| Jessica Freedman

Geschäftsreisen planen: Tipps für erprobte Geschäftsreisende zur Planung von perfekten Reisen

Bei der Planung von Geschäftsreisen gibt es viel zu beachten. Dieser Leitfaden soll sicherstellen, dass du auf deine Reisen vorbereitet bist. Geschäftsreisen sind einfacher, wenn man gut vorbereitet ist.

Die Planung von Geschäftsreisen ist nicht immer einfach; es gibt viel zu bedenken. Egal, ob Kleinunternehmer:in, erprobte:r Geschäftsreisende:r oder Reisemanager:in – manchmal weiß man nicht unbedingt,  wo man anfangen soll. Du musst nach den besten Reiseangeboten suchen, die beste Reiseroute planen, und, wenn du selbst reist, eine Packliste erstellen.

Um die Planung für dich, deine:n Chef:in und dein Unternehmen so leicht wie möglich zu gestalten, haben wir diesen Leitfaden für Geschäftsreisen erstellt. Nachdem du unsere Tipps gelesen hast, wird dir das Reisen sicherlich leichter fallen.

Loslegen und einfacher reisen

Je effizienter deine Planung ist, desto produktiver kannst du als regelmäßige:r Geschäftsreisende:r auf deinen Geschäftsreisen sein, weil du eine klare Agenda hast und weißt, wo deine Prioritäten liegen. Bei Geschäftsreisen gibt es eine Menge zu beachten, z. B. Flug- und Hotelbuchungen, Terminplanung, Bodentransport, aufgegebenes Gepäck oder Handgepäck und die Termine aller Beteiligten. Je besser du organisiert bist, desto bessere Ergebnisse erzielst du für dich und dein Team.be.

Mit dem Ziel deiner Geschäftsreise anfangen

Wenn du effizient arbeiten möchtest, empfehlen wir dir, ein Ziel für deine Geschäftsreise zu setzen. Überlege dir, was du erreichen möchtest und warum du dafür eine Reise unternehmen musst. Wenn du eine Absicht vor Augen hast, wird es einfacher sein, Ziele festzulegen und die mit der Reise verbundenen KPIs zu verfolgen. KPIs können die Anzahl der neu gewonnenen Kund:innen, die Anzahl der neuen Interessenten, die Anzahl der Verkaufskontakte oder Ziele wie die Erstellung des Marketingplans für das nächste Jahr oder einfach Team-Building sein, natürlich abhängig vom Ziel deiner Geschäftsreise.

Wenn du regelmäßig auf Geschäftsreisen gehst und an Salesveranstaltungen teilnimmst, warum nicht gleich mehrere Treffen mit verschiedenen potenziellen und bestehenden Kund:innen in derselben Gegend vereinbaren, um nicht so häufig reisen zu müssen? Auf diese Weise kannst du dich auf die Qualität und nicht die Quantität deiner Geschäftsreisen konzentrieren. So wirst du produktiver und bist das Reisen nicht so schnell leid, vor allem, wenn du regelmäßig auf Geschäftsreisen gehst.

Reisen einmal planen und dann wiederholen

Manchmal besteht der größte Teil der Arbeit darin, einen Plan zu entwerfen. Beginne also mit der Planung deiner Geschäftsreisen, indem du einen Reiseplan erstellst, der für künftige Reisen leicht wiederholt werden kann. Erstelle zuerst eine Liste mit allen Aufgaben, die du für die Planung erledigen musst, und mache daraus eine Checkliste. Ähnlich wie bei Projekten brauchst du für Geschäftsreisen einen Fahrplan, um alles erledigen zu können.

Du brauchst eine Starthilfe? Lade dir unsere Schritte zur Vorbereitung auf Geschäftsreisen herunter.

Einen Master-Reiseplan für Geschäftsreisen erstellen

Die Erstellung eines Standardreiseplans für Geschäftsreisen liegt oft in den Händen von Verwaltungs- oder Personalverantwortlichen, aber wenn du keinen erhältst, musst du dir einige wichtige Details notieren, z. B. Fahrtzeiten und -details, Reservierungs- und Bestätigungsnummern für die Reise, Adressen, Kontaktinformationen für Notfälle, Check-in- und Check-out-Zeiten für das Hotel, Details zum Tagesablauf (z. B. wann, wo und wie lange die Meetings stattfinden/ dauern) sowie Kontaktinformationen für die Personen, mit denen du dich treffen wirst.

Dies mag sehr aufwendig erscheinen, aber wenn du erst einmal einen Masterplan für Geschäftsreisen erstellt hast, lässt er sich leicht für deine nächste Reise anpassen. Wenn du mit einem Reisemanagementunternehmen wie GetGoing zusammenarbeitest, kannst du alle deine Reisepläne und Reisedokumente an einem Ort speichern, wodurch die Verwaltung deiner Geschäftsreisen kinderleicht ist.

Alle geschäftsreisebezogenen Dokumente an einem Ort speichern

Wie wir bereits erwähnt haben, werden bei der Zusammenarbeit mit einem Reisemanagementunternehmen alle geschäfts- und reisebezogenen Dokumente an einem Ort in der Web-App gespeichert, einschließlich wichtiger Kontaktinformationen für Reisende, Hotelinformationen, Notfallkontakte und einer Support-Telefonnummer, die du im Falle von Problemen anrufen kannst.

Wenn du deine Geschäftsreisen selbst und ohne die Unterstützung eines TMC buchst, solltest du eine Tabelle und einen gemeinsamen Drive für deine Reisepläne und Reiserouten einrichten. So kannst du leichter den Überblick behalten und sicherstellen, dass nichts vergessen wird.

Packen und Reiselisten: Listen sind das A und O

Wenn es an der Zeit ist, für deine Geschäftsreise zu packen, gibt es nichts Wichtigeres, als eine Liste mit allem, was du für deine Geschäftsreisepläne benötigst. Vor allem, wenn du regelmäßig auf Geschäftsreise bist. Du musst also eine Liste mit den Dingen erstellen, die du auf jeden Fall brauchst, z. B. deinen Reisepass oder Personalausweis, deinen Computer, eine Maus, einen Stift und ein Notizbuch oder deine Visitenkarten. Mit der Checkliste zur Vorbereitung deiner Geschäftsreise kannst du dir sicher sein, dass du nichts vergisst.

Extras

Extras können Dinge sein wie das Aufgeben von Gepäck, das Reisen in der Business Class, der Kauf einer Mahlzeit während des Fluges, das Abholen durch einen Fahrer und vieles mehr. Welche Extras erlaubt sind, kann von den Reiserichtlinien deines Unternehmens abhängen. Wenn du zum Beispiel ein Taxi statt einen Bus zum Flughafen nimmst, kann das je nach dem Budget, das dein Unternehmen für die Reise vorgesehen hat, erlaubt sein oder auch nicht. Erkundige dich also bei deine:r Travel Manager:in, deiner Personalabteilung oder deiner Büroleiter:in, was erlaubt ist und was nicht.

Nach Geschäftsreiseangeboten suchen

Bei der Organisierung deiner Geschäftsreisen ist die Suche nach Geschäftsreiseangeboten wahrscheinlich die wichtigste und zeitaufwändigste Aufgabe. Wenn dein Unternehmen noch nicht mit einem TMC zusammenarbeitet, kannst du anfragen, ob die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen für Geschäftsreisemanagementlösungen möglich ist, welches dir bei der Suche nach den besten (und günstigsten) Reiseangeboten helfen kann.

Weitere günstige Reisetipps für erprobte Geschäftsreisende sind:

  • Bei den Terminen flexibel bleiben
  • In der Mitte der Woche und nicht am Montag oder Freitag reisen
  • Eventuell über ein in der Vergangenheit günstiges Reiseziel zu deinem Endziel reisen
  • Billigflugoptionen wie RyanAir, EasyJet oder Vueling nutzen

Geschäftsreisen mit dem Flugzeug

Geschäftsreisen mit dem Flugzeug sind eine der schwierigsten Aufgaben bei der Buchung von Geschäftsreisen. Wie kannst du die bequemste und kürzeste Route finden, ohne viel Geld auszugeben? Es ist auch eine Gratwanderung zwischen der Zeit, die du für die Suche nach günstigen Flügen aufwendest, und dem Betrag, den du bezahlst, denn schließlich ist Zeit Geld, und du sollst deine Zeit ja nicht vergeuden, nur um etwas weniger auszugeben.

Es ist auch schwer zu wissen, ob Handgepäck bei Flugreisen ausreicht, ob es sich lohnt, Business oder First Class zu buchen (und ob dein Unternehmen das überhaupt gestattet). Du musst dich daher auf jeden Fall mit den Reiserichtlinien deines Unternehmens vertraut machen, damit du bei der Genehmigung deiner Reise keine bösen Überraschungen erlebst.

get going travel

Aufgegebenes oder nur Handgepäck: Genügt Dir auf Flugreisen “nur” Handgepäck?

Wirst du mit aufgegebenem oder nur mit Handgepäck reisen? Reicht dir bei Flugreisen die Handgepäckoption? Unsere Faustregel lautet: Stelle dir die folgenden Fragen, die dir bei der Entscheidung helfen können, ob Handgepäck ausreicht oder ob du die zusätzlichen Kosten für ein aufgegebenes Gepäckstück in Kauf nehmen solltest:

  • Ist dein Meeting formell oder informell? Wenn es sich um einen formellen Anlass handelt, solltest du einen Koffer aufgeben, damit dein Anzug oder deine Bluse nicht zerknittert.
  • Für wie viele Tage bist du unterwegs? Für 1 bis 4 Tage auf einer informellen Geschäftsreise reicht Handgepäck aus. Bei einer Reisedauer von mehr als 5 Tagen lohnt es sich auf jeden Fall, einen Koffer zu packen, oder wenn du auf deiner Reise mit kaltem Wetter oder unterschiedlichen Klimazonen zu tun hast.
  • Planst du zusätzliche Tage für Freizeitreisen oder Freizeit & Business zusammen? Wenn du zusätzliche Tage vor oder nach deiner Reise einplanst, solltest du vielleicht einen Badeanzug für den Strand oder das Spa einpacken oder ein paar zusätzliche Kleidungsstücke, die nicht unbedingt nach Geschäftsreise aussehen.
  • Was für eine Art von Reisende:r bist du? Wenn du zu den Reisenden gehörst, die ihre Regenstiefel und ihren Parka für den Fall einpacken wollen, dass es regnet, wenn sie nach Spanien reisen, wo es im Durchschnitt an nur 50 Tagen im Jahr regnet, dann solltest du vielleicht einen Koffer aufgeben. Wenn du der Reisetyp “Worst-Case-Szenario” bist, wird Handgepäck wahrscheinlich nie ausreichen.

Hotels für Geschäftsreisende

Die Wahl des richtigen Hotels für Geschäftsreisende ist keine leichte Entscheidung. Frühstück oder kein Frühstück? Welche Annehmlichkeiten müssen unbedingt vorhanden sein? Ist es besser, in der Nähe des Büros oder im Stadtzentrum zu wohnen? Solltest du ein bestimmtes Hotel wählen, nur weil eine Abholung vom Flughafen angeboten wird? Hier gibt es so viele Fragen, dass wir über die richtige Auswahl von Hotels für Geschäftsreisende einen eigenen Beitrag zusammenstellen werden. Bald mehr dazu.

Die richtigen Tools verwenden

Kayak, Skyscanner, Google Flights oder Hopper sind allesamt großartige Tools für deine täglichen Reisen, aber wenn es um Geschäftsreisen geht, solltest du dich an ein Unternehmen wie GetGoing Travel Management for Business wenden, welches dir hilft, deine Buchungsprozesse zu optimieren und zu rationalisieren. Je einfacher die Reiseplanung ist, desto weniger Zeit musst du mit der Planung verbringen und desto produktiver kannst du bei deiner täglichen Arbeit sein.

Prozesse überprüfen und verfeinern

Erstelle eine kurze Umfrage, die du an dein Team weiterleiten kannst, um den Verlauf von Reisen zu bewerten und festzustellen, ob die Ziele der jeweiligen Meetings erreicht wurden. Dies ist ein wichtiger Schritt, vor allem wenn es darum geht, zu entscheiden, ob du bestimmte Reisen in Zukunft unternehmen wirst oder nicht. Je häufiger du deine Ziele erreichst und je mehr deine Ziele von einer Reise abhängen, desto mehr macht es Sinn, zu verreisen.

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