Wie man Geschäftsreisekosten managt und im Budget bleibt

Hier erklären wir dir alles, was du über das Kostenmanagement für Geschäftsreisen wissen musst und wie du im Budget bleibst.

Hier erklären wir dir alles, was du über das Kostenmanagement für Geschäftsreisen wissen musst und wie du im Budget bleibst.

Durch Jessica Freedman

Dollarnoten mit Reisepass und Spielzeugflugzeug

Das Management von Spesen, geschweige denn die Verantwortung für das gesamte Reisekostenbudget deines Unternehmens, ist keine leichte Aufgabe. Du musst sicherstellen, dass deine Reisenden zufrieden sind, während du gleichzeitig darauf achten musst, dass die Ausgaben für dein Unternehmen im Rahmen bleiben. Es ist ein Balanceakt, bei dem du Kompromisse eingehen musst. Hier kommt die richtige Spesenmanagement-Software ins Spiel, die dir dabei hilft, diese Aufgabe gut zu erledigen.

Wir werfen einen Blick darauf, was Spesen bedeuten, wie eine Spesenmanagement-Software dir helfen kann, deine Herausforderungen im Kostenbereich zu lösen, sowie einige Tricks, um sicherzustellen, dass deine Reisenden zufrieden sind.

Was sind Reisekosten?

Bevor wir loslegen, fragst du dich vielleicht, was Reisekosten eigentlich sind? Reisekosten, oft als T&E bezeichnet, beziehen sich auf alle Spesen, die mit Geschäftsreisen verbunden sind. Dazu gehören Flugkosten, Hotelübernachtungen, Mahlzeiten und/oder Unterhaltung.

Was du in dein erlaubtes T&E-Budget aufnimmst, bestimmt deine Reiserichtlinie. Diese hilft den Reisenden besser zu verstehen, wie sie ihre Reisen buchen sollen. Zum Beispiel, wenn sie $250 für ein Hotelzimmer zur Verfügung haben, buchen sie vielleicht ein Hotel mit weniger Sternen, aber näher am Stadtzentrum, um in der Nähe von Meetings und Konferenzaktivitäten zu sein.

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Das richtige Management ist bei T&E entscheidend, um innerhalb des Budgets zu bleiben und effizient zu arbeiten. Die Fähigkeit, diese Prozesse durch eine Spesenmanagement-Software zu automatisieren, ist grundlegend, um das Budget deines Unternehmens einzuhalten.

Was bedeutet T&E?

In Bezug auf Reisekosten beinhaltet T&E die operativen Spesen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen. Im Durchschnitt werden 10 % des Budgets der meisten Unternehmen für T&E ausgegeben.

GetGoing Travel & Expense löst Spesenmanagement-Herausforderungen

Indem du verstehst, wie man Ausgaben besser zuweist, erlangst du die Kontrolle über dein Budget. Aber wie geht das?

Die Lösung ist, eine Reisemanagement-Software zu finden, die es dir ermöglicht, Finanzsysteme zu automatisieren und deine Ausgaben, Reisekosten und Rechnungen zu verfolgen, sodass verlorene Belege der Vergangenheit angehören.

Wie oft haben Reisende dir gesagt, dass sie einen Beleg verloren haben und keine Rückerstattung beantragen können? Oder wie oft haben sie gefragt, wann ihre Spesenberichte genehmigt werden?

Antwort: GetGoing Expense Management

Sag Hallo zu GetGoing Expense Management. GetGoing ermöglicht es dir, Belege einfach von deinem mobilen Gerät aus zu speichern und zu scannen. Das bedeutet, dass du Belege unterwegs scannen kannst, wodurch die Wahrscheinlichkeit verringert wird, dass sie verloren gehen. Sobald alle Belege gescannt sind und die Reisenden ihre Ausgaben eingereicht haben, wird der Spesenbericht automatisch an den richtigen Genehmiger gesendet. Genehmiger können mit nur wenigen Klicks ihre Bewilligung erteilen.

Es gibt nichts Frustrierenderes, als zu viele verschiedene Softwaretools zu haben und nicht zu wissen, welches man für welche Aufgabe verwenden soll. Du hast vielleicht ein Tool für das Projektmanagement, eines für Flüge, eines für Hotels, ein weiteres für Kosten und noch eines für das Reisemanagement. Das kann schnell kompliziert werden.

Hier kommt GetGoing Travel Management und Expense ins Spiel. Du kannst ein All-in-One-Tool nutzen, um all deine Reise- und Spesenanforderungen zu bewältigen. Du musst nicht mehr zwischen unzähligen Tools hin- und herwechseln. Ein absolutes Kinderspiel.

Es gibt so viele Faktoren, die das T&E-Budget beeinflussen können, so dass es manchmal unmöglich erscheint, im Budget zu bleiben.

Antwort: GetGoing automatisierte Reiserichtlinie

Um im Budget zu bleiben, insbesondere da 10 % deines Budgets für T&E ausgegeben werden, ist es wichtig, eine automatisierte Reiserichtlinie einzurichten, die im Hintergrund innerhalb deiner Reisemanagement-Plattform zum Einsatz kommt. So kannst du Preisobergrenzen, Genehmigungsabläufe und zulässige Ausgaben festlegen und die Plattform erledigt den Rest.

Was ist eine Kostenrichtlinienvorlage und wird sie mir helfen?

Eine Kostenrichtlinienvorlage ist ein Tool, das viele Unternehmen verwenden, um den Prozess und die Basis für die Rückerstattung con Spesen formal darzulegen zu gestalten. Es ist hilfreich für sowohl Mitarbeitende als auch Arbeitgeber, klar zu definieren, was in der Kostenrichtlinie abgedeckt ist, insbesondere in Bezug auf T&E. Die Richtlinienvorlage kann ein einmaliges Setup sein, das die Buchungsentscheidungen der Mitarbeitenden steuert.

Generell sollte die Richtlinienvorlage Mitarbeiterausgaben, Geschäftsausgaben und Reisekosten abdecken. Durch die klare Definition der verschiedenen Kategorien, die beansprucht werden können, erhalten deine Mitarbeitenden mehr Autonomie und es wird einfacher, dein Budget einzuhalten.

Was sind die Regeln für die Abzugsfähigkeit von Geschäftsreisekosten?

In einigen Ländern, wie den USA, gibt es bundesstaatliche Pauschalsätze für Unterkunft, Mahlzeiten und Nebenkosten. Geschäftsreisekosten müssen gewöhnlich und notwendig sein, das heißt, sie dürfen nicht verschwenderisch, extravagant oder für persönliche Zwecke sein. Deshalb ist es wichtig, Freizeitanteile bei Geschäftsreisen nicht in die Geschäftsreisekosten mit einzubeziehen.

Geschäftsreisekosten sind gemäß IRS abzugsfähig, wenn Mitarbeitende aus geschäftlichen Gründen ihren Steuersitz oder Hauptarbeitsort verlassen müssen. Ein Steuerzahler ist auf Reisen, wenn er länger als einen gewöhnlichen Arbeitstag weg ist und übernachten muss, um den Anforderungen des Arbeitgebers gerecht zu werden.

Ferner heißt es, dass Reisekosten für Konferenzen abzugsfähig sind, wenn die Teilnahme dem Geschäft zugute kommt. Es gibt spezielle Regeln für Konferenzen außerhalb Nordamerikas.

Geschäftsreisen müssen nicht kompliziert sein

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