Geschäftsreisen sind entscheidend, um deine Geschäftsziele voranzutreiben und sicherzustellen, dass deine Kunden und Partner sich wertgeschätzt fühlen. Konferenzen, Workshops und persönliche Veranstaltungen helfen dabei, dein Team zu schulen, sie auf dem neuesten Stand der Branchentrends zu halten und Networking zu ermöglichen. Ein persönliches Treffen kann den Unterschied zwischen einem abgeschlossenen Deal und einem geplatzten Deal ausmachen und deine Kollegen fühlen sich als integraler Bestandteil des Unternehmenserfolgs.
Allerdings werden die Spesen und Ausgaben auf Geschäftsreisen oft übersehen. Transaktionsgebühren, Änderungsgebühren, Nebenspesen und Ähnliches können dein gesamtes Reisebudget beeinflussen. Wenn diese Spesen nicht richtig in dein Geschäftsreise Budget eingerechnet werden, könntest du am Ende mehr ausgeben als geplant.
Dieser Artikel wird dir einige versteckte Spesen aufzeigen und Strategien bieten, um sie besser zu verwalten, zu kontrollieren und zu reduzieren.
Versteckte Spesen bei Geschäftsreisen – was du über versteckte Kosten wissen musst
Was sind versteckte Spesen?
Versteckte Spesen sind Ausgaben, die nicht sofort sichtbar oder im Geschäftsbudget enthalten sind. Sie entstehen oft durch Ineffizienzen, Übersehenes oder unerwartete Ereignisse, was sie schwer zu erkennen oder einzuplanen macht. Diese Spesen können von ungeplanten Nebenspesen während der Reise, Reiseunterbrechungen oder -stornierungen reichen und führen oft zu übersehenen Verlusten.
Transaktionsgebühren
Transaktionsgebühren können entstehen, wenn du eine Firmenkreditkarte außerhalb des Währungsgebiets verwendest oder Gebühren anfallen, wenn du Flüge, Hotels oder Mietwagen bei Drittanbietern reserviert. Oftmals, wenn du international vor Ort einkaufst, kann dein Kreditkartenanbieter Gebühren für die Währungsumrechnung erheben. Wenn diese nicht richtig eingeplant werden und es eine hohe Rate an internationalen Reisen gibt, können sich diese Gebühren schnell summieren.
Stornierungs- und Änderungsgebühren
Es ist ganz natürlich, dass sich Reisepläne ändern können. Wenn du kein flexibles Ticket buchst, können diese Änderungsgebühren wirklich dein Budget belasten und Last-Minute-Änderungen können die Ausgaben dramatisch erhöhen.
Profi-Tipp
Eine gute Möglichkeit, Stornierungs- und Änderungsgebühren zu vermeiden, ist die Buchung über eine Reiseverwaltungsplattform wie GetGoing, bei der du deinen Flug basierend auf dem benötigten Maß an Flexibilität auswählen kannst. Mehr Flexibilität bedeutet weniger verschwendetes Geld.
Mahlzeiten und Nebenspesen
Natürlich sollten Mahlzeiten in dein Reisebudget eingeplant werden, aber was ist mit Nebensätzen wie Snacks, Getränke, Trinkgelder, persönliche Wäsche bei längeren Reisen, Parkgebühren, Telefongebühren, Internetzugang und Ähnlichem? Es ist schwer, diese einzuplanen, weshalb es eine gute Idee ist, Nebenspesen in dein Gesamtbudget einzubeziehen.
Transportspesen
Du kannst Transportspesen in dein Reisebudget einplanen, aber es gibt keine Garantie, dass es keine hohen Spesen für Flughafentransfers, Parkgebühren oder Taxis gibt, wenn keine bequemen öffentlichen Verkehrsmittel verfügbar sind. Versuche daher, günstige Transportmöglichkeiten zu priorisieren.
WLAN- und Kommunikationsgebühren
Verbunden zu bleiben, während du geschäftlich unterwegs bist, ist wichtig. Deshalb ist es ebenso wichtig, Spesen für WLAN- und Kommunikation zu verwalten. Überlege, einen Handyvertrag für internationale Reisen abzuschließen und die Spesen für jegliche Verbindungen sowohl vor Ort als auch im Flugzeug einzuplanen.
Strategien zur Kontrolle der Spesen für Geschäftsreisen
Geschäftsreisen werden immer ihre unvorhersehbaren Schwankungen haben, aber so gut wie möglich auf alles vorbereitet zu sein, was auf dich zukommt, wird dir helfen, im Budget zu bleiben und Überraschungen zu vermeiden.
Frühzeitige Buchung
Natürlich ist es ideal, bei der Planung einer Geschäftsreise Flüge und Unterkünfte frühzeitig zu buchen, da du von besseren Preisen und besseren Flugplänen zu diesen ermäßigten Tarifen profitieren kannst. Wenn du eine Reise Verwaltungsplattform wie GetGoing nutzt, kannst du Flüge nach “änderbar”, “erstattbar”, “flexibel (mit Strafe)” oder “flexibel (ohne Strafe)” sortieren, um das benötigte Maß an Flexibilität sicherzustellen und eventuelle Änderungsgebühren zu vermeiden.
Tools für ein besseres Management von Geschäftsreisen
Als Finanzcontroller oder für alle, die in der Finanzabteilung arbeiten, ist es eine gute Idee, Tools zu verwenden, die dir helfen, deine Reisespesen besser zu verfolgen und zu verwalten. Eine All-in-One-Plattform für Reise- und Ausgabenmanagement kann dir die Werkzeuge bieten, die du benötigst, um deine Reisespesen zu optimieren und zu vereinfachen, indem sie integrierte Firmenraten und Rabatte sowie Arbeitsbeziehungen mit Fluggesellschaften und Hotels Partnern bietet, die dir bessere Preise ermöglichen.
Stelle sicher, dass auch eine App verfügbar ist, damit jeder unterwegs einfach Reisen und Ausgaben verwalten kann. Digitale Lösungen sind schneller, einfacher und flexibler, und als Geschäftsinhaber brauchst du Lösungen, die dir die Kontrolle ermöglichen.
Spesenmonitoring
Spesen zu tracken und eine effiziente Berichterstattung ermöglichen es dir, Ausgaben in Echtzeit zu melden, um dein Budget anzupassen und zu perfektionieren. Auf diese Weise sind Genehmigungen auch schnell, da du direkt über deine Reise-App um Genehmigung für deine Ausgaben bitten kannst und die verantwortliche Person unterwegs genehmigen kann, was eine bessere Reiseverwaltung ermöglicht, da du unterwegs Anpassungen vornehmen kannst.
Klare Reisevorschriften festlegen
Klare Geschäftsreiserichtlinien für Mahlzeiten, Transport und Unterkünfte innerhalb deiner Reisevorschriften sorgen für Compliance und helfen Reisenden, auch besser zu verstehen, was gemäß den Geschäftsreiserichtlinien erlaubt ist und was nicht. Dies bedeutet auch eine bessere Einhaltung des Budgets, da Reisende mehr Transparenz darüber haben, was innerhalb der Vorschriften liegt.
Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel fördern
Reisende zu ermutigen, öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen und günstige Optionen gegenüber Taxis und Mietwagen zu priorisieren, kann helfen, dein Unternehmen im Budget zu halten. Es ist nicht nur budgetfreundlicher, sondern auch umweltfreundlicher. Falls mehrere Mitarbeiter zusammen reisen, fördert das Teilen von Fahrten, was die Transportspesen ebenfalls erheblich reduziert. Wenn Bus oder Bahn eine einfache Option sind, um zum und vom Flughafen zu gelangen, stelle sicher, dass deine Reisenden die Bedeutung dieser Option kennen.
Mitarbeiterschulung und -bewusstsein
Unterschätze nicht die Bedeutung der Schulung von Mitarbeitern über Spesen und sparende Praktiken beim Reisen, indem du sie regelmäßig über deine Reisevorschriften und die besten Praktiken zur Einhaltung dieser Vorschriften informierst. Je mehr Transparenz und Feedback du den Mitarbeitern geben kannst, desto besser sind deine Reisenden in der Lage, effiziente Entscheidungen zu treffen.
Speisen bei Geschäftsreisen leicht gemacht
Wir haben uns die verschiedenen versteckten Spesen und Strategien angesehen, um proaktiv zu planen und das Auftreten versteckter Spesen bei Geschäftsreisen zu mindern. Für optimale Ergebnisse ist es eine gute Idee, deine Reisevorschriften regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren.
Noch keine Geschäftsreiserichtlinie? Lade unseren hilfreichen Leitfaden herunter, um eine erfolgreiche Reisevorschrift zu erstellen, die dir hilft, im Budget zu bleiben und das Reisemanagement zu meistern.
