Im Geschäftsreisebereich sind Last-Minute-Buchungen Reisen, die kurz vor dem Abreisedatum und außerhalb der empfohlenen oder vorgeschriebenen Frist vor der Abreise gebucht werden. In der Regel verstoßen diese gegen die Standard-Buchungsrichtlinien und erfordern je nach Reiserichtlinie aufgrund der meist höheren Kosten möglicherweise eine zusätzliche Genehmigung.
Dieser Artikel zeigt praktische Möglichkeiten auf, wie Sie Last-Minute-Buchungen auf einfache Weise reduzieren können, ohne den Mitarbeitern das Reisen zu erschweren. Wir betrachten Maßnahmen, die Ihr Unternehmen ergreifen kann, damit diese Art von Buchungen nicht zu einer finanziellen Belastung werden und Sie die Kontrolle behalten. Natürlich lassen sich Last-Minute-Buchungen manchmal nicht vermeiden. Daher befassen wir uns auch mit Richtlinien, Prozessoptimierungen und Plattformfunktionen, die helfen können, späte Buchungen zu verhindern, ohne das Reiseerlebnis zu beeinträchtigen.
Was gilt im Geschäftsreisebereich als „Last-Minute“-Buchung?
„Last-Minute“-Buchungen sind Reisen, die weniger als 14 Tage im Voraus gebucht werden und aufgrund von Richtlinienbeschränkungen in der Regel eine zusätzliche Genehmigung erfordern. Richtlinien sehen jedoch oft unterschiedliche Buchungsfristen vor, je nachdem, ob es sich um eine kontinentale oder eine interkontinentale Buchung handelt. Interkontinentale Buchungen erfordern aufgrund der Preise in der Regel eine längere Buchungsfrist, da internationale Last-Minute-Flüge kostspielig sein können. Als Richtwert werden für interkontinentale Reisen etwa 21 Tage empfohlen.
Warum ist das wichtig? Die Festlegung dieses idealen Buchungsfensters kann dazu beitragen, Last-Minute-Buchungen zu reduzieren, die Einhaltung von Richtlinien zu verbessern und für mehr Konsistenz zu sorgen, während Sie gleichzeitig Ihr Budget schonen.
Warum es zu Last‑Minute‑Buchungen kommt (und was dich das kostet)
Last-Minute-Buchungen können vorkommen, sind aber nicht ideal, da sie Sie Zeit und Geld kosten und zudem Stress für Reisende und Genehmiger verursachen.
Die häufigsten Ursachen für Last-Minute-Buchungen
Termine können kurzfristig anfallen und Prioritäten können sich ebenfalls kurzfristig verschieben. Deshalb ist es ratsam, einen allgemeinen Überblick über Termine und den Plan für das gesamte Jahr zu haben, damit es weniger Überraschungen gibt.
Unklare Buchungsfristen können zu Last-Minute-Genehmigungen und -Reservierungen führen, wenn in der Reiserichtlinie kein festgelegter Zeitrahmen für Buchungen vorgesehen ist.
Die Leute sind beschäftigt, und was die Arbeitsabläufe angeht, erfolgen Genehmigungen zwar schnell, können aber leicht unter den angehäuften E-Mails begraben und ignoriert werden, was zu Verzögerungen führt.
Wenn es keine klare Reiserichtlinie gibt, buchen Reisende oft auf eigene Faust – zum Beispiel über beliebige Online‑Buchungstools oder OTAs. Deshalb ist es wichtig, in der Reiserichtlinie klar festzulegen, welches Buchungstool genutzt werden soll.
Die 8 Schlüssel zur Reduzierung von Last-Minute-Buchungen
Last-Minute-Buchungen können mühsam sein, lassen sich aber auch vermeiden. Im Folgenden stellen wir Tipps zur Reduzierung von Last-Minute-Buchungen vor.
1. Lege eine Regel für die Vorausbuchung fest, die klar, fair und durchsetzbar ist
Formuliere eine einfache Regel, die sich Reisende merken können. Zum Beispiel: „Buche Inlandsreisen ≥14 Tage im Voraus; interkontinentale Reisen ≥21 Tage im Voraus“ oder „Buchungen unter 14 Tagen erfordern eine Genehmigung vor Reiseantritt“ (Beispiel für einen Richtlinienansatz). Klarheit ist entscheidend, um den Prozess durchsetzbar zu machen. Achte darauf, Spielraum für unerwartete Umstände zu lassen.
2. Lege fest, was passiert, wenn jemand zu spät bucht
Späte Buchungen sollten die Ausnahme sein, nicht die Regel. Deshalb ist es eine gute Idee, späte Buchungen nur in dringenden Ausnahmefällen zuzulassen und als regelwidrig zu erfassen. Füge eine erforderliche Begründung und einen Genehmigungsverantwortlichen hinzu, um den Prozess konsistent zu halten. Je mehr du die Anzahl der Ausnahmen reduzieren kannst, desto besser kannst du die Kosten für Geschäftsreisen kontrollieren.
3. Behebe den Engpass bei den Genehmigungen
Das Letzte, was du willst, ist, dass Genehmigungen zu Verzögerungen führen. Deshalb ist die Einführung eines zweigleisigen Genehmigungsmodells eine gute Idee. Zum Beispiel:
Lass nicht zu, dass „Genehmigungsfenster“ Nacharbeiten verursachen. Manche Plattformen haben ein Genehmigungsfenster, in dem sich Preise/Verfügbarkeit je nach Vorlaufzeit ändern können. Reisende zu zwingen, Buchungen neu zu starten, kann zu Verzögerungen bei Genehmigungen und Vorausbuchungen führen.
4. Mach die Buchung über das Programm zur einfachsten Option
Verlange von Reisenden, über autorisierte Buchungskanäle zu buchen. So behältst du die Kontrolle, stellst sicher, dass ausgehandelte Tarife genutzt werden, und gewährleistest Transparenz und Compliance, wenn alle über eine einzige Reisemanagement-Plattform wie GetGoing verwaltet werden. Wenn Buchungen an einem Ort zusammengefasst sind, kannst du Reisende unterstützen und die Ausgaben kontrollieren.
5. Automatisiere die Durchsetzung der Richtlinien, damit korrektes Verhalten zur Selbstverständlichkeit wird
Automatisierung ist entscheidend, um Zeit zu sparen und regelkonformes Verhalten zu fördern. Die Automatisierung von Richtlinien hilft dabei, sicherzustellen, dass Reisen den T&E-Regeln entsprechen. Sie dienen als Leitplanken, nicht als bürokratische Hürden.
6. Zentralisiere Reisen und Spesen
Ein ganzheitlicher Ansatz für Reisebuchungen, Richtlinienautomatisierung, Spesenabrechnung und Einblicke ist der Weg in die Zukunft, um Papierkram zu minimieren, Engpässe zu beseitigen und das Buchen zu vereinfachen. Je einfacher und optimierter die Prozesse sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Mitarbeiter bis zur letzten Minute mit der Buchung warten.
7. Verfolge die richtigen Kennzahlen
Stelle sicher, dass du die richtigen Kennzahlen verfolgst, damit du die Geschichte verstehen kannst, die deine Daten erzählen. Mit einer All-in-One-Plattform wie GetGoing kannst du die Reiseeinblicke nutzen, um Kennzahlen wie diese zu verstehen:
- % der Reisen, die mit Genehmigung vor Reiseantritt gebucht wurden
- % der genehmigten Anträge vor Reiseantritt
- % der gemäß Richtlinie gebuchten Reisen
- % der zur Genehmigung eingereichten Reisen
- % der genehmigten Reisen
- % der stornierten Reisen
Nutze Berichte und Erkenntnisse, um Daten in klügere Entscheidungen umzuwandeln und so Ausgaben und Transparenz zu verbessern.
8. Unterstütze das Ganze mit menschlicher Hilfe
Wenn du mit einer Plattform arbeitest, die von echtem menschlichem Support unterstützt wird, hast du bei Planänderungen ein Sicherheitsnetz, das Panikbuchungen reduziert.
Schnelle Erfolge zur Reduzierung von Last-Minute-Buchungen
- Füge eine Regel für die Vorausbuchung hinzu bzw. bestätige sie (Beispiel: 14/21 Tage)
- Füge einen Auslöser für die Genehmigung von Last-Minute-Buchungen hinzu (unter 14 Tage)
- Verkürze Genehmigungsfristen, um Preisverluste zu vermeiden
- Aktiviere die Automatisierung der Richtlinien und das Reporting
- Starte eine einfache interne Kommunikation an die Reisenden: „Früh buchen = mehr Auswahl + geringere Kosten“
- Definiere die Dringlichkeit, damit klar ist, welche Ausnahmen gemacht werden können (verschobener Kundentermin, betriebliche Notwendigkeit, Störungen usw.)
Die Reduzierung von Last-Minute-Buchungen sorgt für Kostenkontrolle und ein insgesamt besseres Reiseerlebnis. Überprüfe deine Richtlinien, automatisiere deren Durchsetzung und verfolge die Einsparungen mithilfe von Berichten und Analysen.
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Häufige Fragen
Wie weit im Voraus sollten Mitarbeiter Geschäftsreisen buchen?
Idealerweise 14 Tage im Voraus bei Reisen innerhalb eines Kontinents und 21 Tage im Voraus bei interkontinentalen Reisen.
Müssen kurzfristige Buchungen genehmigt werden?
Auf jeden Fall. Bei Reisen, die weniger als 14 Tage im Voraus gebucht werden, solltest du sicherstellen, dass ein Genehmigungsmechanismus eingerichtet ist, damit du eine bessere Kontrolle hast und die Reiserichtlinie besser durchsetzen kannst.
Wie reduzierst du Last-Minute-Buchungen, ohne die Reisenden zu verärgern?
Indem du sicherstellst, dass du über eine robuste Reisemanagement-Plattform verfügst, die deine Reiserichtlinie automatisiert und bei Bedarf echten menschlichen Support bietet.
Welche Kennzahlen zeigen, ob eine Reiserichtlinie funktioniert?
Es ist wichtig, Kennzahlen wie den Prozentsatz der richtlinienkonformen Reisen zu berücksichtigen, um zu wissen, ob deine Reiserichtlinie funktioniert.