De meeste bedrijven zien reiskostenrapporten als een vervelende klus, maar wat als ze eigenlijk een schat aan informatie zijn? Door te begrijpen hoe u business intelligence, zoals reisinformatie en rapporten, kunt benutten, kunt u manieren vinden om te besparingen te realiseren. Reisgegevens kunnen patronen, gedragingen en kansen laten zien die invloed hebben op de strategie en budgetbeslissingen van uw bedrijf en zelfs de tevredenheid van uw medewerkers kunnen verhogen.
We gaan kijken naar de onbenutte waarde van reisgegevens, waar u op moet letten in uw reiskostenrapporten en hoe u deze gegevens kunt omzetten in bruikbare inzichten die de manier waarop u prognoses maakt, zakenreizen organiseert en uitgaven beheert, kunnen veranderen.
De onbenutte waarde van reisgegevens
In een reiskostenrapport, zoals in een platform voor reis- en onkostenbeheer zoals GetGoing, vindt u reisdata, kosten, bestemmingen, leveranciers, uitgaven, doel, reizen per afdeling en reiziger, en de uitsplitsing van reizen per type (vliegtickets, treinen, hotels, auto’s). U vindt er ook het percentage vooraf goedgekeurde reizen, het percentage vooraf goedgekeurde reisaanvragen, het percentage reizen dat volgens het beleid is geboekt, het percentage reizen dat ter goedkeuring is ingediend, het percentage goedgekeurde reizen en het percentage geannuleerde reizen.
Deze gegevens zijn vaak geïsoleerd of onderbenut, terwijl het een krachtige manier kan zijn om inzichten te verkrijgen die u kunnen helpen betere beslissingen te nemen over reiskosten, budgettoewijzing, hoe goed uw team zich houdt aan het reisbeleid en het goedkeuringspercentage van uw reizen. Door te weten hoe goed mensen zich houden aan uw reisbeleid, kunt u de nodige maatregelen nemen om de naleving te verbeteren, wat u geld kan besparen en uw reizigers beter kan beschermen.
Wat reiskostenrapporten kunnen onthullen
- Uitgaventrends: identificeer dure gebieden, veelbezochte bestemmingen en favoriete leveranciers.
- Naleving van het beleid: detecteer patronen van te hoge uitgaven of niet-naleving.
- Gedrag van afdelingen: vergelijk reisgewoonten tussen teams of functies.
- Kansen voor onderhandelingen met leveranciers: gebruik gegevens om betere tarieven te bedingen bij hotels, luchtvaartmaatschappijen of autoverhuurbedrijven.
- Inzichten in duurzaamheid: houd de CO2-voetafdruk en CO2-uitstoot van reizen bij en zoek groenere alternatieven.
Gegevens omzetten in bruikbare business intelligence
Nadat u de inzichten uit reisrapporten hebt bekeken, is de volgende stap om die inzichten om te zetten in bruikbare maatregelen. Met behulp van dashboards kan uw bedrijf patronen in reisgedrag, uitgaven en beleidsnaleving over afdelingen en tijdsperioden heen beter visualiseren. Als u bijvoorbeeld merkt dat er vaak naar een bepaalde regio wordt gereisd, kan dit samenhangen met omzetgroei in die regio, wat u kan helpen om strategische te investeringen in die markt.
Als u merkt dat er consequent te veel wordt uitgegeven aan last-minute boekingen, kunt u dit ook gebruiken om uw beleid aan te passen of uw medewerkers te trainen om het belang van naleving van het reisbeleid te benadrukken. Of als de reiskosten uit de hand lopen, kunt u overwegen om over te stappen op virtuele vergaderingen. Wanneer u reiskostengegevens als een strategisch bedrijfsmiddel kunt behandelen, stelt u financiële controllers en besluitvormers in staat om budgetten te optimaliseren, de operationele efficiëntie te verbeteren en het reisbeleid beter af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen.
8 tips om deze informatie te benutten
- Standaardiseer onkostencategorieën en verplichte velden voor het doel van de reis
- Stimuleer samenwerking tussen finance, travelmanagers en data-analisten om belangrijke KPI’s te bepalen en hoe deze te interpreteren.
- Gebruik een T&E-platform zoals GetGoing om reiskosten beter bij te houden en te analyseren.
- Behandel reiskostengegevens als een strategische bron in plaats van een simpele backoffice-taak
- Achter elke bon schuilt een waarheid: reiskosten weerspiegelen zakelijke prioriteiten, het gedrag van werknemers en operationele inefficiënties.
- Ga van reactief naar proactief: in plaats van alleen maar uitgaven goed te keuren, kunt u ze gebruiken om te voorspellen en te optimaliseren.
- Implementeer data-gestuurd reismanagement door reisbeslissingen af te stemmen op bredere bedrijfsdoelen.
- Maak duurzaamheid en ESG onderdeel van uw algemene bedrijfsdoelstellingen – reisgegevens kunnen milieurapportages en verantwoord reisbeleid ondersteunen
Het geheim achter reiskostendeclaraties
Reiskostenrapporten zijn een strategisch hulpmiddel dat kan worden gebruikt om uw business intelligence en de effectiviteit van uw zakenreizen te verbeteren en om waardevolle inzichten te verkrijgen die van invloed zijn op budgettering, beleid, duurzaamheid en zelfs de ervaring van werknemers. Door gebruik te maken van de juiste tools en samenwerking tussen teams te stimuleren, kunnen bedrijven dagelijkse reiskosten omzetten in slimmere beslissingen die een meetbare impact hebben op de bedrijfsdoelstellingen.
Bekijk uw reisgegevens met een frisse blik en begin ze te analyseren voor strategische inzichten, waarbij u verder kijkt dan alleen wat er is uitgegeven.