Duty of care is een verantwoordelijkheid op CEO-niveau, niet alleen een taak voor HR. Leidinggevenden moeten direct betrokken zijn bij beslissingen over het beschermen van reizigers, vooral wanneer economische, geopolitieke en maatschappelijke omstandigheden veranderen. Verantwoordelijkheid begint met goed geïnformeerd zijn, zodat je belangrijke veiligheidsbeslissingen kunt nemen.
Zakelijke reizen vergroten de risico’s op het gebied van zichtbaarheid, juridische blootstelling en reputatie. Daarom is het essentieel dat CEO’s en andere leiders goed geïnformeerd blijven en verantwoording afleggen. Als je nieuw bent met het concept, begin dan met onze volledige gids over duty of care bij zakelijke reizen.
Dit artikel is geen definitie van wat duty of care is, maar eerder een manier om bedrijfsleiders en CEO’s te begeleiden bij het ontdekken van de essentiële informatie. Zo kun je je medewerkers beschermen én beslissingen nemen die bijdragen aan je bedrijfsdoelen.
1. CEO’s dragen de eindverantwoordelijkheid
Vraagt u zich af wat de verantwoordelijkheden van een CEO rond duty of care zijn of welke duty of care een werkgever heeft? Duty of care is geen extraatje, maar een wettelijke en organisatorische verplichting voor werkgevers. Tekortschieten hierin ontstaat vaak door hiaten in het leiderschap, zoals onduidelijk eigenaarschap, onvoldoende middelen voor veiligheidsmaatregelen of het ontbreken van escalatieprocedures.
Ook wanneer de uitvoering wordt gedelegeerd, blijft de CEO eindverantwoordelijk. Taken kunnen worden overgedragen; de verantwoordelijkheid niet. Als er iets misgaat, zullen mensen naar het leiderschap kijken om te zien welke voorzorgsmaatregelen er zijn getroffen.
2. Duty of care gaat verder dan het kantoor
De duty of care van werkgevers en de corporate duty of care bij zakenreizen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Duty of care is van toepassing, waar het werk ook plaatsvindt, of het nu op een luchthaven, in een hotel of ter plaatse bij een klant is. Reizen brengen natuurlijk nieuwe risico’s met zich mee, zoals gezondheidsrisico’s, veiligheidsrisico’s en verstoringen die buiten de controle van het bedrijf liggen.
Wanneer een medewerker op reis wordt gestuurd, reist de verantwoordelijkheid mee van deur tot deur. Bij zakelijke reizen moet duty of care een 24/7 verantwoordelijkheid zijn en niet alleen wanneer medewerkers op kantoor zijn. Waar medewerkers zich ook bevinden: bij reisverstoringen of lokale risico’s moet de werkgever passend handelen om hen te beschermen
3. Gebrek aan zichtbaarheid leidt tot falende duty of care
Zichtbaarheid is geen technisch detail, maar een vereiste voor veiligheid. Zonder goed inzicht kan effectief toezicht op reisrisico’s niet worden gehouden. Voor leiderschap is de zichtbaarheid van reizen essentieel om medewerkers veilig te houden. Daarom is werken met een reisbeheersoftware zoals GetGoing, die reizigersveiligheids-functies heeft waarmee je reizigers kunt volgen zodat je weet dat ze veilig op hun bestemming zijn aangekomen, cruciaal. Want je kunt mensen nu eenmaal niet beschermen als je ze niet kunt lokaliseren.
Ontdek hoe GetGoing meer zichtbaarheid biedt en leiders helpt invulling te geven aan hun duty of care.
VeelvoorkomendeVeelvoorkomende problemen met zichtbaarheid:
- Boekingen buiten beleid (inclusief niet-goedgekeurde bestemmingen)
- Consumentboekingsplatformen
- Niet-gekoppelde reis- en declaratiesystemen
CEO’s moeten hierop actie ondernemen. Een vertraagde reactie vergroot problemen, en zonder voldoende inzicht kunnen incidenten escaleren.
4. Naleving en duty of care zijn must-haves
Naleving van duty of care en executive duty of care zijn essentieel om medewerkers te beschermen. Leiders moeten redelijke stappen ondernemen om werknemers te beschermen en documenteren welke preventieve maatregelen werknemers moeten nemen met betrekking tot transport van en naar kantoor en tijdens het reizen.
Leiders moeten betrokken zijn bij risicoanalyses, de handhaving van het beleid en het documenteren van incidenten, zodat deze in de toekomst kunnen worden voorkomen. Duty of care moet preventief zijn, niet reactief.
5. Gebruik technologie ter ondersteuning van duty of care
De verantwoordelijkheden van CEO’s rond duty of care omvatten ook het selecteren van de juiste tools waarmee leiders hun rol kunnen vervullen bij de bescherming van reizigers.
Met een oplossing zoals GetGoing krijgen leiders realtime inzicht, kunnen zij waarschuwingen monitoren en beschikken zij over centrale communicatie- en goedkeuringsprocessen, waarbij reizen naar mogelijk risicovolle bestemmingen kunnen worden afgewezen.
Technologie ondersteunt duty of care, maar leiderschap bepaalt of het werkt. Er moeten duidelijke verantwoordelijkheden, escalatieprocessen en samenwerking tussen teams zijn. Duty of care werkt alleen wanneer tools, beleid en leiderschapsbesluiten op elkaar aansluiten. Zoekt u een oplossing voor uw organisatie? Boek een demo en ontdek wat GetGoing voor u kan betekenen.
Wat elke CEO zichzelf moet afvragen
Duty of care is een belangrijk onderdeel van verantwoord leiderschap. Daarom is het belangrijk om vragen te stellen zoals:
- Weten we waar onze medewerkers zijn wanneer ze reizen?
- Is duidelijk vastgelegd wie handelt wanneer er iets misgaat?
- Beschikken wij over de juiste tools om onze duty of care te ondersteunen?
Met een sterke zakelijke reisstrategie, inclusief de juiste software voor travel- en expense management, bescherm je je medewerkers, voldoe je aan de verantwoordelijkheden van CEO’s rond duty of care en ondersteun je de bedrijfsdoelstellingen, terwijl medewerkers veilig en tevreden blijven.
Zoek je een oplossing voor de organisatie? Boek een demo en ontdek wat GetGoing voor je kan betekenen.