Mühelose automatisierte Rechnungsverarbeitung für KMU

Die Rechnungsbearbeitung erscheint vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) oft alles andere als mühelos. Manuelle Dateneingabe, verlorene Rechnungen, langsame Genehmigungen und nicht vernetzte Tools verursachen unnötige Reibungen zwischen alltäglichen Aufgaben und der Abrechnung von Spesenabrechnungen. Da einige Unternehmen regelmäßig Reisende auf den Weg schicken, ist es schwierig, zwischen beruflichen und Reisekosten zu unterscheiden. Dies führt zu unkontrollierten Budgets und unerwarteten Überraschungen.

Hier kommt die automatisierte Rechnungsverarbeitung ins Spiel. Mithilfe von Technologien wie künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen können KMUs Rechnungen digitalisieren, Genehmigungen automatisieren und vor allem manuelle Arbeit minimieren. Teams können Papierberge vermeiden und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Möchtest du Tipps zum mühelosen Rechnungsmanagement lernen? Dann lies weiter.

Was ist automatisierte Rechnungsbearbeitung?

Automatisierte Rechnungsbearbeitung bedeutet, digitale Rechnungen erfassen zu können, Daten automatisch zu extrahieren, intelligente Genehmigungsabläufe zu erstellen und Speicherung sowie Reporting zu zentralisieren. Dieser Prozess wird durch KI ermöglicht, die Rechnungen und Quittungen lesen kann. So werden Daten strukturiert und durchsuchbar und nicht in verstreuten PDFs abgelegt.

Was ist traditionelle Rechnungsverarbeitung?

Traditionelle Rechnungsbearbeitung umfasst das Empfangen, Überprüfen, Genehmigen, Speichern und Bezahlen von Rechnungen.

Wie man Invoice Processing Automation implementiert

Es gibt kein universelles Rezept für die Rechnungsverarbeitung, aber der unten angegebene Schritt-für-Schritt-Plan bietet KMUs eine praktische, nicht-technische Orientierung.

1. Zentralisiere Rechnungs- und Ausgabendaten

Als Erstes solltest du einen Ort haben, an dem du Rechnungen, Quittungen und Ausgabenverfolgung sammeln kannst. Je mehr du mehrere Tools, verstreute Postfächer und überall verteilte Tabellen vermeidest, desto mehr kannst du Rechnungs- und Ausgabendaten straffen und zentralisieren. Mit einem Tool wie GetGoing können KMUs Rechnungs- und Ausgabendaten gemeinsam verwalten.

2. KI verwenden, um Rechnungsdaten zu erfassen und zu extrahieren

Künstliche Intelligenz ist ein großartiges Werkzeug, um die automatisierte Rechnungsbearbeitung zu erreichen. Mit KI können Quittungen und Rechnungen gescannt werden, was es ermöglicht, Beträge, Daten, Mehrwertsteuer und Lieferanten zu extrahieren. Dies führt zu weniger manueller Eingabe und weniger Fehlern.

3. Genehmigungsflows einrichten

In deinem Ausgabenmanagementprozess ist es wichtig zu definieren, wer was genehmigt. Das bedeutet, dass Ausgaben automatisch an den Genehmigenden basierend auf Betrag, Team oder Projekt weitergeleitet werden. Dies reduziert Verzögerungen und Hin und Her per E-Mail. Einfach Spesenabrechnungen einreichen und dem richtigen Ansprechpartner zur Genehmigung überlassen.

4. Verknüpfe Ausgaben mit der realen Geschäftstätigkeit

Zusehen, wohin das Budget fließt und den Überblick zu behalten, ist wichtig. Erstelle Ausgabenkategorien, damit du Rechnungen und Ausgaben basierend darauf verknüpfen kannst, ob es sich um eine Geschäftsreise oder ein Projekt handelt. Weise die Ausgaben der richtigen Abteilung zu, um die Sichtbarkeit und Kontrolle zu verbessern.

5. Daten nutzen, um zu überwachen und zu verbessern

Daten sind dein Schlüssel zu einer besseren operativen Effizienz. Ausgabenmuster zu verfolgen und Engpässe zu erkennen, hilft, bessere finanzielle Entscheidungen zu unterstützen.

Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

• Zeitersparnis – Weniger manuelle Arbeit und schnellere Verarbeitung.
• Weniger Fehler – KI zusammen mit maschinellem Lernen hilft, manuelle Fehler bei der Beleg-Upload und -abstimmung zu reduzieren.
• Schnellere Genehmigungen und Zahlungen – Automatisierte Workflows halten den Fluss am Laufen.
• Mehr Sichtbarkeit und bessere Kontrolle – Echtzeitdaten für Rechnungen und Ausgaben erhalten, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
• Skalierbarkeit – Prozesse erweitern und das Geschäft skalieren, ohne die Verwaltungsbelastung zu erhöhen

Beste automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware für KMUs

Bei der besten Software zur Rechnungsbearbeitung sollten KMUs nach Funktionen und Merkmalen suchen wie:

• KI-gesteuerte Erfassung von Rechnungen und Belegen
• Genehmigungsworkflows
• Zentralisiertes Rechnungs- + Ausgabenmanagement
• Sichtbarkeit von Ausgabendaten
• Einfache Einführung für Nicht-Finanz-Teams, also benutzerfreundlich und ohne großen Aufwand.

Dies ist der Grund, warum die beste automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware für KMUs eine wie GetGoing ist, die die Rechnungsbearbeitung mühelos macht, indem sie Rechnungen, Ausgaben und Ausgabendaten auf einer intelligenten Plattform zusammenführt. 

Du kannst die KI-Erkennung von Belegen und Rechnungen erledigen, automatisierte Genehmigungsabläufe nutzen und Rechnungs- und Ausgabenmanagement an einem Ort haben, der sowohl für Geschäftsreisen als auch für tägliche Büroausgaben funktioniert. GetGoing ist für KMUs konzipiert und nicht für komplexe Finanzteams von Unternehmen.