In der modernen globalen Welt sind Geschäftsreisen zu einem festen Bestandteil des Berufslebens geworden. Veränderte Umstände haben uns jedoch dazu veranlasst, die Notwendigkeit und Rentabilität häufiger Geschäftsreisen neu zu bewerten. Umstände wie die Pandemie haben dazu geführt, dass wir häufige Reisen hinterfragen, und sie haben weitere positive Veränderungen in der Geschäftswelt mit sich gebracht. Dazu gehört die Möglichkeit, remote zu arbeiten und zu entscheiden, ob man zoomen will oder nicht. Viele Arbeitgeber:innen und Kund:innen werden es sich zweimal überlegen, bevor sie ihre Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen schicken, die sich leicht durch einen Zoom-Anruf ersetzen lassen.
Mit Videokonferenzen kannst du dich von langen Wartezeiten auf Flughäfen, hohen Übernachtungskosten und Jetlag verabschieden. Doch nicht jedes Meeting lässt sich ohne weiteres virtuell abhalten. Am Ende dieses Artikels findest du eine zusätzliche Infografik, die dir die Entscheidungsfindung noch leichter macht. Lies weiter, um mehr zu erfahren.
Die Bedeutung des persönlichen Kontakts
Eines haben wir alle aus der Pandemie gelernt: Es gibt nichts, was ein persönliches Gespräch ersetzen kann. Ganz gleich, ob es darum geht, ein Geschäft abzuschließen oder sich zum ersten Mal zu treffen, durch menschliche Interaktion entsteht eine Bindung, die sich nicht über einen Videoanruf übertragen lässt. In einigen Ländern wie den Vereinigten Arabischen Emiraten, Indien, China und Nigeria muss man eine persönliche Beziehung aufbauen, sei es beim Golfspielen oder bei mehreren gemeinsamen Mahlzeiten, bevor man eine Geschäftsbeziehung aufbauen kann. Und diese Beziehung lässt sich nicht so einfach hinter einem Bildschirm aufbauen. Hier erfährst du mehr über Business-Etikette.
Wenn diese Verbindung erst einmal hergestellt ist und ihr bereits seit einiger Zeit geschäftlich miteinander zu tun habt, kann es in Ordnung sein (sogar in den oben genannten Ländern), Videokonferenzen zu nutzen. Zu Beginn des Zoom-Calls solltest du jedoch zunächst über familiäre und persönliche Angelegenheiten sprechen, bevor du direkt zum Geschäftlichen übergehst. Es ist hilfreich, die persönlichen Informationen, die du bei persönlichen Treffen zusammengestellt hast, zu nutzen.
Wenn es um bestimmte geschäftliche Fragen oder heikle Angelegenheiten geht, wie z. B. Vertragsverhandlungen und andere schwierige Themen, ist es ratsam, sich persönlich zu treffen, da diese Art von Angelegenheiten oft am besten persönlich besprochen werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Das Gleiche gilt für Besprechungen, bei denen eine große Anzahl an Personen teilnimmt, insbesondere für interne Besprechungen. Bei geschäftlichen Besprechungen, die ein Brainstorming und kreative Meetings erfordern, geht nichts über die Kraft, die Menschen in einem Raum zusammenzubringen, um innovativ und kreativ zu sein.
Großgruppentreffen und Nachhaltigkeit
Bei Besprechungen mit einer großen internationalen Gruppe, bei denen die Teilnehmer:innen aus der ganzen Welt anreisen müssen, ist ein persönliches Treffen vielleicht die produktivste Methode. Auf diese Weise kann dein Team besser mit den kulturellen Unterschieden umgehen und ist oft produktiver. Bei einem Team, das sich in der Nähe befindet, kann die Anreise mit dem Zug natürlich ein guter Kompromiss sein, da sie umweltfreundlicher ist, aber dennoch ein einfaches Zusammentreffen der Teilnehmer:innen ermöglicht, ohne viel zusätzliche Wartezeit am Flughafen zu vergeuden.
Zeiteffizienz
Zeit ist das A und O, und gerade in der hektischen Geschäftswelt ist es wichtig, sich seine Zeit gut einzuteilen. Unsere Empfehlung: Wenn die Reisezeit vergleichbar oder kürzer ist als die Dauer deines Meetings, kann es sich lohnen, zu reisen.
Stelle dir vor, du bist in Barcelona und hast eine Besprechung in Madrid. Dann könnte es sich lohnen, in einen Schnellzug zu steigen und eine ganztägige Besprechung abzuhalten. Du kannst das W-LAN im Zug nutzen, um während der Reise zu arbeiten, und du kannst eine ganztägige Besprechung abhalten und dann sogar rechtzeitig zum Abendessen wieder zuhause sein (denk daran, dass die Spanier spät essen). Wenn es sich nur um eine mehrstündige Besprechung handelt, solltest du vielleicht zu Hause bleiben und dich virtuell verbinden.
Kostenfaktoren
Geschäftsreisen können schnell teuer werden, so dass bei der Entscheidung, ob reisen solltest oder nicht, Kostenerwägungen mit Sicherheit im Vordergrund stehen werden. Wenn du über ein entsprechendes Budget verfügst, kann es sich lohnen zu reisen. Wenn das Geld knapp ist, dann ist Zoom vielleicht die beste Option.
Wohlbefinden, Gesundheit und Sicherheit
Gesundheit und Sicherheit sind wichtige Faktoren bei der Entscheidung für oder gegen eine Reise. Nach der Pandemie sind die Menschen vorsichtiger, wenn es darum geht, in Hochrisikogebiete zu reisen, und überlegen es sich vielleicht zweimal, bevor sie an ein Ziel reisen, an dem in letzter Zeit COVID ausgebrochen ist. Die Sicherheit und Gesundheit deiner Mitarbeitenden ist Teil der Fürsorgepflicht deines Unternehmens und sollte daher bei der Entscheidung, ob eine Reise notwendig ist oder nicht, eine wichtige Rolle spielen. Außerdem können häufige Geschäftsreisen deine Mitarbeitenden aufgrund von Schlafmangel und Jetlag zusätzlich belasten, so dass du Wege finden solltest, um notwendige Reisen mit virtuellen Meetings auszugleichen.
Analyse, ob du zoomen solltest oder nicht
Nachdem du alle Vor- und Nachteile von Geschäftsreisen im Vergleich zu Zoom-Meetings abgewogen hast, solltest du dir auch die Zeit nehmen, die spezifischen Ziele der Reisen zu bewerten und zu prüfen, ob ein persönliches Meeting notwendig ist, um diese Ziele zu erreichen. Wäge die finanziellen Aspekte sowie die Zeit- und Umweltkosten gegen den potenziellen Nutzen und die Rentabilität der Reisen ab. Du solltest auch darüber nachdenken, wie sich eine Geschäftsreise auf das Wohlbefinden deiner Mitarbeitenden auswirken könnte, einschließlich des Familienlebens und der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Die Entscheidung, ob eine Geschäftsreise sinnvoll ist oder nicht, ist vielschichtig und sollte daher sorgfältig abgewogen werden. Neben den zahlreichen Vorteilen, die ein persönlicher Kontakt für die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden hat (vor allem bei der Arbeit im Home Office), bieten Reisen auch viele geschäftliche Möglichkeiten. Natürlich gibt es auch einige Nachteile wie Kosten, gesundheitliche Bedenken und die Auswirkungen auf die Umwelt. Letztendlich liegt der Trick bei der Entscheidung für oder gegen eine Reise darin, ein Gleichgewicht zwischen den Vorteilen und den Nachteilen zu finden. Darüber hinaus ist es wichtig, die Ziele des Unternehmens zu berücksichtigen. All diese Faktoren zusammengenommen können dir helfen, besser informierte Entscheidungen über Geschäftsreisen zu treffen.
Und das war noch nicht alles! Verfolge die nachstehende Reise, um weitere Unterstützung bei der Entscheidungsfindung zu erhalten.
