsreisen beauftragst, kannst du sicher sein, dass du deiner Sorgfaltspflicht nachkommst, indem du automatisch Anfragen zu riskanten Reisezielen ablehnst und bestimmte Parameter in deiner Reiserichtlinie festlegen. So wird sichergestellt, dass die Reiseanforderungen erfüllt sind und den Richtlinien entsprechen, bevor Tickets ausgestellt werden. Erfahre, wie du deine Reiserichtlinie automatisieren kannst.

Wenn du eine Geschäftsreise-Management-Plattform wie GetGoing verwendest, verfügst du über integrierte Funktionen wie GoSafe, welches künstliche Intelligenz verwendet, um direkte Routen zu präferieren. Direkte Routen, insbesondere im Falle einer Pandemie, verringern die Gefährdung und begrenzen das Potenzial für Reiseunterbrechungen. Außerdem hast du Zugriff auf ein System, um Reisende zu verfolgen, so dass du jederzeit sehen kannst, wo sich deine Reisenden aufhalten, was dir noch mehr hilft, deine Sorgfaltspflicht zu erfüllen. Erfahre mehr über die Sicherheit von Reisenden.

4. Reise zum Zielort

Sobald die Reisenden unterwegs sind, solltest du sicherstellen, dass sie dich auf dem Laufenden halten, ob sie ihr Ziel sicher erreicht haben und ob es Änderungen in der Reiseroute gegeben hat. Stelle sicher, dass die Reisenden vor der Abreise wissen, wie viel sie für Mahlzeiten und Reisekosten erstattet bekommen, und dass sie eine Kontaktnummer für Notfälle haben, falls sie diese benötigen. Für einen reibungslosen Ablauf der Reise ist es wichtig, dass die Reisenden mit den Personen in Kontakt bleiben, die im Unternehmen für Reisen zuständig sind, sei es die Personalabteilung oder der Office Manager.

5. Heimreise

Sobald deine Reisenden wieder zu Hause sind, ist es wichtig, ihre Covid-Risiken zu bewerten. Wenn sie möglicherweise mit Covid-19 in Berührung gekommen sind, solltest du sie auffordern, verantwortungsbewusst zu handeln und sich impfen lassen oder einen Covid-Test durchzuführen, bevor sie ins Büro zurückkehren, um ihre Kollegen zu schützen. Lerne von den Reiseerfahrungen der anderen. Gab es lange Wartezeiten an Flughäfen oder neue Sicherheitsverfahren? Wenn du die richtigen Fragen stellst, können sich alle in deinem Büro besser auf ihre Geschäftsreisen vorbereiten. 

6. Feedback und Überprüfung

In einem sich ständig verändernden Reiseumfeld ist es wichtig, dass du deine Reiserichtlinien ständig überprüfst und aktualisierst. Die Anforderungen und Empfehlungen von Covid-19 ändern sich schnell, und ein wichtiger Teil deiner Sorgfaltspflicht besteht darin, über die neuesten Informationen auf dem Laufenden zu bleiben, damit du deine Mitarbeitenden schützen und für ihre Sicherheit sorgen kannst.

Aus diesem Grund empfehlen wir, dein Risikomanagementprogramm für Reisen nach der Pandemie zu überprüfen, da sich die sicherste Art zu reisen nach einer Pandemie schnell ändern kann. Befrage deine Reisenden, insbesondere diejenigen, die häufig reisen, nach Vorschlägen und Feedback, um zu sehen, wie du vorgehen solltest und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Erfülle deine Sorgfaltspflicht und sorge für die Sicherheit auf Geschäftsreisen

Wenn du diese Schritte befolgst, gibt es natürlich keine Garantie dafür, dass du nicht auf einige Pannen stößt, wenn der Geschäftsreiseverkehr langsam wieder in Gang kommt, aber wenn du diese Tipps befolgst, kannst du dein Bestes tun, um die Sicherheit deiner Reisenden zu gewährleisten, deine Fürsorgepflicht zu erfüllen und den Wiedereinstieg in den Reiseverkehr zu erleichtern.