Pour les entreprises qui commencent à structurer leurs voyages d’affaires, il y a beaucoup à mettre en place. Les indispensables pour les voyages d’affaires ne se limitent pas à ce que tu mets dans une valise : il s’agit surtout de systèmes et d’outils qui permettent de transformer les voyages d’affaires en un véritable levier pour ton entreprise. Une politique de voyage et de dépenses, un processus de validation adapté, une plateforme tout-en-un de gestion des voyages et des dépenses pour suivre les dépenses, la gestion mobile des notes de frais, le devoir de diligence et le reporting des voyages en temps réel devraient tous faire partie de ton kit de base.
Indispensable n° 1 : Une politique de voyage et de dépenses
Une politique de voyage et de dépenses est un document détaillé qui sert de fondation à ton programme de voyages d’affaires. C’est pourquoi nous l’avons placée en tête des indispensables pour les voyages d’affaires. Tout commence par elle. Sans politique claire, les processus deviennent confus, les validations sont désorganisées et les voyageurs ne savent pas ce qu’ils peuvent faire, ce qu’ils ne peuvent pas faire ni à quoi s’attendre pendant leur déplacement.
Une politique de voyage et de dépenses transforme les données de voyage en informations exploitables. En suivant les dépenses, en contrôlant le respect de la politique de voyage et en identifiant les opportunités d’économies, les entreprises gardent une meilleure maîtrise de leur budget tout en réduisant les tâches administratives. Grâce à un reporting clair et en temps réel, elles peuvent prendre de meilleures décisions et optimiser en continu leur programme de voyages.
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Indispensable n° 2 : Un processus de validation
Un processus de validation est directement lié à la politique de voyage. Une fois celle-ci définie, tu peux établir les règles de validation et automatiser le processus. Tu peux désigner les personnes habilitées à valider les demandes, définir des règles selon les profils des voyageurs, distinguer les vols court et long-courriers, gérer les surclassements ou encore les attributions de sièges.
Par exemple, si un collaborateur essaie de réserver un vol à 350 € alors que la politique de voyage autorise un maximum de 150 € pour un vol court-courrier, tu peux mettre en place un workflow de validation qui demande automatiquement une approbation au-delà d’un certain montant. En dessous de ce seuil, la réservation est validée automatiquement.
Indispensable n° 3 : La réservation centralisée
La réservation centralisée est un autre indispensable pour les voyages d’affaires à intégrer à ton kit de base. Rien n’est plus compliqué que de devoir suivre des réservations réparties sur plusieurs plateformes ou de laisser chaque membre de ton équipe, aussi petite soit-elle, réserver ses déplacements de son côté. La réservation centralisée permet de regrouper les validations, les itinéraires, les dépenses et toutes les informations liées aux voyages sur une seule plateforme, pour une expérience plus fluide.
Indispensable n° 4 : Le suivi des dépenses et la gestion mobile des notes de frais
Expense tracking & mobile expense management is essential for growing businesses in order to track where is your money going and to make better financial predictions for the future. Expense tracking can also help streamline expense reports. Travelers can track and upload expenses from their mobile devices and then submit reports even before they get home, ensuring no lost receipts along the way. Approvers and finance teams can approve expense reports from their phones ensuring quick reconciliation, which helps boost employee satisfaction.
Indispensable n° 5 : Le devoir de diligence
Le devoir de diligence est un autre indispensable, car il permet d’assurer la sécurité des voyageurs, de les tenir informés et de les accompagner tout au long de leur déplacement. Qu’il s’agisse de leur fournir une assistance d’urgence ou des mises à jour en temps réel lorsque leurs plans changent, le devoir de diligence leur apporte une véritable tranquillité d’esprit tout en aidant l’entreprise à réduire les risques. C’est le cadre essentiel qui permet aux voyageurs de se concentrer sereinement sur leurs objectifs professionnels.
Indispensable n° 6 : Le reporting en temps réel
Le reporting des voyages en temps réel fait partie des indispensables pour les voyages d’affaires, car il offre aux entreprises une visibilité sur les déplacements, les dépenses et le respect de la politique de voyage. Grâce à ces informations disponibles en temps réel, les responsables des voyages et les équipes financières peuvent suivre les réservations, les dépenses et la localisation des voyageurs au fur et à mesure. Les entreprises gardent ainsi le contrôle, prennent de meilleures décisions et optimisent leur programme de voyages en continu, tout en réagissant rapidement aux imprévus.
Résumé du kit de base des voyages d’affaires
Nous avons passé en revue les six indispensables pour les voyages d’affaires à intégrer à ton kit de base. Pour les entreprises en croissance, garder ces six piliers à l’esprit lors de la mise en place d’un programme de voyages d’affaires est essentiel à sa réussite. Si tu n’as pas encore de programme de voyages d’affaires, GetGoing peut t’aider à le créer.
