Le devoir de vigilance est une responsabilité au niveau du PDG, pas seulement une tâche RH. Les équipes dirigeantes doivent être directement impliquées dans les décisions liées à la protection des voyageurs, surtout à mesure que les conditions économiques, géopolitiques et sociales évoluent. La responsabilité commence par être informé pour prendre des décisions éclairées en matière de sécurité.
Les voyages d’affaires augmentent la visibilité, l’exposition légale et le risque de réputation. C’est pourquoi il est essentiel pour les PDG et les dirigeants de rester informés et responsables.
Si tu es nouveau sur le sujet, commence par notre guide complet sur le devoir de vigilance dans les voyages d’affaires.
Cet article n’est pas une définition du devoir de vigilance, mais un guide destiné aux dirigeants et aux PDG pour comprendre les informations essentielles afin de protéger les employés tout en prenant des décisions qui soutiennent les objectifs commerciaux.
1. Les PDG ont la responsabilité ultime
Tu te demandes quelles sont les responsabilités de vigilance du PDG ou les obligations de vigilance de ton employeur ? Le devoir de vigilance n’est pas seulement un “atout”, c’est une obligation des employeurs. Le non-respect du devoir de vigilance peut être lié à des lacunes dans le leadership, comme l’absence de responsabilité claire, un manque de ressources pour investir dans des mesures de sécurité ou l’absence de protocoles d’escalade.
Même lorsque l’exécution est déléguée, les PDG conservent la responsabilité ultime. Cela signifie qu’ils peuvent déléguer les actions, mais pas la responsabilité. Si quelque chose tourne mal, c’est vers le leadership que l’on se tourne pour comprendre quelles mesures de protection étaient en place.
2. Le devoir de diligence va au-delà du bureau
Le devoir de diligence de l’employeur et le devoir de diligence d’une entreprise pour les voyages d’affaires sont une seule et même chose. Le devoir de diligence s’applique partout où le travail se fait, que ce soit à l’aéroport, à l’hôtel ou sur site lors de la visite d’un client. Bien sûr, les voyages introduisent de nouveaux risques comme les risques de santé, les risques de sécurité et les perturbations qui échappent au contrôle de l’entreprise.
Envoyer un employé en voyage signifie que la responsabilité le suit de porte à porte. Les voyages d’affaires font en sorte que le devoir de diligence est une responsabilité 24/7 et pas seulement lorsque les employés sont au bureau. Cela signifie que peu importe où se trouvent les employés, si leur voyage est perturbé ou s’il y a des risques locaux, l’employeur doit réagir et agir en conséquence pour protéger les employés.
3. Les lacunes de visibilité créent des échecs de devoir de diligence
La visibilité n’est pas un détail technique, c’est une condition préalable à la sécurité. C’est pourquoi la supervision des risques liés au devoir de vigilance ne peut pas être négligée. La visibilité des voyages par la direction est essentielle pour assurer la sécurité des employés. C’est pourquoi travailler avec un logiciel de gestion des voyages comme GetGoing, qui propose des fonctionnalités de sécurité des voyageurs permettant de suivre les déplacements et de s’assurer que les employés sont arrivés en toute sécurité, est indispensable. Après tout, on ne peut pas protéger les personnes qu’on ne peut pas localiser.
Découvre comment GetGoing peut aider à améliorer la visibilité et à aider les dirigeants à respecter leurs obligations de devoir de vigilance.
Problèmes de visibilité courants :
- réservations hors politique (y compris vers des destinations non approuvées)
- outils de réservation grand public
- systèmes de voyages et de dépenses déconnectés
Les PDG devraient agir parce qu’une réponse retardée augmente les problèmes potentiels et sans une visibilité adéquate, les incidents peuvent s’aggraver.
4. La conformité et le devoir de diligence sont indispensables
La conformité au devoir de vigilance et le devoir de vigilance exécutif sont essentiels pour protéger les employés. Les dirigeants doivent prendre des mesures raisonnables pour assurer la sécurité des employés et documenter toutes les mesures préventives liées aux déplacements professionnels, que ce soit vers, depuis ou pendant les voyages.
Les dirigeants doivent participer aux évaluations des risques, à l’application des politiques et contribuer à la documentation des incidents afin d’éviter leur répétition. Le devoir de vigilance doit être préventif et non réactif.
5. Utiliser la technologie pour soutenir le devoir de diligence
Les responsabilités du devoir de vigilance du PDG incluent la sélection et l’utilisation des bons outils permettant à la direction de protéger efficacement les voyageurs.
Par exemple, avec un outil comme GetGoing, les dirigeants peuvent obtenir une visibilité en temps réel, suivre les alertes et centraliser les communications et validations, notamment pour les voyages vers des zones à risque pouvant être ajustés ou refusés.
La technologie peut soutenir le devoir de vigilance, mais c’est le leadership qui garantit son efficacité. Il doit y avoir une responsabilité claire, des processus d’escalade et une coordination entre les équipes. Le devoir de vigilance fonctionne lorsque outils, politiques et décisions de leadership sont alignés. Tu cherches un outil pour soutenir ton entreprise ? Réserve une démo et découvre ce que GetGoing peut faire pour toi.
Ce que chaque PDG devrait se demander
Le devoir de vigilance est une partie essentielle d’un leadership responsable. C’est pourquoi il est important de te poser des questions comme :
- Savons-nous où se trouvent nos employés lorsqu’ils voyagent ?
- Avons-nous défini qui répond lorsque quelque chose ne va pas ?
- Avons-nous les bons outils pour soutenir notre devoir de vigilance ?
En mettant en place une stratégie de voyage d’affaires, incluant l’utilisation d’un logiciel adapté de gestion des voyages et des dépenses, tu peux protéger tes employés, respecter les responsabilités du devoir de vigilance du PDG et t’assurer que les objectifs de ton entreprise sont atteints, tout en garantissant la sécurité et la satisfaction de tes collaborateurs.