Ein Geschäftsreiseanbieter ist ein Begriff, den man auch für ein Geschäftsreisebüro oder eine Travel Management Company (TMC) verwenden kann. Er beschreibt ein Unternehmen, das Firmen bei der Buchung von Flügen, Hotels und Transporten hilft. Über die einfachen Aufgaben eines normalen Reisebüros hinaus bieten sie wichtige Services für Unternehmen wie Support, Reporting-Tools und Spesenmanagement.
Geschäftsreiseagenturen kümmern sich nicht nur um die Reiseplanung für Geschäftsreisende, sondern bieten auch das Wissen, die Tools und den Kundensupport, die Geschäftsreisen zum Kinderspiel machen. In diesem Artikel erfahren wir, wie das aussieht.
Was machen Geschäftsreiseagenturen?
Die Aufgabe einer Geschäftsreiseagentur ist es, Geschäftsreisevorgänge zu optimieren. Sie kümmern sich reibungslos und effizient um Flüge, Unterkünfte und Ausgaben, sorgen für eine klare und sichere Logistik, helfen Unternehmen dabei, Kosten zu sparen, und ermöglichen es ihnen, sich auf ihr Geschäft zu konzentrieren, anstatt sich um die Organisation der Reisen zu kümmern.
Aber wer steckt hinter den Kulissen eines Geschäftsreisemanagementunternehmens? Hier kommt eine Buchungsplattform für Geschäftsreisen oder eine Software für das Geschäftsreisemanagement ins Spiel. Anstatt nur mit einem Geschäftsreisebüro zusammenzuarbeiten, übernimmt die Technologie die Arbeit für dich und bietet dir zusätzlich Support, wenn du ihn brauchst.
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Was versteht man unter Geschäftsreisen?
Geschäftsreisen sind Reisen, die Mitarbeiter unternehmen, um die organisatorischen Ziele eines Unternehmens voranzubringen. Diese Reisen können Meetings, Konferenzen, Seminare, Verkaufsgespräche, Schulungen oder Kundenbesuche sein. Eine Geschäftsreise ist jede Reise, die aus kommerziellen und nicht aus privaten Gründen unternommen wird.
So wählst du das richtige Geschäftsreisebüro
Das richtige Geschäftsreisebüro hilft dir dabei, die Bedürfnisse deiner Reisenden zu erfüllen, Reisen zu buchen, Ausgaben zu verwalten und bei Bedarf so einfach wie möglich Unterstützung zu erhalten. Wenn möglich, solltest du ein Reisebüro mit 24-Stunden-Support beauftragen. Es ist auch eine gute Idee, mit einer Agentur zusammenzuarbeiten, die zu deinem Budget passt, d. h. die verschiedene Optionen anbietet, die deinen Anforderungen und dem Gesamtbudget deines Unternehmens entsprechen. Je mehr Reisen dein Unternehmen plant, desto mehr Unterstützung oder Funktionen benötigst du möglicherweise.
Vorteile eines Geschäftsreiseveranstalters
1. Automatisierung der Berichterstellung und Integration von Spesensysteme
Einer der Hauptvorteile eines Geschäftsreisebüros besteht darin, dass es Ihnen dabei helfen kann, Ihre Spesenabrechnung zu automatisieren und zu integrieren, um bessere Einblicke in Ihre Geschäftsziele zu erhalten und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auf Kurs bleibt. Auf diese Weise können Reisende ihre Ausgaben einfach nachverfolgen und einreichen. Automatisieren Sie die Spesenabrechnung, reduzieren Sie manuelle Aufgaben und beschleunigen Sie die Erstattung.
2. Optimieren Sie Prozesse
Stellen Sie sich vor, alle Ihre Reisen und Berichte würden über eine einzige App oder ein einziges Geschäftsreisebüro abgewickelt. So können Flüge, Hotels, Mietwagen und Transportmittel entweder von einer Agentur oder über eine App gebucht werden, was die Reiseplanung, einschließlich der Genehmigungsprozesse, erheblich vereinfacht.
3. Bessere Preise
Wenn du mit einem externen Geschäftsreisebüro oder einer App arbeitest, kannst du von Firmenpreisen profitieren, die mit Hotels, Fluggesellschaften oder Reiseanbietern ausgehandelt wurden. Das bedeutet vergünstigte Preise und somit eine geringere Belastung deines Reisebudgets.
4. Verwaltung der Reiserichtlinien
Egal, ob du mit einem Geschäftsreisebüro oder einer Reisemanagement-App arbeitest, beide können dir dabei helfen, deine Reiserichtlinien zu erstellen und zu automatisieren, damit du die richtige Balance zwischen Kontrolle und Wohlbefinden der Reisenden findest.
5. Technologie und Support
Mit einer Online-Buchungsplattform wie GetGoing kannst du deine Reisen ganz einfach von unterwegs aus verwalten. Außerdem bekommst du bei Fragen oder Problemen während der Reise oder bei der Buchung Unterstützung von echten Reiseexperten.
Was du über Anbieter von Geschäftsreisen wissen musst
Egal, ob du mit einem Tool für Geschäftsreisen und Spesenmanagement oder mit einem Geschäftsreisebüro arbeitest, beide bieten dir die Flexibilität, die du brauchst, um deine Reisen zu verwalten, Kosten zu senken, deine Geschäftsreisen zu optimieren und dich um deine Reisenden zu kümmern.
Wenn dein CEO fragt, ob Geschäftsreisen notwendig sind, denk daran, dass Konferenzen, Veranstaltungen, Vertriebs- und Networking-Meetings, Seminare, Besprechungen und Teambuildings großartige Möglichkeiten sind, um das Engagement zu fördern und sowohl Mitarbeitern als auch Kunden das Gefühl zu geben, dass sie verbunden sind und geschätzt werden. Der genaue ROI einer Geschäftsreise lässt sich vielleicht nicht berechnen, aber der Wert kann von langer Dauer sein.