Eine Geschäftsreise-Strategie besteht nicht nur aus einer soliden Reisepolitik, sondern auch daraus, wie Reisen die Unternehmensziele unterstützen können. Schließlich ist eine Richtlinie nur ein Satz von Regeln, die Strategie jedoch darum, diese Regeln für Sie und Ihr Unternehmen arbeiten zu lassen. Angesichts steigender Reisekosten, gestiegener Erwartungen der Reisenden, Compliance-Lücken, Sicherheitsanforderungen und der Notwendigkeit, bestimmte Nachhaltigkeitsziele zu erfüllen, war es noch nie so wichtig wie jetzt, eine Strategie zu entwickeln.
Wir werden uns ansehen, was eine Geschäftsreise-Strategie ist, die Säulen einer Geschäftsreise-Strategie und Ihnen die Bausteine geben, damit Sie bereit und in der Lage sind, Reisen für Ihr Unternehmen arbeiten zu lassen, um diese Ziele zu erreichen.
Was ist eine Geschäftsreise-Strategie?
Eine Geschäftsreise-Strategie ist der systematische Ansatz zur Planung, Buchung, Kontrolle und Optimierung von Geschäftsreisen. Ziel ist es, Kostenkontrolle, Compliance, Reisenderfahrung und Fürsorgepflicht auszubalancieren. Es geht um mehr als nur Logistik; es umfasst Richtlinien, Werkzeuge, Lieferantenansätze und Messungen.
Die Säulen einer Geschäftsreise-Strategie
Eine gute Geschäftsreise-Strategie besteht aus Leitprinzipien, die Ihnen Orientierung geben können.
Kosten
An erster Stelle stehen die Kosten, die eine der Hauptsäulen einer Geschäftsreise-Strategie darstellen. Sicherstellen, dass Sie Möglichkeiten finden, Budgetkontrolle zu implementieren, von ausgehandelten Tarifen zu profitieren und Budgetverluste zu vermeiden, ist grundlegend für das Kostenmanagement.
Compliance
Compliance bedeutet, Wege zu finden, um die Annahme von Richtlinien, Buchungen innerhalb des Tools und Genehmigungen zu verbessern, sodass Sie im Budget bleiben.
Komfort
Komfort bezieht sich auf die Erfahrung der Reisenden. Eine reibungslose Buchung und Unterstützung helfen dabei, die Reiseerfahrung nahtlos zu gestalten und mögliche Budgetprobleme langfristig zu vermeiden.
Fürsorgepflicht
Es ist wichtig, dass Reisende sicher sind und dass Sie Ihrer Fürsorgepflicht nachkommen. Dazu gehört, die Sicherheit der Reisenden durch Tracking-Mechanismen zu gewährleisten, die es den Reisenden ermöglichen, sicherzustellen, dass sie sicher angekommen sind und dass im Notfall Unterstützung angeboten wird.
Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeit ist ein wichtiger Bestandteil einer Geschäftsreise-Strategie, da immer mehr Unternehmen Reiseentscheidungen treffen, die die Umwelt begünstigen (denken Sie an Zug vs. Flugzeug). Da sich Nachhaltigkeitsberichte in der Gesetzgebung in ganz Europa durchsetzen, ist es entscheidend, dass Unternehmen Strategien zur Nachhaltigkeit entwickeln.
Umsetzbare Erkenntnisse zur Geschäftsreise-Strategie
Nachdem wir uns die Säulen einer Geschäftsreise-Strategie angesehen haben, lassen Sie uns dies in umsetzbare Komponenten zerlegen:
Ziele & Reisezweck
Stellen Sie sicher, dass Sie definieren, wofür die Reisen sind, d. h. was das Endziel ist. Häufige Reiseziele könnten Umsatzwachstum, Kundenerfolg, interne Zusammenarbeit oder Veranstaltungen sein. Bestimmen Sie, wann es sich lohnt zu reisen vs. wann virtuelle Optionen besser sind.
Governance & Stakeholder
Definieren Sie, wer wofür verantwortlich ist. Zum Beispiel, wer in den Bereichen Reisen/Operationen, Finanzen, HR/Personen, Sicherheit/Risiken verantwortlich ist und Fragen von häufig reisenden Mitarbeitern beantwortet. In einem kleinen Unternehmen könnten diese Bereiche etwas verschwommen sein, und es gibt möglicherweise niemanden, der speziell für Reisen zuständig ist. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wer was beantwortet und Entscheidungen über Regeln und Ausnahmen zu treffen, unabhängig von der Größe des Unternehmens.
Richtliniendesign
Dann kommt möglicherweise der wichtigste Aspekt eines Reiseprogramms: die Reise- und Spesenrichtlinie. Hier definieren Sie Buchungsregeln, bevorzugte Anbieter, Spesenrichtlinien und Genehmigungsverfahren. Eine robuste Reisepolitik sollte im Zentrum jeder Geschäftsreise-Strategie stehen.
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Programm & Tools
Zentrale Buchungsadoption ist essenziell. Das bedeutet, eine Reise- und Kostenplattform wie GetGoing mit einem integrierten Ausgabenfluss zu haben, in dem Sie Einblicke in Ausgabenmuster erhalten. Sie möchten auch ein Tool haben, das integriertes Reporting bietet, um besser zu verstehen und fundierte Entscheidungen rund um Reisen und Kosten zu treffen.
KPIs der Geschäftsreise-Strategie
Es ist entscheidend, messen zu können, was für Sie funktioniert und was nicht. Deshalb ist es wichtig, einige Key Performance Metrics (KPIs) zu haben. Hier sind einige Reisemanagement-KPIs, die Ihnen helfen werden zu verstehen und besser zu messen, ob Ihre Strategie für Ihr Unternehmen funktioniert.
5 Schritte zur Erstellung einer Geschäftsreise-Strategie
1. Bestimmen Sie den Ausgangspunkt für aktuelle Reisen und kennen Sie Ihre Schmerzpunkte
Schmerzpunkte könnten Ausgaben, Verluste, Rückmeldungen der Reisenden sein. Diese Informationen helfen Ihnen, Ihre Strategie besser zu gestalten.
2. Definieren Sie Ziele und Säulen
Sehen Sie sich die oben genannten Säulen an, um bei der Festlegung Ihrer Ziele zu helfen.
3. Zusammenführung von Stakeholdern und Entscheidungsfindung
Stellen Sie sicher, dass alle Gruppen, die von Geschäftsreisen betroffen sind, die gleichen Ziele und Prioritäten teilen und gleichzeitig definieren, wie Geschäftsreisen verwaltet, kontrolliert und durchgesetzt werden.
4. Halten Sie Ihre Reisepolitik lebendig und aktiv
Stellen Sie sicher, dass Ihre Politik für Sie arbeitet und aktualisiert wird, um die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu jedem Zeitpunkt widerzuspiegeln.
5. Verfolgen Sie KPIs
Verfolgen Sie KPIs und aktualisieren Sie die Strategie vierteljährlich, um die Compliance sicherzustellen und im Budget zu bleiben.
Mit einer Strategie können Sie sicherstellen, dass alle Abteilungen im Unternehmen aufeinander abgestimmt sind und dass Sie das System zur Verfügung haben, um sicherzustellen, dass die Adoption und Messung der Leistung des Programms gewährleistet ist.