Eine Studie von BCD Travel über Zahlungs- und Spesenprozesse hat gezeigt, dass das Thema für Reiseprogramme immer wichtiger wird. Virtuelle Karten und Zahlungen sind zwar komplex, aber genau deshalb ist es wichtig, zu verstehen, was virtuelle Kartenzahlungen sind und wie sie dabei helfen können, Spesenabrechnungen zu vereinfachen.
In diesem Artikel erklären wir dir, was virtuelle Karten und virtuelle Zahlungsadressen (VPAs) sind und was das für dein Unternehmen bedeutet. Denn am Ende geht’s beim Optimieren von Reisen und Ausgaben darum, Geld zu sparen, den Aufwand für T&E-Management zu minimieren und die Mitarbeitenden zufriedenzustellen.
Was ist eine VPA?
VPA, oder Virtuelle Zahlungsautomatisierung genannt, ist eine Zahlungsmethode, bei der virtuelle Kreditkarten einmalig für Online-Zahlungen zur Verfügung gestellt werden. Diese Methode gilt als sicherer, da die Karten genau für den Betrag der jeweiligen Buchung und Transaktion eingerichtet werden können. Virtuelle Karten werden von den Banken der Kunden über einen Zahlungsanbieter wie Conferma bereitgestellt.
Was ist eine virtuelle Karte und was sind virtuelle Zahlungen?
Virtuelle Kreditkarten sind im Grunde digitale Versionen einer physischen Kredit- oder Debitkarte. Diese Kredit- oder Debitkarten sind mit einem Bankkonto oder Kreditkartenkonto verknüpft. Man kann sie in der Reiseverwaltungs-App verwenden, um sich keine Gedanken über Rückerstattungen machen zu müssen, und für andere Online-Käufe oder kontaktlose Transaktionen. Eine virtuelle Karte existiert nur in digitaler Form und verfügt weder über einen Magnetstreifen noch über einen Chip, um Transaktionen wie eine physische Karte abzuwickeln.
Virtuelle Zahlungen sind digitale Transaktionen, die ohne physische Zahlungsmittel wie Bargeld oder Plastikkarten erfolgen. Stattdessen werden digitale Tools wie virtuelle Karten, digitale Wallets und Online-Zahlungssysteme genutzt. Diese Zahlungen bieten sichere, nachverfolgbare und oft kontaktlose Zahlungsmöglichkeiten. Virtuelle Zahlungen können Unternehmen außerdem helfen, Ausgaben zu kontrollieren und den Zahlungsprozess zu vereinfachen, da sie in Buchhaltungs- oder Ausgabenmanagement-Tools integriert werden können, um die Nachverfolgung und Berichterstattung zu optimieren.
Virtuelle Zahlungen erfolgen mit einer einzigartigen, zufällig generierten Kartennummer, einem Ablaufdatum und einem Sicherheitscode (CVV). Das hilft nicht nur, Kreditkartenbetrug zu vermeiden, sondern erleichtert auch die Verwaltung des Kreditkartenzugriffs und die Kontrolle der Ausgaben.
Wusstest du schon?
Virtuelle Karten werden zentral abgerechnet. Das bedeutet, sie sind nicht einzelnen Karteninhabern zugewiesen, sondern der gesamten Firma. Dein Unternehmen entscheidet, wer das Recht hat, diese Karten zu nutzen und wie viel für bestimmte Buchungen und Käufe zugewiesen wird.
Wie funktionieren virtuelle Karten bei Reisebuchungen?
Wichtige Eigenschaften von virtuellen Karten
Schauen wir uns mal die wichtigsten Eigenschaften von virtuellen Karten genauer an.
Zentral abgerechnet
Die Karten werden nicht einzelnen Personen zugewiesen, sondern gehören deinem Unternehmen insgesamt. So kannst du entscheiden, wer die virtuelle Karte nutzen darf, festlegen, wie die Karte verwendet werden soll, und die Karte mit weiteren Einstellungen konfigurieren.
Ausgaben leichter kontrollieren
Virtuelle Kreditkarten (VCCs) können auf bestimmte Reisebuchungen beschränkt werden und lassen sich sogar auf bestimmte Beträge und Limits festlegen, was die Ausgabenkontrolle erleichtert. Es können auch bestimmte Gültigkeitszeiträume und Währungen festgelegt werden. Das gibt dir eine bessere Kontrolle über die Reisekosten, weil du Zahlungen vom selben Konto verwalten und nachverfolgen kannst, selbst wenn dein Unternehmen mehrere virtuelle Kartennutzer hat.
Sicher und flexibel
Die Details der virtuellen Kreditkarte werden automatisch generiert und kurz nach der Nutzung wieder geschlossen, sodass das Betrugsrisiko gering ist. Und wenn du den ganzen Tag über viele verschiedene Zahlungen abwickelst, macht das den gesamten Prozess einfacher und reibungsloser für dich und dein Team.
Wie virtuelle Karten das Travel- und Expense-Management (T&E) verbessern können
Virtuelle Karten sind super, um den Prozess fürs Buchen, Nachverfolgen und Kontrollieren von Ausgaben zu vereinfachen. Schauen wir uns an, wie das funktioniert.
1. Einfacheres Nachverfolgen von Ausgaben
Wenn die Ausgaben zentral verfolgt werden, können die Finanzteams die Transaktionen in Echtzeit besser im Blick behalten. Wenn du einer bestimmten Person, einem Projekt oder einer Abteilung eine virtuelle Karte zuweist, kannst du die Ausgaben besser kontrollieren: Was wurde ausgegeben, wo und für welchen Zweck? Das macht die Abstimmung und Prüfung für das ganze Finanzteam einfacher.
2. Integration mit T&E-Software
Viele virtuelle Karten lassen sich in deine T&E-Software integrieren, wodurch die Ausgabedaten ganz einfach von der virtuellen Karte in deine Spesenmanagement-Plattform importiert werden können. So erhalten Finanzcontroller und die Finanzteams insgesamt einen einfachen Einblick in die Ausgabentrends und -muster für das Finanzreporting. Das bedeutet, dass Zahlungen problemlos mit zentraler Abrechnung gehandhabt werden können.
3. Schnellere Rückerstattungen und weniger Verwaltungsaufwand
Virtuelle Karten können deinem Unternehmen auch helfen, den zusätzlichen Schritt der Rückerstattung von Reise- und Geschäftsausgaben zu beseitigen, da Mitarbeitende keine Ausgabenanträge mehr stellen müssen. Die VCCs sind mit Unternehmenskonten und nicht mit persönlichen Konten verknüpft. Das erleichtert die Buchhaltung und Genehmigungen und minimiert den Verwaltungsaufwand bei Rückerstattungen dank der Automatisierung.
4. Bessere Kontrolle
Wenn jemand Reisen buchen oder etwas für die Arbeit kaufen muss, können Unternehmen virtuelle Karten mit festgelegten Limits ausstellen. So können die Firmen ihre Ausgaben genau kontrollieren und überwachen. Das hilft auch, die Ausgaben für bestimmte Reisen und Käufe zu steuern und Überausgaben zu vermeiden.
5. Vereinfachtes Reisemanagement
Virtuelle Karten können das Reisemanagement beim Buchen einfacher machen, indem du Zugriff auf Buchungen erhältst, einen reibungslosen Zahlungsfluss schaffst und Effizienz sowie Einsparungen förderst.
6. Zufriedenheit der Mitarbeitenden
Nicht nur deine Finanzteams werden mit einer einfacheren Möglichkeit zur Verwaltung der Reisekosten und Ausgaben der Mitarbeiter zufriedener sein, sondern auch Reisende und andere Mitarbeiter werden sich freuen, weniger Zeit mit Ausgaben zu verbringen und mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben. Mit virtuellen Zahlungen sagst du Adieu zu Spesenabrechnungen und gibst deinen schon beschäftigten Mitarbeitern Zeit zurück.
Warum sollte dein Unternehmen sich für eine virtuelle Visitenkarte entscheiden?
Virtuelle Geschäftskarten sind super praktisch, weil sie die Kontrolle erleichtern, die Sicherheit erhöhen und Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben des Unternehmens bieten. Das macht es sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Finanzteams effizient.
Wenn du bereit bist, VPA bei GetGoing zu nutzen oder wissen möchtest, wie du anfangen kannst,