Es ist Zeit, eine Geschäftsreiserichtliniezu entwerfen, aber du weißt nicht, wo du anfangen sollst? Keine Sorge, wir haben alles für dich! Der erste Schritt zur richtigen Geschäftsreiserichtlinie ist, die Budgetanforderungen deiner Organisation zu kennen. Denn ohne zu wissen, wie viel du ausgeben kannst und willst, ist es schwer, eine gute Policy aufzustellen.
Wir schauen uns zehn Best Practices für Geschäftsreiserichtliniean, damit du weißt, was das ist, warum du es brauchst und wie du sicherstellst, die richtige Policy zu erstellen, um das Travel Management deines Unternehmens optimal zu verbessern.
Was ist eine Geschäftsreiserichtlinie?
Eine geschäftsreiserichtlinie ist ein Dokument, das Unternehmen dabei hilft, die Regeln und Vorschriften rund um Geschäftsreisen festzulegen, wenn Mitarbeiter dienstlich unterwegs sind. So können sie ihre Reisekosten im Griff behalten, sicherstellen, dass die Mitarbeiter sich an die Vorgaben halten, und ihre Fürsorgepflicht erfüllen. Außerdem werden darin die Abläufe für die Buchung, Genehmigung und Abrechnung von Reisekosten festgelegt.
Jetzt, wo das geklärt ist, schauen wir uns die zehn Best Practices für Reisepolicies an.
Du hast noch keine Geschäftsreiserichtlinie ? Hol dir unseren hilfreichen Leitfaden, der dir beim Aufsetzen hilft.
1. Stell sicher, dass du ein klares Budget im Kopf hast, wenn du deine Policy aufsetzt
Ein klares Budget zu haben, ist entscheidend, wenn du deine Geschäftsreiserichtlinie erstellst. Je mehr Budget du für Reisen einplanst, desto lockerer kannst du die Regeln gestalten und mehr Flexibilität für die Mitarbeiter zulassen. Bei kleineren Budgets braucht es striktere Kontrollen. Das ist auf jeden Fall der erste Punkt, an dem du beim Erstellen deiner Geschäftsreiserichtlinie anfangen solltest.
2.Automatisierung ist der Schlüssel
Automatisierung ist der Schlüssel, denn nichts spart so viel Zeit wie Automatisierung – und Zeit ist Geld. Automatisierung bezieht sich auf alle Schritte im Reisemanagement, von der Buchung über Analysen bis hin zu Genehmigungsprozessen und Workflows.
Je mehr du den Reisemanagementprozess für dich arbeiten lassen kannst, desto besser kannst du die Zufriedenheit der Mitarbeiter sicherstellen, dein Budget im Griff haben und die Einhaltung der Regeln gewährleisten.
3. Richte automatische Genehmigungen ein
Automatisierte Genehmigungen und Workflows sind ein weiterer wichtiger Aspekt für effektives Reisemanagement und funktionierende Reisepolicies. Sobald du festgelegt hast, was innerhalb deiner Geschäftsreiserichtlinie erlaubt ist und was nicht, kannst du automatische Genehmigungen einrichten. So geht die Reisebuchung direkt an den Genehmiger, und wenn alles den Vorgaben entspricht, kann er das ganz einfach absegnen. Das erspart ihm den Aufwand, die Policy jedes Mal nachzuschlagen, um zu prüfen, ob die Buchung im Rahmen ist oder nicht.
4. Finde die richtige Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle
Eine Geschäftsreiserichtlinie soll dir helfen, das Reisebudget im Griff zu haben, aber es ist auch wichtig, zu überlegen, wie viel Kontrolle du wirklich ausüben möchtest. Manche Reisepolicies müssen strenger sein, vor allem bei Unternehmen mit einem sehr knappen Budget. Andere Policies können bestimmten Genehmigern die Möglichkeit geben, die Regeln unter bestimmten Voraussetzungen zu umgehen.
Flexibilität kann auch helfen, die Reisenden zufriedenzustellen. Das bedeutet zum Beispiel, dass du vielleicht teurere Hotels erlaubst, die etwas mehr kosten, aber den Mitarbeitern mehr Komfort, eine bessere Lage oder luxuriösere Annehmlichkeiten bieten. Es ist wichtig, die Kosten im Auge zu behalten, aber gleichzeitig die Stimmung im Unternehmen hochzuhalten, indem du für eine gute Reiseerfahrung sorgst.
5. Berücksichtige Remote-Arbeitsrichtlinien
Heutzutage, wo viele von zu Hause aus arbeiten oder Unternehmen “Work-from-anywhere”-Richtlinien haben, kann es sein, dass Mitarbeiter Anfragen stellen, die vor ein paar Jahren undenkbar gewesen wären. Zum Beispiel könnten Mitarbeiter darum bitten, ihren Aufenthalt nach Geschäftsterminen zu verlängern, um noch ein paar Tage auf Firmenkosten vom Hotel aus zu arbeiten.
Je nach Budget und dem Maß an Kontrolle, das du über die Reisekosten haben möchtest, kannst du in deiner Geschäftsreiserichtlinie Remote-Arbeitsrichtlinien einbauen. Das könnte bedeuten, dass Mitarbeiter, die dienstlich unterwegs sind, ein paar Tage oder sogar Wochen verlängern dürfen, wenn sie von einem anderen Büro aus arbeiten, und die Firma die Hotelkosten für eine bestimmte Anzahl von Tagen übernimmt. Es ist wichtig, klare Grenzen zu setzen, damit die Mitarbeiter wissen, was erlaubt ist und was nicht.
6. Lege klare Erstattungsrichtlinien fest
Klare Erstattungsrichtlinien sind auch wichtig in deiner Geschäftsreiserichtlinie . Sollen die Mitarbeiter mit virtuellen Firmenkarten buchen? Oder sollen sie erstmal selbst zahlen und dann das Geld zurückbekommen? Wie sieht der Zeitrahmen für die Erstattung von Ausgaben aus? Wie reichen die Mitarbeiter ihren Spesenbericht ein?
All das sollte in deiner Geschäftsreiserichtlinie geregelt sein. Die beste Lösung ist auf jeden Fall, ein Travel- und Expense-Management-Tool wie GetGoing zu nutzen, mit dem du die Geschäftsreiserichtlinie festlegen und die Ausgaben an einem Ort verwalten kannst, um den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten.
7. Berechtigungen nach Rollen festlegen
Eine weitere gute Praxis ist es, Berechtigungen nach der Rolle eines Mitarbeiters festzulegen. Ein Manager darf vielleicht Business-Class-Flugtickets buchen oder in einem Vier-Sterne-Hotel übernachten, während ein Vertriebsmitarbeiter diese Berechtigungen nicht hat. Führungskräfte, Manager und alle, die wahrscheinlich öfter geschäftlich reisen, sollten mehr Freiheiten und Berechtigungen haben, um sie zufrieden zu halten und Burnout zu vermeiden.
8. Ausgaben, Einblicke und Analysen verfolgen
Das Verfolgen von Ausgaben und das Sammeln von Einblicken und Analysen sind ebenfalls eine gute Praxis für deine Geschäftsreiserichtlinie . Wenn du weißt, wohin dein Reisebudget fließt, kannst du dein Budget besser anpassen.
Zum Beispiel, wenn die Finanzabteilung häufig unterwegs ist, wäre es sinnvoll, mehr Budget einzuplanen, um Überlastung zu vermeiden. Es hilft auch, einen Überblick darüber zu bekommen, wohin das Budget geht. Geht der Großteil des Budgets für Flüge, Züge, Hotels oder Mietwagen drauf? Das Wissen darüber hilft dir, dein Budget besser auszunutzen und entsprechend zu optimieren.
9. Regelmäßig überprüfen und anpassen
Indem du Ausgaben verfolgst und regelmäßig Einblicke und Analysen überprüfst, kannst du deine Geschäftsreiserichtlinie immer wieder durchgehen und optimieren. So stellst du sicher, dass du das Beste aus deinem Budget und deinem Reiseprogramm herausholst. Regelmäßige Anpassungen helfen dir auch, dein Reisebudget an das Jahresbudget anzupassen oder, falls du in der zweiten Jahreshälfte mehr Budget freigeschaltet bekommst, die Policy entsprechend zu aktualisieren.
10. Wähl eine Reise- und Spesenmanagement-Lösung
Eine der besten Methoden, um deine Geschäftsreiserichtlinie zu managen, ist es, eine Reise- und Spesenlösung zu haben, die im Hintergrund arbeitet. Das heißt, du richtest deine Geschäftsreiserichtlinie und den Genehmigungsworkflow einmal ein, und das Tool erledigt den Rest für dich. Keine manuellen Prozesse mehr, wie das manuelle Genehmigung von Reisen oder das Durchsehen eines riesigen Dokuments mit vielen Regeln und Vorschriften. Eine Plattform kann alles für dich übernehmen.
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