Immer mehr CFOs setzen Kostenkontrolle und die Optimierung von Reisespesen ganz oben auf ihre Prioritätenliste. Warum?
Weil die Wirtschaft ständig schwankt und es soziopolitische Umstände wie Krieg, Inflation, steigende Preise, politische Spannungen und mehr gibt – da müssen CFOs einfach sicherstellen, dass sie kluge Entscheidungen treffen, wenn’s darum geht, wie sie das Geld ihres Unternehmens ausgeben.
Mit der Frage, ob Geschäftsreisen von all diesen Faktoren beeinflusst werden, ist klar: Die Optimierung von Reisespesen war noch nie so eine wichtige finanzielle Strategie für Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden regelmäßig auf Geschäftsreisen schicken.
Mit dem neuen Fokus auf Transparenz und Return on Investment rücken CFOs die Kostenkontrolle jetzt ins Rampenlicht.
Warum Geschäftsreisespesen jetzt im Mittelpunkt stehen
Da die Preise für alles steigen – von Lebensmitteln über Benzin bis hin zu Flügen und Hotels – ist es nur logisch, dass Einsparungen immer wichtiger werden. Geschäftsreisen finden zwar seltener statt, dafür aber gezielter. Gleichzeitig sorgen dezentrale und Remote-Teams für neue Reisebedarfe – zum Beispiel für Teambuildings oder andere Arten von Trips.
Viele Unternehmen arbeiten immer noch ohne eine klare Reiserichtlinie. Das kann zu unnötigen Ausgaben, schlechter Übersicht und wenig Transparenz und Einhaltung führen, wenn es um reisespesen geht. Für CFOs, die auf echten Mehrwert achten, ist jeder unkontrollierte Euro eine verpasste Chance. Genau deshalb müssen CFOs die Optimierung von reisespesen zur Priorität machen.
Die Frage ist: Wie? Unten schauen wir uns das mal genauer an.
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Wichtige Strategien, um Reisespesen zu optimieren
Wenn es um die Optimierung von Reisespesen geht, gibt es ein paar klare und effektive Strategien, die man umsetzen kann – zum Beispiel: Reiserichtlinien vereinheitlichen, Genehmigungen und Ausgaben automatisieren, Ausgabedaten regelmäßig analysieren und frühzeitige Buchungen fördern.
Vereinheitlichung von Reiserichtlinien
Das heißt: Es gibt eine klare Regelung, an die sich alle im Team halten müssen – das sorgt für Fairness und Kontrolle. Außerdem hilft es dabei, den Überblick zu behalten, wohin das Reisebudget fließt, und macht unnötige Ausgaben weniger wahrscheinlich.
Du schaffst damit auch Transparenz zwischen den Abteilungen, sodass alle wissen, was bei Geschäftsreisen erlaubt ist – und was nicht – laut der Reiserichtlinie deines Unternehmens.
Noch keine Reiserichtlinie? Dann lad dir einfach unseren praktischen Guide runter.
Genehmigungen und Ausgaben automatisieren mit einer Travel-&-Expense-Plattform
Mit einer Plattform fürs Reise- und Spesenmanagement kannst du den Genehmigungsprozess und die Verwaltung der Ausgaben automatisieren – das reduziert manuelle Fehler und spart Zeit. Belege lassen sich einfach einscannen und direkt hochladen, damit nichts verloren geht und alle Reisespesen erfasst sind. Du kannst auch automatische Genehmigungen einrichten, die zu deiner Reiserichtlinie passen – so verpasst du keine guten Angebote mehr, nur weil die Freigabe zu lange dauert.
Ausgabedaten regelmäßig analysieren
Mit einer Travel-&-Expense-Plattform kannst du deine Ausgaben regelmäßig analysieren und genau sehen, wohin das Geld fließt – und welche Abteilungen oder Personen besonders viel ausgeben. So kannst du das Budget gezielt anpassen. Wenn zum Beispiel eine Abteilung zu viel ausgibt, kannst du die Anzahl der Reisen erstmal auf wirklich geschäftskritische Trips reduzieren, bis das Budget wieder passt. Das ist eine super Möglichkeit, mehr Transparenz zu schaffen und die Kosten im Griff zu behalten.
Frühzeitige Buchungen fördern
Du kannst frühzeitiges Buchen fördern, indem du entsprechende Richtlinien in deine Reiserichtlinie aufnimmst – so hilfst du deinen Reisenden, klügere Entscheidungen zu treffen, wann und wie sie buchen, um die besten Preise zu bekommen.
Zum Beispiel: Reisen müssen mindestens 1 Monat im Voraus gebucht werden – oder sie brauchen eine zusätzliche Genehmigungsstufe. Frühzeitige Planung entlastet übrigens auch das Team, das während der Geschäftsreise einspringen muss.
Wie Technologie CFOs helfen kann, Die Optimierung von Reisespesen zur Priorität zu machen
Finanzteams können mit Travel-&-Expense-Plattformen wie GetGoing die Kontrolle über Reisespesen zurückgewinnen.
Mit all diesen Features wird die Reisespesen Optimierung 2025 zum Kinderspiel!
Reisespesen Optimierung – kurz zusammengefasst
Reisespesen Optimierung geht nicht nur das Finanzteam was an – sie sollte dieses Jahr eine echte strategische Priorität sein. Während CFOs im ganzen Unternehmen für mehr Effizienz sorgen, ist Geschäftsreisen nur ein Bereich, in dem mehr Transparenz zu besseren Entscheidungen führen kann. 2025 und darüber hinaus sollte die Optimierung von Reisespesen ganz oben auf der CFO-Agenda stehen – als strategisches Mittel für Wachstum.