Kilometerpauschale und Tagessätze – klingt trocken, oder? Aber ganz ehrlich: Jeder, der schon mal dienstlich unterwegs war, weiß, wie wichtig diese kleinen Helferlein sind. Sie machen die Reisekostenabrechnung übersichtlich, fair und stressfrei. Und mal ehrlich, wer hat schon Lust, sich nach einer langen Geschäftsreise mit Belegen herumzuärgern? Klare Regeln, einfache Prozesse – so bleibt die Abrechnung entspannt.
Warum klare Regeln wichtig sind
Ohne feste Vorgaben zu Kilometerpauschalen und Tagessätzen gibt es Chaos. Stell dir vor, ein Unternehmen aus Hintertupfingen hat keine Richtlinien. Jeder rechnet, wie er will: Der eine gibt 0,35 € pro Kilometer an, der andere nur 0,25 €. Der Chef guckt komisch, die Buchhaltung schwitzt, und am Ende ist keiner glücklich.
Mit festen Pauschalen – zum Beispiel 0,30 € pro Kilometer – gibt es keine Diskussionen mehr. Alles läuft einheitlich, und die Mitarbeitenden wissen, woran sie sind. Das spart Zeit, Nerven und sorgt für weniger Missverständnisse.
Kilometerpauschale für Geschäftsreisen
Die Kilometerpauschale ist so etwas wie der Joker für alle, die ihr privates Auto dienstlich nutzen. Sie regelt, wie viel pro gefahrene Kilometer erstattet wird.
• €0,30 € pro Kilometer für Autos
• 0,20 € pro Kilometer für Motorräder.
• $0.70 pro Meile für Selbstständige und geschäftliche Fahrten
• $0.14 pro Meile für wohltätige Zwecke
• $0.21 pro Meile für medizinische und Umzüge beim Militär.
Der Standardsatz ist um 3 Cent gestiegen, letztes Jahr waren es noch 67 Cent für geschäftliche Fahrten.
Beispiel aus dem Alltag
Lisa arbeitet in einem kleinen Betrieb in der Nähe von Buxtehude. Sie fährt regelmäßig mit ihrem eigenen Auto oder mit Fahrzeugen von diversen Autovermietungen mit unbegrenzten Kilometern zu einem Kunden nach Stade – 50 Kilometer einfach, also 100 Kilometer hin und zurück. Mit der Pauschale bekommt sie 30 Euro erstattet. Kein Papierkram, kein Stress. Lisa ist happy, die Buchhaltung auch.
Tagessätze für Geschäftsreisen
Tagessätze sind die Geheimwaffe, wenn es um Verpflegung und kleinere Ausgaben geht. Sie machen die Abrechnung nicht nur schneller, sondern auch entspannter. Stell dir vor, du bist auf einer Tagung in irgendeinem Kaff – sagen wir mal Wanne-Eickel. Du isst mittags im Bistro eine Kleinigkeit, trinkst abends noch einen Kaffee im Hotel und zahlst vielleicht ein Parkticket. Dank der Tagessätze musst du dafür keine Belege sammeln.
Zwei wichtige Kategorien
1. Unterkunft
Ob Hotel in Hamburg oder Pension in Oberammergau – die Übernachtungskosten sind pauschal geregelt.
2. Verpflegungsmehraufwand
Mahlzeiten, Getränke und kleine Ausgaben wie Parkgebühren fallen hier drunter.
Typische Beispiele für Tagessätze in Unternehmen
Beispiel 1: Tagestrip aufs Land
Nehmen wir Tobi aus einem Handwerksbetrieb in der Nähe von Münster. Er fährt für einen Tag nach Rheine, um ein Angebot für einen Kunden abzugeben. Er ist mehr als acht Stunden unterwegs, also stehen ihm 14 Euro Verpflegungspauschale zu. Das reicht locker für einen kleinen Snack unterwegs und einen Kaffee – ohne Belegchaos.
Beispiel 2: Mehrtägige Reise in die Großstadt
Maria, die in einem mittelständischen Unternehmen in Zwickau arbeitet, fährt für drei Tage zu einer Messe nach Berlin. Sie übernachtet in einem Hotel und isst meist auswärts. Mit 28 Euro Verpflegungspauschale pro Tag bekommt sie insgesamt 84 Euro erstattet. Das deckt ihre Ausgaben ab, und sie muss sich nicht mit Kassenzetteln herumschlagen.
Was bleibt 2025 gleich, was könnte sich ändern?
Für Deutschland gibt’s 2025 keine Überraschungen:
• Kilometerpauschale: 0,30 € (Auto), 0,20 € (Motorrad)
• Verpflegungspauschale: 28 Euro (bei Abwesenheiten über 24 Stunden), 14 Euro (ab acht Stunden)
Andere Länder, andere Sitten! In den USA hat das Finanzamt (IRS) eine Pauschale von $319 pro Tag für teure Gegenden innerhalb der USA festgelegt und $225 für günstigere Regionen. Für Mahlzeiten liegt der Tageshöchstsatz bei $86, während es $74 sind, wenn man in günstigere Gegenden reist. Außerdem gibt’s einen Mitfahrerbonus von $0,10 pro Meile, um Fahrgemeinschaften attraktiver zu machen. Deutschland ist da bisher eher zurückhaltend, aber wer weiß, was die Zukunft so bringt!
Aber was, wenn die Preise steigen?
Gerade in ländlichen Regionen wie dem Schwarzwald, wo viele Mitarbeitende weite Strecken fahren, sind Spritpreise ein Dauerthema. Auch wenn die Pauschalen 2025 unverändert bleiben, könnte es langfristig Anpassungen geben. Unternehmen könnten zum Beispiel Boni für Fahrgemeinschaften einführen oder alternative Mobilitätslösungen fördern. So bleibt alles fair und flexibel.
Wie Unternehmen Kilometer- und Tagessätze clever nutzen können
Hier ein paar Ideen:
1. Klare Kommunikation
Mitarbeitende sollen wissen, wie die Regeln aussehen. Ein kurzes Merkblatt oder eine Infoveranstaltung reicht oft schon aus.
2. Moderne Tools
Digitale Lösungen sind Gold wert. Nutzt ein Tool für Reise- und Spesenmanagement wie GetGoing: Mitarbeiter können ihre Reisen und Ausgaben direkt eintragen. Die App rechnet alles easy aus, sobald eure Firma die Tagespauschalen, Kilometersätze und andere Richtlinien eingetragen hat. Kein nerviges Hin und Her – alles läuft automatisch.
Kilometersatz als Reisender mit GetGoing hinzufügen
Kilometerkosten zu erfassen war noch nie so einfach:
- Klicke auf den Button „Ausgabe hinzufügen“.
- Gib Start- und Zielort ein, damit du den richtigen Betrag erstattet bekommst.
- Bestätige die Distanz und den Kilometersatz.
- Fülle zusätzliche Felder aus.
- Klicke auf „Speichern“.
Tagespauschale als Travel Manager oder Admin mit GetGoing hinzufügen
Tagespauschalen können in GetGoing super einfach hinzugefügt und verwaltet werden, damit Berichte übersichtlich bleiben:
- Gehe zu deiner Seite für Spesenrichtlinien.
- Klicke auf den Bereich „Tagespauschalen“, wo du bestehende Sätze einsehen und neue hinzufügen kannst.
- Wähle „Neuen Satz hinzufügen“, um eine neue Tagespauschale zu erstellen.
- Fülle die erforderlichen Felder aus.
- Speichern nicht vergessen
3. Nachhaltigkeit fördern
Fahrgemeinschaften oder die Nutzung von Zügen könnten mit kleinen Boni belohnt werden. Das zeigt, dass das Unternehmen nicht nur an die Kosten, sondern auch an die Umwelt denkt.
Best Practices für die Abrechnung
Damit die Reisekostenabrechnung rund läuft, sollten Unternehmen ein paar Dinge beachten:
Einfachheit vor Bürokratie: Niemand hat Lust, sich durch endlose Regeln zu wühlen.
Einheitliche Vorlagen: Damit keine Abrechnungen querbeet eingereicht werden.
Regelmäßige Updates: Gesetzliche Änderungen sollten rechtzeitig integriert werden.
Warum aktuelle Reiserichtlinien ein echter Gewinn sind
Eine klare Reisepolitik ist das A und O – nicht nur für die Steuerkonformität, sondern auch für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Eine faire Reisekostenpolitik zeigt Wertschätzung. Mitarbeitende fühlen sich gehört und wissen, dass ihre Ausgaben unkompliziert erstattet werden. Ob du im Herzen von München arbeitest oder in einem kleinen Ort wie Heppenheim – klare und einfache Regeln machen Geschäftsreisen stressfrei.Und am Ende? Da bleibt das Gefühl: „Ich werde ernst genommen.“
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