Digitales Reisespesenmanagement für KMUs

Reisespesenmanagement ist ein Thema, das viele Unternehmen im Blick haben, aber oft sind sie unsicher, wie sie es am besten angehen sollen. Reicht eine digitale Lösung aus, um alle Reise- und Spesenthemen abzudecken oder sind eure Anforderungen komplexer und ihr braucht eine maßgeschneiderte Lösung?

In diesem Artikel erfährst du, wie du digitale Reisekostenverwaltung optimal nutzen kannst und was der Unterschied zu einer individuelleren Lösung ist – so kannst du die richtige Entscheidung für dein KMU treffen. Lies weiter, um mehr zu erfahren!

Digitale Reisekostenverwaltung

Mit einer benutzerfreundlichen All-in-One-Plattform wie GetGoing ermöglicht digitale Reise- und Spesenverwaltung, alle T&E-Aufgaben an einem Ort zu erledigen – das heißt, du kannst deine Reisebuchungen verwalten und Ausgaben ganz einfach per App kontrollieren.

Reisende müssen sich keine Sorgen mehr machen, Belege zu verlieren, da sie diese unterwegs in die Plattform hochladen können. Teamleiter und die Finanzabteilung können Ausgabenanträge unkompliziert von allen Geräten aus genehmigen und verwalten.

Digitale Lösungen sind meist nutzerfreundlicher und effizienter für kleine Unternehmen, die oft multitaskingfähig sein müssen und eine schnelle, einfache Lösung brauchen, um alles im Griff zu haben. KMUs möchten idealerweise weg von komplexen Reisemanagement-Programmen, die zu aufwendig und individuell sind und viel Zeit für Einrichtung und Anpassung beanspruchen.

Die Vorteile der digitalen Verwaltung von Reisen & Ausgaben

Schneller

Digitale Lösungen sind oft schneller, weil man alles an einem Ort erledigen kann und nicht mehr das Internet nach den besten Reiseangeboten durchforsten muss – die besten Deals sind direkt integriert. Für Reisende heißt das einfach nur: Einloggen, die Reise buchen, zur Genehmigung einreichen und unterwegs die Ausgaben direkt per Handy hochladen. Wer regelmäßige Bürokosten verwalten muss, kann Belege einfach vom Laptop oder Handy aus scannen und einreichen.

Für Genehmigende oder diejenigen, die die digitale Lösung aussuchen, ist es genauso einfach: Reiserichtlinien automatisieren, Reise- und Spesenanfragen genehmigen und den Rest überlassen.

Und noch ein Vorteil: Es gibt keine lange Implementierungszeit. Du kannst einfach eine Demo vereinbaren, deine Reiserichtlinie, Nutzerrechte und Genehmigungsprozesse festlegen, und schon kannst du loslegen.

Mehr Übersicht und weniger Stress fürs Team

Eine zentrale Plattform für das Reisespesenmanagement ist essentiell, da klare Abläufe deinem Team helfen, den Überblick über Reise- und Kostengenehmigungen zu behalten. Je besser alles organisiert ist, desto weniger Zeit muss in manuelle Genehmigungen investiert werden. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die oft wenig Ressourcen haben, bietet eine All-in-One-Lösung die nötige Effizienz, um Geschäftsreisen und Ausgabenmanagement bequem zu erledigen.

Ausgaben in Echtzeit verwalten

Ausgaben in Echtzeit zu verwalten ist wichtig, weil du so Limits setzen und sicherstellen kannst, dass Reisende ihr Budget nicht überschreiten. Außerdem kannst du realistischere Prognosen zum Einhalten des Budgets machen, Reisekosten besser im Blick behalten und unterwegs Optimierungen finden. Echtzeit-Ausgabenverwaltung hilft dir, realistischere Budgetvorhersagen zu treffen und die Kontrolle zu behalten.

Die Nachteile komplexer Lösungen für KMUs

Komplexe Lösungen sind für KMUs oft nicht ideal, weil sie Anpassungen erfordern und die Lösungen eher fragmentiert sind. Statt alles an einem Ort zu haben, gibt es vielleicht eine separate Lösung für Ausgaben, eine andere für die Reisebuchung und noch eine für digitale Zahlungen usw. Eine fragmentierte Lösung ist in einem KMU, wo oft nur wenige Mitarbeiter alles im Blick haben, möglicherweise nicht die beste Wahl.

All-in-One vs. Personalisierung

Personalisierung

Personalisierung ist eher etwas für größere Unternehmen mit speziellen Anforderungen im Reise- und Spesenmanagement. Hier erstellt ein Reisebüro oder eine Travel Management Company (TMC) ein Programm, das passgenau auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. Der erste Schritt ist die Suche nach einem TMC, das die Anforderungen analysiert und eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt. Die Implementierung kann dabei 3 bis 6 Monate dauern – und das Ganze ist meist mit höheren Kosten verbunden.

Für größere Unternehmen mit komplexen Reiseprogrammen und vielen Ausgaben ist ein maßgeschneidertes Programm nicht nur notwendig, sondern sorgt auch dafür, dass du und deine Reisenden die ganze Unterstützung bekommst, die ihr braucht. Allerdings gibt es einen Haken: Reise- und Ausgabenmanagement werden meistens von verschiedenen Anbietern betrieben, die zusammenarbeiten, um die nötigen Services zu bieten. Das bedeutet jedoch verschiedene Apps, unterschiedliche Preise und Verträge sowie unterschiedliche Rechnungen.

Nachteil: Ineffizienz

Manuelle Prozesse sind ineffizient, zeitaufwendig und können zu Engpässen in der Kommunikation zwischen den Abteilungen führen. Das bedeutet verlorene Zeit, die besser für umsatzgenerierende Tätigkeiten genutzt werden könnte. Wenn die Reiserechtslinie zu kompliziert ist, bedeutet das oft, dass Mitarbeiter mehr für Reisen ausgeben, als eigentlich erlaubt ist. Und wenn die Genehmigenden nicht darauf achten, kann es passieren, dass eine Reise genehmigt wird, die nicht den Richtlinien entspricht.

Das führt zu mehr manuellen Prozessen und Ineffizienzen. Üblicherweise übernehmen Mitarbeiter die geschäftsbezogenen Spesen, und das Reisebüro oder die Finanzabteilung kümmert sich darum, diese Spesen zu sammeln, zu erfassen und zu überwachen, um den Überblick zu behalten. So werden die Ausgaben fortlaufend dokumentiert und kontrolliert, damit das Unternehmen im Budget bleibt.