Häufige Fallstricke bei Reisekosten (und wie man sie vermeidet)

Was musst du wissen, um Fallstricke bei Reisekosten zu vermeiden? Die Antworten findest du hier!

Geschäftsreisemanagement Spesenmanagement verwalten

Durch Jeremy Bos

•

27.08.2025

Unternehmen stoßen auf viele Fallstricke bei Reisekosten, wenn sie versuchen, ihr Reisebudget zu optimieren und auf Erfolgskurs zu bleiben. Denn kleine Fehler können zu großen Budgetüberschreitungen und Problemen bei der Kostenerstattung führen, was wiederum Budgetverluste und unzufriedene Führungskräfte zur Folge hat.

In diesem Artikel schauen wir uns häufige Fallstricke bei Reisekosten an und geben dir ein paar Tipps, wie du sie vermeiden kannst. Außerdem haben wir noch ein paar besondere Bonustipps für dich.

Lies weiter, um mehr zu erfahren.

Ungeplante Ausgaben

Eine der größten Fallstricke ist es, das Budget für dein Reiseprogramm zu improvisieren und keine klare Vorstellung davon zu haben, wie viel du ausgeben wirst oder welche Ressourcen du benötigst, um dein Budget optimal zu nutzen. Die Verwaltung des Budgets ohne einen klaren Plan kann zu Mehrausgaben und einer Unterschätzung der Kosten führen, was letztendlich den Gewinn deines Unternehmens schmälert.

So vermeidest du das: Nutze Budgetierungstools oder eine All-in-One-Plattform für Reise- und Spesenmanagement wie GetGoing, um dein Reisebudget optimal zu nutzen und deine Ausgaben im Blick zu behalten.

Last-Minute-Buchungen

Last-Minute-Buchungen, egal ob Flüge oder Hotels, können Überraschungen mit sich bringen (sowohl gute als auch schlechte). Mit etwas Glück bekommst du vielleicht ein gutes Last-Minute-Angebot, aber wenn du in der Hochsaison Last Minute buchst, musst du wahrscheinlich mit höheren Preisen rechnen. Angesichts höherer Preise und oft strengerer Stornierungsbedingungen ist es ratsam, dies nach Möglichkeit zu vermeiden.

So vermeidest du das: Plane im Voraus und nutze Preisbenachrichtigungen, um zum günstigsten Zeitpunkt zu buchen, wenn deine Reisedaten flexibel sind.

Keine Reise- und Spesenrichtlinien

Die wahrscheinlich größte Gefahr bei der Verwaltung von Reisen für KMU oder andere Unternehmen ist das Fehlen einer Reise- und Spesenrichtlinie. Wenn du eine Reise- und Spesenmanagement-Plattform wie GetGoing nutzt, kannst du deine Reiserichtlinien ganz einfach auf der Plattform einrichten und automatisieren. Zuerst solltest du aber eine allgemeine Richtlinie aufschreiben, um uneinheitliche Ausgaben zu vermeiden. Ohne klare Vorgaben buchen Mitarbeiter vielleicht das, was sie für das Beste halten, was aber nicht unbedingt das Beste für das Unternehmen ist.

Eine Reiserichtlinie hilft auch, Verwirrung bei der Kostenerstattung zu vermeiden, da die Richtlinien im Voraus klar festgelegt sind. Außerdem wird dadurch Zeitverschwendung für die Finanzteams vermieden, die Belege einholen, Ausgaben klären und Fehler korrigieren müssen. Ohne ein bevorzugtes Buchungstool wird dein Unternehmen wahrscheinlich auch Sonderkonditionen oder Rabatte für Großbuchungen verpassen.

So vermeidest du das: Leg eine Reiserichtlinie mit klaren Regeln für erstattungsfähige Posten wie Verpflegung, Transport und Unterkunft fest. Lege Ausgabenlimits nach Kategorie oder Rolle des Reisenden fest. Wähle deine bevorzugte Reisemanagement-Plattform aus und richte Genehmigungsabläufe ein.

Keine Belege oder Unterlagen aufbewahren

Wenn die Reiserichtlinien nicht klar sind, wissen die Mitarbeiter nicht, was sie mit ihren Belegen und Unterlagen machen sollen, sodass sie oft nicht die erforderliche Sorgfalt walten lassen, um Ausgaben und Belege zu dokumentieren. Dies kann die Erstattung und Steuerabzüge erschweren.

So vermeidest du das: Nutze digitale Tools für Reisekosten, um Belege digital zu verwalten. GetGoing verfügt über ein KI-Scan-Tool, mit dem du Belege einfach speichern und organisieren und unterwegs problemlos Spesenabrechnungen einreichen kannst.

Roaming-Gebühren und ungeplante Verbindungskosten

Roaming-Gebühren für mobile Daten können teuer sein und leicht außer Kontrolle geraten. Da WLAN und Internetverbindung für eine Geschäftsreise super wichtig sind, sollten Unternehmen das in ihren Reiserichtlinien berücksichtigen, damit die Mitarbeiter wissen, was erlaubt ist und was nicht. Möchtest du, dass sie Roaming-Daten nutzen oder eine lokale SIM-Karte kaufen? Das kann auch davon abhängen, wie lange die Reise dauert.

So vermeidest du das: Integriere lokale SIM-Karten oder internationale Tarife in deine Reiserichtlinien und stelle sicher, dass die Mitarbeiter ihre Diensthandys vor der Abreise einrichten und die besten Vorgehensweisen für die Verbindung kennen. Achte bei der Hotelbuchung darauf, dass es schnelles und zuverlässiges WLAN gibt, um zu vermeiden, dass im Hotel zu viel Datenvolumen verbraucht wird.

Überpacken und Gebühren für zusätzliches Gepäck

Das Einchecken von Gepäck kann schnell hohe Kosten verursachen. Deshalb solltest du dir überlegen, ob für deine Geschäftsreise ein aufgegebenes Gepäckstück oder nur Handgepäck sinnvoll ist oder ob du sogar ganz ohne Gepäck auskommst. So kannst du zusätzliche Gebühren am Flughafen vermeiden, die durch mangelnde Planung entstehen.

So vermeidest du das: Wenn du nur kurz unterwegs bist, verzichte auf aufgegebenes Gepäck und nimm stattdessen Handgepäck mit. Das spart dir nicht nur Zeit, wenn du an deinem Ziel ankommst, sondern du vermeidest auch den möglichen Ärger mit verlorenem Gepäck.

Bonus-Tipp

Vermeide überflüssiges Gepäck, indem du unsere Packliste für Geschäftsreisende im Blick behälst.

Weitere Bonus-Tipps, um Fehler bei den Reisekosten zu vermeiden

Nutze eine Reise- und Spesenmanagement-Plattform wie GetGoing, um deine Reisekosten besser zu verwalten.
Überprüfe deine Ausgaben nach der Reise und behalte den Überblick darüber, wofür du Geld ausgibst, um deine Reisekosten zu optimieren.
Mach eine zuverlässige Reise- und Spesenrichtlinie, um sicherzustellen, dass alle in der Organisation die Regeln einhalten, produktiv sind und alles transparent läuft.
Mach dein Unternehmen auf das Thema Reise- und Spesenmanagement aufmerksam, indem du regelmäßig Schulungen durchführst, um die Mitarbeiter über neue Richtlinien und Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Geschäftsreisen zu informieren.
Erstelle eine Checkliste für Reisekosten, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Schau dir regelmäßig die Speseninformationen in deiner Reise- und Spesenmanagement-Plattform an, um dein T&E-Management weiter zu optimieren und zu verbessern.

Risiken bei Reisekosten vermeiden

Das Wichtigste, was du tun kannst, ist, in deinem Unternehmen ein Bewusstsein für die Dos and Don’ts des Budgets und die Bedeutung einer guten Planung zu schaffen. Sei proaktiv und technisch versiert, um diese häufigen Fallstricke bei Reisekosten zu vermeiden. Wenn du noch keine Reise- und Spesenrichtlinie hast, lade unseren Leitfaden herunter, damit du auf dem richtigen Weg bleibst.

Jetzt herunterladen!