Unternehmen haben regelmäßig Ausgaben für Geschäftsreisen und laufende Geschäftskosten. Diese Ausgaben sind ein wichtiger Teil eines erfolgreichen Unternehmens, sei es für den täglichen Betrieb oder um die strategischen Ziele des Unternehmens durch Geschäftsreisen voranzutreiben. Das Tracking, Verwalten und Prüfen dieser Ausgaben ist grundlegend, um potenzielle Verluste zu vermeiden.
Deshalb sollten alle Unternehmen auf Betrug bei Reisekostenabrechnungen achten. Warum? Weil es den Gewinn und den Ruf deines Unternehmens erheblich schmälern kann. Wir werden uns ansehen, was Reisekostenbetrug ist und einige wichtige Tipps zur Vermeidung geben.
Was sind T&E-Ausgaben?
Reisekosten und Geschäftsausgaben sind Kosten, die mit einer arbeitsbezogenen Reise verbunden sind. Das kann ein Abendessen mit Kunden, Handyservice, Teamevents, eine Taxifahrt oder ein Kaffee sein. Andere Ausgaben während einer arbeitsbezogenen Reise sind Flugtickets, Unterkunft und Mietwagen.
Der Mitarbeiter reserviert in der Regel selbst (oder jemand reserviert für ihn) und bezahlt dann mit einer virtuellen Zahlung, einer persönlichen Kreditkarte oder einer Firmenkarte. Je nach System, das dein Unternehmen für die Buchung von Geschäftsreisen verwendet, sei es eine Reise Verwaltungsplattform oder einzelne OTAs oder Firmenreiseagenturen, kann die Abrechnung der Ausgaben unterschiedlich sein. Sobald der Mitarbeiter die Spesenabrechnungen einreicht, wird der Arbeitgeber ihn per Banküberweisung oder direkt mit dem nächsten Gehaltsscheck erstatten.
Was du über Betrug bei Reisekostenabrechnungen wissen musst:
Die Gefahr von Betrug bei Reisekostenabrechnungen besteht immer, sei es durch gefälschte Belege, persönliche Ausgaben, die als Geschäftsausgaben gemeldet werden, oder wenn jemand dieselben Erstattungsanträge mehrmals einreicht. Schauen wir uns einige der damit verbundenen Risiken an.
Der Finanzieller Einfluss
Betrügerische Spesenabrechnungen können zu erheblichen Verlusten für ein Unternehmen führen. Selbst scheinbar kleine betrügerische Ansprüche können sich langsam summieren und das Gesamtbudget und die Rentabilität beeinträchtigen.
Der Ruf
Betrug bei Spesenabrechnungen kann das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden, Partnern oder Investoren untergraben. Menschen wollen mit zuverlässigen Unternehmen zusammenarbeiten, und Unternehmen, die regelmäßig betrogen werden, könnten als weniger seriös angesehen und als fragwürdig eingestuft werden.
Compliance und rechtliche Probleme
Es ist gesetzlich vorgeschrieben, genaue Finanzaufzeichnungen zu führen, und wenn Unternehmen nicht vorsichtig sind, kann Betrug bei Spesenabrechnungen zu Unstimmigkeiten führen, die rechtliche und regulatorische Probleme verursachen.
Mitarbeitermoral
Fairness, Integrität und Transparenz sind wichtige Werte für alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Wenn Mitarbeiter sehen, dass ihre Kollegen Betrug begehen und ungestraft davonkommen, kann dies ihre Moral schwächen und möglicherweise sogar die Produktivität beeinträchtigen.
Betriebliche Effizienz
Das Erkennen und Bekämpfen von Betrug bei Spesenabrechnungen erfordert Zeit und Ressourcen. Durch die Vermeidung von Betrug können Unternehmen ihre Bemühungen auf produktivere Aktivitäten konzentrieren, die tatsächlich ihren Gewinn steigern.
Die häufigsten Arten von Betrug bei Reisekostenabrechnungen
Ähnlich wie bei Datenbetrug ist es einfacher, ihn zu verhindern, als die Auswirkungen danach zu mildern. Es ist wichtig, Bereiche zu identifizieren, die anfälliger für Betrug sind, wie Konferenzanmeldungen, Geschäftsessen, Hotels, Transport und Kilometerabrechnungen.
Hier sind einige der häufigsten Spesenbetrügereien, auf die Unternehmen achten sollten:
Warnsignale
Achte auf Warnsignale wie Erstattungsanträge für stornierte Reisen oder mehrfache Erstattungsanträge für dieselbe Reise. Du solltest auch auf ungewöhnliche Reisemuster achten, wie z.B. Personen, die in kurzer Zeit zu vielen Orten reisen. Es wird empfohlen, dass Geschäftsinhaber und Finanzabteilungen auf identische Ausgaben achten, die von mehreren Mitarbeitern geltend gemacht werden, da dies auf eine Zusammenarbeit bei betrügerischen Aktivitäten hinweisen könnte.
Best-Practice zur Vermeidung von Spesenbetrug
Eine robuste T&E-Richtlinie
Eine der besten Methoden zur Vermeidung von Spesenbetrug ist eine klare und umfassende Reise- und Spesenrichtlinie, die sicherstellt, dass genehmigte Ausgaben klar aufgeführt sind und alle Mitarbeiter ihre Vorteile kennen. Überprüfe und aktualisiere die Richtlinien regelmäßig, um Änderungen, Inflation und sicherzustellen, dass die Richtlinien auf dem neuesten Stand sind.
Klare Verfahren zur Einreichung von Spesenabrechnungen
Stelle sicher, dass die Richtlinien klar sind, damit originale und detaillierte Belege vorgelegt werden, und die Mitarbeiter wissen, was sie tun müssen, um eine Spesenabrechnung einzureichen. Stelle sicher, dass du klare Prozesse für die Einreichung von originalen, detaillierten Belegen für alle Spesenabrechnungen hast.
Automatisierte Lösungen
Nutze Spesenmanagement-Software wie GetGoing, um die Spesenabrechnung zu vereinfachen und zu überwachen, und um das Nachverfolgen, Abgleichen und Berichten von Ausgaben so einfach wie möglich zu machen. Dies wird helfen, Unstimmigkeiten leichter zu erkennen.
Zweistufiger Genehmigungsprozess
Setze mehrstufige Genehmigungsabläufe durch, um unbefugte Ansprüche zu minimieren. Das bedeutet, dass vor der Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen Genehmigungsabläufe vorhanden sind, um sicherzustellen, dass diese Ausgaben gerechtfertigt sind. Sobald genehmigt, können die Reisenden dann buchen. Wenn die Reisenden unterwegs sind, können sie Belege hochladen, sie nachverfolgen und in einen Spesenbericht hochladen, um die Genehmigung zu erhalten. Mit einer automatisierten Plattform werden Ausgaben leicht genehmigt oder abgelehnt.
Regelmäßige Audits
Führe jährliche Prüfungen der Reise- und Spesenerstattungen durch, um Betrug zu erkennen und zu verhindern. Dies hilft, alles im Griff zu behalten und das Betrugsrisiko zu verringern.
Mitarbeiterschulung und Bewusstsein
Führe regelmäßige Schulungsprogramme durch, um Mitarbeiter über Spesenbetrug und Präventionstechniken aufzuklären. Fördere eine Kultur, in der die Einhaltung der Spesenrichtlinien erwartet und belohnt wird.
Zusammenfassung, was du über die Vermeidung von Betrug bei Reisekostenabrechnungen wissen musst
Die Vermeidung von Reisekostenbetrug ist entscheidend, um eine effektive Nutzung der Ressourcen, Vertrauen und Compliance sowie die Fähigkeit, ein faires und positives Arbeitsumfeld zu fördern, sicherzustellen. Wir haben einige der besten Praktiken, Risiken und Anzeichen betrachtet, die dir helfen können, festzustellen, ob dein Unternehmen von Spesenbetrug betroffen ist. Die Zusammenarbeit mit einer T&E-Managementplattform kann dir helfen, deine Reisen und Ausgaben besser im Blick zu behalten.
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