C’est la fin de l’année, et cela signifie vacances, fêtes de bureau… et feuilles de calcul. Pendant que tu te prépares pour les fêtes et pour la nouvelle année, assure-toi que les comptes soient bouclés et que ta politique voyage soit bien en place. Ce n’est pas glamour, mais c’est essentiel. Un solide bilan de fin d’année maintient ton équipe en conformité, ton budget sous contrôle, et tes voyageurs sereins en attendant la nouvelle année.
En cette fin d’année, passons en revue la checklist de ta politique de voyage d’entreprise, car rien ne prépare mieux la nouvelle année qu’un nouveau départ sans surprises budgétaires.
Réviser tes dépenses de voyage
Avant de te préparer à célébrer, jette un œil à tes chiffres. Combien ta société a-t-elle dépensé en vols, hôtels, trains et voitures de location cette année ? Compare les dépenses réelles à ton budget et identifie les tendances :
Cela ne concerne pas seulement la clôture des comptes : il s’agit de repérer les opportunités d’économies pour l’année prochaine et d’optimiser ta politique voyage dans ta plateforme de gestion des notes de frais et voyages pour qu’elle travaille pour toi. Si tu utilises une solution T&E comme GetGoing, consulte la section données et insights de la plateforme pour tirer des conclusions exploitables sur ton année passée et préparer 2026.
Auditer de conformité
Les politiques ne sont bonnes que si les gens les suivent. Vérifie à quelle fréquence les employés réservent via les canaux approuvés et les fournisseurs privilégiés. Si la conformité est faible, creuse le “pourquoi”. Les causes fréquentes :
- La politique est trop compliquée
- Les voyageurs ne savent pas où la trouver
- Les outils de réservation ne sont pas conviviaux (c’est là que GetGoing facilite des réservations rapides, simples et sans tracas).
conseil d’expert
Si ta politique voyage est trop longue, il est temps de la réécrire. Rends-la claire, concise et facilement accessible.
Tu souhaites obtenir un modèle de politique de voyage pour mieux gérer et automatiser ta politique voyage d’affaires ? Réserve une démo pour y accéder dès maintenant.
Mettre à jour les fournisseurs préférés
La fin d’année est le moment idéal pour revoir ta liste de fournisseurs. Tes compagnies aériennes, hôtels et entreprises de location de voitures préférés offrent-elles toujours les meilleures offres ? Sinon, renégocie ou explore de nouveaux partenariats. Les programmes de fidélité et les tarifs négociés peuvent significativement impacter tes résultats. Si tu travailles avec une solution T&E comme GetGoing, tes fournisseurs préférés et les tarifs négociés sont intégrés.
Rafraîchir ta politique
Les tendances des voyages d’affaires évoluent rapidement, et ta politique voyage doit suivre. Pose-toi ces questions :
- Couvre-t-elle le travail à distance et les modes hybrides ?
- Les objectifs de durabilité sont-ils inclus ? (Pense aux options de compensation carbone ou aux alternatives ferroviaires.)
- La gestion des risques est-elle à jour ? La sécurité reste primordiale, surtout pour les voyages internationaux.
Communication et sensibilisation : un élément clé
Une fois les mises à jour de ta politique de voyage d’affaires effectuées, fais passer le mot. Envoie un email amical de fin d’année, organise un webinaire rapide, ou partage une fiche mémo d’une page. L’objectif ? S’assurer que les voyageurs connaissent les nouveautés avant leur prochaine réservation. Plus tu les sensibilises, plus tu facilites la conformité.
Préparer la nouvelle année
Ne te contente pas de clôturer les comptes, prépare le terrain pour le succès. Crée une prévision de voyage pour le premier trimestre en te basant sur les données historiques et les tendances disponibles dans ta plateforme de gestion des voyages et des dépenses. Y a-t-il des événements majeurs à venir ? Des tendances saisonnières ? Planifier à l’avance réduit les surprises et rend ton équipe financière plus sereine.
Astuces pour une fin d’année sans stress
- Automatise quand c’est possible : les outils de gestion des voyages et des dépenses permettent de gagner des heures de travail manuel.
- Surveille les billets inutilisés : si des voyageurs ont annulé des vols cette année, assure-toi que les crédits ne soient pas expirés.
- Célèbre les réussites : Partage combien la société a économisé ou comment elle a amélioré sa conformité. Ainsi, tes employés se sentent acteurs des objectifs de l’entreprise.
Clôturer les comptes ne doit pas forcément être un casse-tête. Avec une checklist claire et un peu de planification, tu concluras l’année comme un pro et prépareras 2026 pour une gestion des voyages encore plus fluide.