In der heutigen Geschäftswelt kommt es vor allem darauf an, Spesen effektiv und optimiert zu managen. Egal, ob du für ein kleines Start-up-Unternehmen oder einen großen Konzern arbeitest – die Kosten für Geschäftsreisen können bei mangelnder Überwachung und Kontrolle schnell aus dem Ruder geraten. In unserem Beitrag geben wir dir Tipps, wie die deine Spesen effektiv managen und gleichzeitig Einsparungen machen und dein Budget optimieren kannst.
Deshalb musst du deine Spesen im Blick behalten
Geschäftsreisen sind oft unverzichtbar – sei es, um neue Geschäftsbeziehungen aufzubauen, an Konferenzen oder Messen teilzunehmen, oder um wichtige Projekte voranzutreiben. Hier entstehen allerdings Kosten, die auch für dein Unternehmensbudget relevant sind. Indem du deine Ausgaben im Blick behältst, kannst du strategisch vorgehen und deine finanziellen Ressourcen effizienter nutzen.
Vorteile der Überwachung von Geschäftsreisekosten
Indem du deine Spesen stets im Blick behältst und effektiv überwachst, kannst du das Reisebudget deines Unternehmens effizienter verwalten und sicherstellen, dass alle Ausgaben ordnungsgemäß dokumentiert und erfasst werden. Davon profitiert nicht nur die interne Berichterstattung. Auch das Finanzteam und deine Vorgesetzten haben es dadurch leichter.
Auch werden Unregelmäßigkeiten oder potenzielle Einsparungsmöglichkeiten so früher erkannt. Bestimmte Reisemuster sind vielleicht übermäßig teuer. Hier kannst du Maßnahmen ergreifen, um die Spesen in diesen Fällen zukünftig zu senken. Dank effizienter Reportingmethoden kannst du die Reisekosten mit den erzielten Ergebnissen in Relation setzen und beurteilen, ob sich bestimmte Geschäftsreisen tatsächlich für das Unternehmen gelohnt haben.
So reduzierst du Spesen und optimierst dein Budget
Indem du alle Dienstreisekosten systematisch erfasst, kannst du daran arbeiten, diese zu senken. So hast du immer einen Überblick darüber, wohin das Geld fließt und wo eventuell noch Einsparungen möglich sind. So sind manche Flüge und Unterkünfte eventuell günstiger, wenn sie frühzeitig gebucht werden. In anderen Fällen sind alternative Transportmittel wie Mietauto oder Zug vielleicht kosteneffizienter als ein Flug.
WUSSTEST DU SCHON?
Indem du umfangreiche Daten zu deinen Geschäftsreisen erfasst, kannst du eventuell auch bessere Verträge mit deinen Lieferanten oder Anbietern aushandeln. Oft bieten Hotels und Fluggesellschaften Rabatte und bevorzugte Tarife für Unternehmen an, die wiederholt bei ihnen buchen.
Tools für die Verwaltung von Geschäftsreisekosten
Es gibt verschiedene Tools und Plattformen, mit denen du deine Spesen effizient managen und erfassen kannst. Die richtige Reisemanagement-Software bietet dir nicht nur die Möglichkeit, Ausgaben einfach zu erfassen, sondern liefert auch Tools zur Analyse und Berichterstattung.
Plattformen für Reisemanagement und Spesenabrechnung bei Geschäftsreisen
Lösungen für Reisemanagement und Spesenabrechnungen für Geschäftsreisen, wie GetGoing, Navan und TravelPerk bieten hervorragende Lösungen, um alle Aspekte deiner Geschäftsreise zentral zu verwalten.
GetGoing
Bei GetGoing handelt es sich um eine umfassende Reisemanagment-Software, mit der du alle Aspekte von Geschäftsreisen in deinem Unternehmen optimieren kannst. Hier kannst du nicht nur Reisen buchen, sondern auch alle damit verbundenen Ausgaben erfassen. Belege können digital erfasst werden, du kannst Ausgabenberichte erstellen und diese direkt mit deinem Finanzteam teilen. Auch kannst du viele Vorgänge automatisieren und deine Reiserichtlinie integrieren.
Navan
Navan (ehemals TripActions) bietet eine leistungsstarke Plattform, um Geschäftsreisen und Spesen zu verwalten. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und intelligenten Funktionen behältst du deine Geschäftsreiseausgaben immer im Blick.
Travel Perk
TravelPerk ist eine flexible und intuitive Plattform für das Geschäftsreisemanagement. Sie ist speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet. Hier kannst du alle Geschäftsreisen buchen und die Reisekosten überwachen und analysieren.
Manuelle Methoden zur Erfassung von Reisekosten
Für den Fall, dass du keine spezielle Software für die Erfassung von Spesen nutzen möchtest, gibt es auch einige manuelle Methoden, mit denen du dir einen Überblick verschaffen kannst. Dazu gehören einfache Excel-Tabellen oder die Sammlung von physischen Belegen.
Mit der Excel-Tabellenkalkulation kannst du deine Ausgaben selbst erfassen und kategorisieren. Für kleinere Unternehmen kann das durchaus eine einfache und kostengünstige Lösung sein. Allerdings ist das System auch fehleranfällig und zeitaufwendig, da alles manuell eingetragen werden muss.
5 Tipps für das effektive Management von Geschäftsreisekosten
Für dein Unternehmen ist es von großer Bedeutung, dass du stets einen Überblick über deine Reisekosten behältst. Hier gibt es einige bewährte Praktiken, die dir helfen könnten:
1. Erstelle eine leicht verständliche Reiserichtlinie
Eine gut geschriebene, klare Reiserichtlinie hilft dir, klare Grenzen zu setzen und deinen Mitarbeitenden zu vermitteln, welche Ausgaben im Budget liegen und wie diese abgerechnet werden sollen. Achte darauf, dass du eine klare Sprache verwendest und die Reiserichtlinie leicht zu befolgen ist und Missverständnisse ausgeschlossen werden können.
Du hast noch keine Reiserichtlinie?
2. Schulungen und Kommunikation
Alle Mitarbeitenden deines Unternehmen sollten mit der Reiserichtlinie und den Rückerstattungsvorgängen vertraut sein. Hier können regelmäßige Schulungen und eine offene Kommunikation helfen, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Richtlinie auch wirklich umgesetzt wird.
3.Belege in Reisekostenmanagement-Software hochladen
Um einen Zettelsalat zu vermeiden, und stets den Überblick über deine Ausgaben zu haben, empfiehlt es sich, alle Belege zeitnah in deine Reisekostenmanagement-Software hochzuladen. So sind alle Daten zentral an einem Ort erfasst.
4. Verwende Technik, um dir beim Ausgabenmanagement zu helfen
Es ist eine gute Idee, regelmäßig Technik zu nutzen, um deine Ausgaben im Blick zu behalten und Berichte über deine Ausgaben anzuschauen, damit du immer den Überblick über die Gesamtkosten behältst. Dank einer regelmäßigen Berichterstattung, kannst du schnell Unregelmäßigkeiten erkennen und eventuelle Anpassungen vornehmen. Teile deine Berichte auch unbedingt mit Mitarbeitenden in deinem Unternehmen, die für das Reisekostenmanagement verantwortlich sind, damit eine schnelle Freigabe erfolgen kann.
5. Spesenmanagement-Software, die auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist
Es gibt viele verschiedene Spesenmanagement-Software-Angebote für Unternehmen, die alle unterschiedliche Bedürfnisse erfüllen. Die anpassungsfähige Lösung von GetGoing bietet dir zum Beispiel viel Flexibilität und Funktionalität, um deine Geschäftsreisekosten effektiv zu verwalten. Dank der Automatisierung deiner Vorgänge kann das Risiko von Fehlern minimiert und das Spesenmanagement optimiert werden.
Häufig gestellte Fragen zum Spesenmanagement
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Wie kann ich meine Reisekosten managen, ohne ständig Belege zu verlieren?
Du solltest die Nutzung einer Spesenmanagement-Software in Erwägung ziehen. So kannst du Belege direkt nach Erhalt hochladen und Apps verwenden, um Belege zu digitalisieren. Auch bietet dies eine gute Möglichkeit, um Belege in deine Reisekostenberichte zu integrieren.
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Was sind die besten Tools für das Spesenmanagement?
Es gibt sehr viele verschiedene Plattformen fürs Spesenmanagement mit unterschiedlichen Funktionen. Die Lösungen von GetGoing, Navan und TravelPerk sind sehr umfassend und beinhalten das Management und die Rückverfolgung von Reisekosten. So kannst du Ausgaben ganz leicht erfassen und analysieren und Belege automatisch erfassen. Auch die Reporting-Funktion ist sehr praktisch.
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Wie oft sollte ich die Daten meiner Reisekosten aktualisieren?
Wir empfehlen dir, dies so oft wie möglich zu machen. Idealerweise nach jeder Reise oder zumindest einmal im Monat. So behältst du den Überblick über deine Ausgaben und kannst sicherstellen, dass alle Ausgaben korrekt erfasst worden sind.
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Kann ich mein Spesenmanagement in einer mobilen App verwalten?
Viele Spesenmanagement-Tools wie GetGoing bieten mobile Apps, mit denen du deine Ausgaben direkt von unterwegs aus erfassen und managen kannst. Das ist eine extrem praktische Funktionalität, da du Belege sofort hochladen und kategorisieren kannst.
So behältst du den Überblick über deine Spesen
Das effektive Management deiner Geschäftsreisekosten ist für dein Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Nur so kannst du finanzielle Stabilität gewährleisten und dein Geschäftsreisebudget optimal ausnutzen. Indem du deine Reisekosten strategisch verwaltest und im Blick behältst, stehen deine Ausgaben im Einklang mit den Unternehmenszielen und Einsparungspotenziale können genutzt werden.
Egal, ob du spezielle Spesenmanagement-Software wie GetGoing nutzt, oder auf manuelle Methoden zurückgreifst, ist es wichtig, einen guten Überblick über deine Ausgaben zu behalten und regelmäßige Ausgabenberichte zu erstellen. Mit den richtigen Tools und einer klar verständlichen Reiserichtlinie kann dein Unternehmen unnötige Kosten vermeiden. Und du kannst sicherstellen, dass deine Geschäftsreisen einen echten Mehrwert für dein Unternehmen darstellen