Wenn du an die effektive Planung von Geschäftsreisen denkst, geht es um mehr als nur um die Einhaltung von Regeln und Pflichten. Es geht darum, Geld zu sparen, dafür zu sorgen, dass deine Mitarbeitenden zufrieden und sicher sind, wenn sie geschäftlich unterwegs sind, und das Beste aus Geschäftsreisen zu machen. Du fragst dich vielleicht, wie das möglich sein soll. In unserem Leitfaden für die Planung von Geschäftsreisen erfährst du, wie du bei Geschäftsreisen sparen kannst, wie du Reisen effektiv verwalten kannst und was du für die Planung von Geschäftsreisen wissen musst. Bist du bereit? Dann nichts wie los!
Was du für die Planung von Geschäftsreisen benötigst
Die Planung einer Geschäftsreise beginnt damit, dass du sicherstellst, dass deine Mitarbeitenden wissen, was sie mitbringen müssen. Schau dir zunächst unsere ultimative Packliste an und beginne dann mit der Planung deiner Geschäftsreise:
- Melde dich bei einer einfach zu bedienenden Plattform für Reisemanagement an, damit alle deine Mitarbeitenden ihre Reisepläne selbst organisieren können.
- Richte über deine:n Firmenreiseplaner:in oder deine:n Büroleiter:in die Profile und Präferenzen deiner Mitarbeitenden in der Reisemanagement-Plattform ein.
- Ermutige deine Mitarbeitenden, ihre Reisen rechtzeitig zu planen (idealerweise 4-6 Wochen im Voraus).
- Erstelle über deine:n Büroleiter:in eine Vorlage für die Planung von Besprechungen, und achte darauf, dass so viele Besprechungen wie möglich in der Umgebung stattfinden, um die Reise maximal zu nutzen.
- Sobald die Daten und Zeiten für die Besprechungen feststehen, können die Mitarbeitenden ihre Reisen direkt über die Plattform buchen und verwalten.
- Lege Genehmigungspersonen und Genehmigungsabläufe fest, um den Genehmigungsprozess zu optimieren.
- Komm zur Sache
5 Möglichkeiten, bei der Planung von Geschäftsreisen zu sparen
Als kleines Unternehmen oder Start-up, verschwendest du vielleicht Zeit oder Mühe mit Aufgaben, die nicht so schwer sein sollten. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen zwanghafter Kontrolle und Desorganisation zu finden. Wir möchten dir zeigen, wie du sparen kannst und trotzdem alles im Griff hast.
Im Voraus planen
Eine der besten Möglichkeiten, bei Geschäftsreisen Geld zu sparen, ist eine frühzeitige Planung. Es mag offensichtlich erscheinen, aber wenn du eine Geschäftsreise eine Woche vorher planst, zahlst du viel mehr für Flüge, und manchmal steigen die Preise für Hotels und Mietwagen, je näher der Termin rückt. Wenn du im Voraus planst, kannst du deinen Geschäftskalender besser koordinieren, weil die Termine noch nicht ausgebucht sind.
Sobald deine Mitarbeitenden die Verfügbarkeit künftiger Geschäftspartner oder Kollegen geklärt haben, kann eine fundierte Entscheidung über die beste Reisezeit getroffen werden. So kannst du deine Mitarbeitenden dazu ermutigen, das Beste aus ihren Geschäftsreisen zu machen, indem du sicherstellst, dass alle Personen in dem festgelegten Zeitrahmen verfügbar sind, und indem du beurteilen kannst, ob Reisen wirklich notwendig sind oder ob es vielleicht möglich ist, sich stattdessen virtuell zu treffen.Generell ist es sinnvoll, Reisen zu planen, wenn sich viele potenzielle Kunden in der gleichen Gegend befinden, denn so können deine Mitarbeitenden auf den Reisen möglichst viele Termine wahrnehmen. Wenn du Hilfe bei der Entscheidungsfindung brauchst, ob eine Geschäftsreise notwendig ist oder nicht, dann lies unseren Blog Reisen oder nicht reisen, der dir helfen wird, nachhaltigere Entscheidungen zu treffen.
Definiere deine Ziele
Ein erfolgreiches Unternehmen beginnt mit der Festlegung von Zielen. Auch wenn Geschäftsreisen nur einen kleinen Teil deines Kerngeschäfts ausmachen, ist es wichtig, dass du sie unter Kontrolle hast und klare Ziele vor Augen hast. Wenn du klare Ziele für Geschäftsreisen festlegst, kannst du besser entscheiden, wen du auf Reisen schickst, und ob die jeweiligen Reisen wirklich notwendig sind.
Klare und detaillierte Reiserichtlinie
Reiserichtlinien sind wie ein Nordstern für Geschäftsreiseprogramme. So kannst du Geld sparen und den gesamten Vorgang rationalisieren, so dass du, auch wenn du keine:n Geschäftsreiseplaner:in angestellt hast, optimal auf die Abwicklung von Geschäftsreisen vorbereitet bist. Darin enthalten sein sollten ein klares Genehmigungsverfahren, alles Notwendige für die Organisation von Geschäftstreffen, wie z. B. die Buchung von Geschäftshotels, Geschäftsflügen, Mietwagen und Tagegeldern, sowie eine Erstattungsrichtlinie.
Stelle unbedingt sicher, dass klar ist, wer in der Business Class und wer in der Economy Class reisen darf, welche Hotels erlaubt sind und wer für die Genehmigung von Reisen zuständig ist. Je strikter du bist, desto mehr Einfluss nimmst du auf den Gewinn, den dein Unternehmen erzielen kann. Einsparungen bei den Reisekosten lassen sich erzielen, indem du auf deine Reiserichtlinie achtest.
Du hast noch keine Reiserichtlinie?
Sparen bei Hotel und Flugpreisen
Um auf Geschäftsreisen Geld sparen zu können, ist folgendes von besonderer Bedeutung: Hotels und Flugtickets. Wenn du mit einer Reisemanagement-Plattform wie GetGoing zusammenarbeitest, kannst du auf die besten Angebote für Flüge und Hotels zugreifen. Anstatt das Internet nach den besten Preisen zu durchforsten, kannst du sicher sein, dass deine Mitarbeitenden Zugang zu den besten Tarifen haben. So weißt du, ob ein Flug oder ein Hotel im Rahmen deines Reisebudgets liegt und kannst eine Reise ganz einfach genehmigen oder von einem deiner Manager:innen genehmigen lassen.
Optimierte Geschäftsreisen
Die einzige Möglichkeit, deine Reiseausgaben vollständig zu reduzieren und deine Geschäftsreisen zu optimieren, ist, alle Mitarbeitenden mit einzubeziehen. Setz dich mit deinem gesamten Team zusammen und gib ihnen Ideen, wie sie ihre Geschäftsreisen effizienter und besser organisieren können. Ermutige deine Mitarbeitenden zum Beispiel dazu, den Transport zum und vom Flughafen gemeinsam zu nutzen. Manchmal kann es billiger sein, das Auto am Flughafen stehen zu lassen, als ein Taxi für die Hin- und Rückfahrt zu buchen.
Arbeite mit deinen Büroleiter:innen und Personalverantwortlichen zusammen, um ein Schulungsprogramm für die Planung von Geschäftsreisen zu entwickeln, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Erst wenn du deine Mitarbeitenden darüber aufgeklärt hast, wie sie ihre Geschäftsreisen optimieren können, kannst du sicher sein, dass alle an einem Strang ziehen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
Aufwand reduzieren
Um weniger Aufwand für die Reiseplanung aufzuwenden, solltest du ermutigen, intelligenter zu reisen. Wenn deine Mitarbeitenden auf Reisen gehen müssen, sorge dafür, dass sie ihre Besuche und Meetings konsolidieren, damit es sich lohnt und kostengünstig ist. Um dies zu erreichen, müssen Firmenreisende und Einzelpersonen organisiert sein, im Voraus planen und sowohl kurz- als auch langfristig vorausplanen.
Plane, welche Treffen und Konferenzen jährlich stattfinden und welche Kunden regelmäßig besucht werden sollen. Wenn du dir einen Überblick über das Jahr verschafft hast, ist es einfacher, ein Budget zu erstellen und deine Reiseausgaben zu planen. Außerdem kannst du dann besser einschätzen, ob deine Mitarbeitenden (und dein Budget) noch Spielraum für weitere Reisen zulassen. Natürlich solltest du auch ein gewisses Budget für Last-Minute-Reisen einplanen.
Wie du die Planung von Geschäftsreisen effektiv handhabst
Wenn du im Voraus planst, deine Ziele klar definiert hast, eine klare und detaillierte Reiserichtlinie hast, einen Weg gefunden hast, um bei Flugpreisen und Hotels zu sparen, und deine Geschäftsreisen durch weniger Aufwand optimiert hast, bist du auf dem besten Weg, deine Geschäftsreiseplanung effektiv und kosteneffizient zu gestalten.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil von effektiven Reiseplanungen ist die Widerstandsfähigkeit. Es wird nicht immer alles so laufen, wie du es geplant oder budgetiert hast, daher solltest du darauf achten, dass du eine flexible Reiserichtlinie hast. Spreche häufig mit deinen Mitarbeitenden, um zu sehen, ob Änderungen erforderlich sind, und halte die Kommunikation offen und ehrlich. Je mehr die Mitarbeitenden das Gefühl haben, dass ihre Meinung wertgeschätzt wird, desto mehr wird die Planung von Geschäftsreisen zu einer symbiotischen Angelegenheit. Dein Beitrag ist entscheidend, um innovativ und produktiv zu bleiben.
Kontrolle abgeben
Als Leiter eines kleinen Unternehmens hast du dich wahrscheinlich daran gewöhnt, viele verschiedene Aufgaben zu übernehmen, aber das bedeutet nicht, dass du die Kontrolle über alles haben solltest, was im Unternehmen passiert. Kontrolle kann zwar in mancher Hinsicht gut sein, z. B. wenn es darum geht, dein Budget zu kontrollieren, aber wenn es um die Planung von Geschäftsreisen geht, ist es in Ordnung, etwas Kontrolle abzugeben. Und Delegieren ist eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu tun. Sobald du weißt, an wen du delegieren darfst, kannst du deine Organisationsstruktur die Arbeit erledigen lassen. Lass deine Reiserichtlinie erstellen und lies sie dir noch einmal durch. Stelle sicher, dass du deine Genehmigungspersonen in deiner Reisemanagement-Plattform festlegst, damit alle Mitarbeitenden wissen, wofür sie zuständig sind. Sobald du deine Reiserichtlinien automatisiert hast, arbeitest du im Hintergrund, sodass du dich um nichts mehr kümmern musst.
Lass eine gute Reisemanagement-Plattform für dich arbeiten
Eine Reisemanagementplattform ist der Schlüssel zur Optimierung der Geschäftsreiseplanung. Du kannst deine Reiserichtlinien einrichten und automatisieren, deine Genehmiger:innen delegieren und die Kontrolle abgeben, da du sichergehen kannst, dass deine Plattform rund um die Uhr für dich arbeitet, um sicherzustellen, dass du das Beste aus deinem Geschäftsreiseprogramm herausholst.
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