Die meisten Unternehmen betrachten Reisekostenabrechnungen als lästige Pflicht, aber was ist, wenn sie in Wirklichkeit eine Goldgrube für Erkenntnisse sind? Wenn Sie verstehen, wie Sie Business Intelligence wie Reiseeinblicke und -berichte nutzen können, können Sie Wege finden, um Einsparungen zu erzielen, und sogar noch mehr: Reisedaten können Muster, Verhaltensweisen und Möglichkeiten aufdecken, die sich auf die Strategie Ihres Unternehmens und Budgetentscheidungen auswirken und sogar die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
Wir untersuchen den ungenutzten Wert von Reisedaten, worauf Sie in Ihren Reisekostenabrechnungen achten sollten und wie Sie diese Daten in verwertbare Erkenntnisse umwandeln können, die Ihre Prognosen, Ihre Geschäftsreisen und Ihre Ausgabenverwaltung verändern können.
Der ungenutzte Wert von Reisedaten
In einer Reisekostenabrechnung wie in einer Reise- und Spesenmanagement-Plattform wie GetGoing finden Sie Reisedaten, Kosten, Reiseziele, Anbieter, Kosten, Zweck, Reisen nach Abteilung und Reisenden sowie die Aufschlüsselung der Reisen nach Art (Flug, Bahn, Hotel, Auto). Außerdem finden Sie den prozentualen Anteil der vorab genehmigten Reisen, den prozentualen Anteil der genehmigten Vorab-Reiseanträge, den prozentualen Anteil der nach den Richtlinien gebuchten Reisen, den prozentualen Anteil der zur Genehmigung eingereichten Reisen, den prozentualen Anteil der genehmigten Reisen und den prozentualen Anteil der stornierten Reisen.
Diese Daten werden oft nicht oder nur unzureichend genutzt, obwohl sie einen wichtigen Beitrag dazu leisten können, Entscheidungen über Reiseausgaben und Budgetzuweisung zu treffen und aufzuzeigen, wie gut Ihr Team die Reiserichtlinien einhält und wie hoch der Prozentsatz der genehmigten Reisen ist. Wenn Sie wissen, wie gut sich Ihre Mitarbeiter an die Reiserichtlinien halten, können Sie die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung zu verbessern, wodurch Sie Geld sparen und Ihre Reisenden besser schützen können.
Was Reisekostenabrechnungen verraten können
- Ausgabentrends: Identifizierung von Bereichen mit hohen Kosten, häufigen Reisezielen und bevorzugten Anbietern.
- Einhaltung von Richtlinien: Erkennen Sie Muster für überhöhte Ausgaben oder die Nichteinhaltung von Richtlinien.
- Verhalten von Abteilungen: Vergleichen Sie die Reisegewohnheiten verschiedener Teams oder Funktionen.
- Verhandlungsmöglichkeiten mit Lieferanten: Nutzen Sie Daten, um mit Hotels, Fluggesellschaften oder Autovermietungen bessere Preise auszuhandeln.
- Einblicke in die Nachhaltigkeit: Verfolgen Sie den CO2-Fußabdruck und die Co2-Emissionen von Reisen und ermitteln Sie umweltfreundlichere Alternativen.
Verwandeln Sie Daten in umsetzbare Business Intelligence
Nachdem Sie sich die Erkenntnisse aus den Reiseberichten angesehen haben, besteht der nächste Schritt darin, diese Erkenntnisse in umsetzbare Schritte umzuwandeln. Mithilfe von Dashboards kann Ihr Unternehmen Muster im Reiseverhalten, bei den Ausgaben und bei der Einhaltung von Richtlinien über Abteilungen und Zeiträume hinweg besser visualisieren. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Sie häufig in eine bestimmte Region reisen, könnte dies mit dem Umsatzwachstum in dieser Region korrelieren, was Ihnen helfen kann, strategisch in diesen Markt zu investieren.
Ähnlich verhält es sich, wenn Sie feststellen, dass die Ausgaben für Last-Minute-Buchungen regelmäßig zu hoch sind. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Richtlinien anzupassen oder Mitarbeiterschulungen durchzuführen, um die Bedeutung der Einhaltung der Reiserichtlinien zu verdeutlichen. Oder wenn die Reiseausgaben außer Kontrolle geraten, können Sie den Umstieg auf virtuelle Meetings erwägen. Wenn Sie Reisekostendaten als strategisches Gut behandeln, können Sie Finanzkontrolleure und Entscheidungsträger in die Lage versetzen, Budgets zu optimieren, die betriebliche Effizienz zu verbessern und Reisepraktiken besser auf die Unternehmensziele abzustimmen.
8 Tipps, um von dieser Intelligenz zu profitieren
- Machen Sie Nachhaltigkeit und ESG zu einem Teil Ihrer allgemeinen Geschäftsziele – Reisedaten können die Umweltberichterstattung und verantwortungsvolle Reiserichtlinien unterstützen.
- Standardisieren Sie Ausgabenkategorien und Pflichtfelder für den Reisezweck
- Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung, Reisemanagern und Datenanalysten, um die wichtigsten KPIs und deren Interpretation zu ermitteln.
- Verwenden Sie eine T&E-Plattform wie GetGoing, um Reisekostendaten besser zu verfolgen und zu analysieren.
- Behandeln Sie Reisekostendaten als strategische Ressource und nicht als einfache Back-Office-Aufgabe
- Hinter jeder Quittung steckt eine Wahrheit: Reisekosten spiegeln Geschäftsprioritäten, Mitarbeiterverhalten und betriebliche Ineffizienzen wider.
- Gehen Sie von reaktiv zu proaktiv über: Anstatt die Ausgaben nur zu genehmigen, nutzen Sie sie für Prognosen und Optimierungen.
- Führen Sie ein datengesteuertes Reisemanagement ein, indem Sie Reiseentscheidungen mit den allgemeinen Geschäftszielen abstimmen.
Das Geheimnis hinter der Reisekostenabrechnung
Reisekostenabrechnungen sind ein strategischer Vorteil, mit dem Sie Ihre Geschäftsergebnisse und die Effektivität Ihrer Geschäftsreisen verbessern und wertvolle Erkenntnisse gewinnen können, die sich auf die Budgetierung, die Richtlinien, die Nachhaltigkeit und sogar auf die Erfahrung der Mitarbeiter auswirken. Durch den Einsatz der richtigen Tools und die Förderung der teamübergreifenden Zusammenarbeit können Unternehmen die alltäglichen Reisekosten in intelligentere Entscheidungen umwandeln, die einen messbaren Einfluss auf die Unternehmensziele haben.
Betrachten Sie Ihre Reisedaten mit neuen Augen und fangen Sie an, sie nach strategischen Erkenntnissen zu durchsuchen, indem Sie nicht darüber nachdenken, was ausgegeben wurde, sondern vielmehr darüber, was aus den Ausgaben gelernt werden kann.