Geef het reisbeheer van MKB’s een impuls met bedrijfsstrategieën

Het reisbeheer voor kmo’s is net zo belangrijk als voor grote bedrijven. Waarom? Omdat de kosten van zakenreizen stijgen, (en de tarieven ook). Kmo’s hebben vaak geen toegewijde reisteams, en een gebrek aan organisatie kan de productiviteit, duurzaamheid en tevredenheid van werknemers beïnvloeden. Geen zorgen, kmo’s kunnen leren van grote bedrijven en een snelkoppeling naar succes nemen. 

We gaan bekijken wat grote bedrijven goed doen, hoe kmo’s deze strategieën kunnen aanpassen en een paar nuttige tips om goed te beginnen. Het effectief beheren van de reizen van je bedrijf is een winnende strategie, of je nu een klein of groot bedrijf bent, want hoe minder je uitgeeft aan reizen of hoe minder tijd je besteedt aan het boeken en zoeken van reizen, hoe beter het is voor je budget en de productiviteit van je team.

Goede praktijken voor zakenreizen

Grote bedrijven met travel managers hebben hun processen verfijnd om het beheer van zakenreizen soepel en efficiënt te maken. Dit zijn enkele van de beste praktijken die ze hebben geïmplementeerd.

Gecentraliseerd reisbeheer 

Het gebruik van Travel Management Companies (TMC) of platforms om boekingen en rapportages te stroomlijnen is een van de beste praktijken voor zakenreizen, omdat het zorgt voor beter beheer, meer transparantie en vereenvoudigde boekingsprocessen. 

Toepassing van het reisbeleid 

Zorg ervoor dat je een duidelijk reisbeleid hebt dat gemakkelijk door je team kan worden gevolgd. Duidelijke reisbeleid richtlijnen die de kostenbeheersing in evenwicht brengen met het comfort van werknemers helpen binnen het budget te blijven en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit over de regels die gevolgd moeten worden tijdens zakenreizen. 

Datagedreven beslissingen

Gebruik maken van analyses om reisuitgaven te optimaliseren en trends te identificeren is een andere belangrijke les die kmo’s kunnen leren van grote bedrijven. Door de reisgewoonten te begrijpen en te zien waar je budget naartoe gaat, kun je betere en slimmere beslissingen nemen in het belang van je bedrijf. Werken met een alles-in-één reisbeheersplatform zoals GetGoing kan je helpen om deze datagedreven beslissingen beter te nemen. 

Deals met voorkeursleveranciers  

Of het bedrijf nu samenwerkt met een travel management bedrijf of een reisbeheersplatform, het hebben van onderhandelde tarieven met luchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurbedrijven kan je bedrijf helpen om veel te besparen. Hoe groter het reisvolume, hoe interessanter de deals die je kunt krijgen, en door nauw samen te werken met TMC’s of een reisbeheersplatform, kun je erop vertrouwen dat je de beste deals voor het hele bedrijf krijgt.  

Duurzame initiatieven

Samenwerken met een TMC of een reis- en uitgavenbeheerplatform (T&E) kan je helpen beter zicht te houden op koolstofuitstoot en meer milieuvriendelijke opties te kiezen die beter zijn voor het milieu en je bedrijf. Bijvoorbeeld, door de trein te nemen in plaats van het vliegtuig kunnen je medewerkers tijd besparen en productiever zijn. 

Ze hoeven niet twee uur van tevoren op het station te zijn zoals op de luchthaven, en stations zijn vaak centraler gelegen dan vliegvelden. Eenmaal in de trein is er vaak Wi-Fi en 5G, waardoor het mogelijk is om belangrijke gesprekken te voeren of door te werken, terwijl werken in het vliegtuig wat meer planning vereist. 

Hoe kunnen kmo’s deze strategieën aanpassen ?

Dus, wat zijn enkele reistips voor kmo’s die kunnen helpen om vergelijkbare strategieën aan te passen? Laten we eens kijken. 

Gebruik maken van schaalbare tools

Platformen zoals GetGoing bieden oplossingen op maat voor kmo’s die je kunnen helpen om je reisprogramma’s beter te beheren en uit te breiden door alles wat je nodig hebt op één plek te hebben. Zo kun je met één enkele tool alles doen, van reizen boeken, tot het beheren van bonnetjes en facturen, tot het goedkeuren van reizen, tot het creëren van een geautomatiseerd reisbeleid, en het volgen van reizigers om ervoor te zorgen dat ze veilig op hun bestemming aankomen. 

Eenvoudig reisbeleid opstellen

Voor kmo’s is het niet nodig om zaken ingewikkeld te maken; een eenvoudig reisbeleid creëren dat volledig is geautomatiseerd in je reis- en uitgavenbeheerplatform kan een groot verschil maken. Op deze manier weten reizigers wat is toegestaan en kunnen ze eenvoudig boeken op basis van toegestane reisopties. Zelfs een pagina of een eenvoudig geautomatiseerd reisbeleid kan helpen om beslissingen te begeleiden en kosten te verlagen.

Profiteren van loyaliteitsprogramma’s

Moedig werknemers aan gebruik te maken van loyaliteitsnummers en hotelbeloningen, en deze in te voeren in het reisbeheersysteem, zodat ze kunnen profiteren van de voordelen van deze loyaliteitsprogramma’s. Loyaliteitsprogramma’s kunnen ook de tevredenheid van reizigers vergroten omdat ze vaak genieten van bepaalde reiswaarderingen die zakenreizen aangenamer maken.  

Monitoren & evalueren

Gebruik tools voor het volgen van uitgaven om het rendement van reizen te analyseren. Neem datagedreven beslissingen met de hulp van het reisbeheersplatform van je keuze. Dit zal helpen ervoor te zorgen dat je het meeste haalt uit je reisprogramma.