Die Genehmigung von Reisen ist ein wichtiger, aber komplexer Bestandteil von Geschäftsreisen. Eine umfassende Reiserichtlinie, die es deinem Unternehmen ermöglicht, seiner Sorgfaltspflicht nachzukommen, ist von grundlegender Bedeutung, um den Überblick zu behalten. Um den Prozess der Reisebewilligung so reibungslos wie möglich zu gestalten, muss zunächst eine klare Reiserichtlinie erstellt werden, so dass alle Beteiligten wissen, was sie zu erwarten haben, und sich darüber im Klaren sind, was im Zusammenhang mit Geschäftsreisen erlaubt ist und was nicht. Wenn du dann all diese Daten an einem Ort zentralisierst, kannst du dir sicher sein, dass dir nichts entgeht.
Wir werden erörtern, wie wichtig Reisegenehmigungen für Geschäftsreisen sind, und wie die richtige Reisemanagementplattform dir bei der Verwaltung und Optimierung von Geschäftsreisen helfen kann. Außerdem geben wir dir einige Tools mit, um den gesamten Vorgang zu straffen. Bevor wir beginnen, ist es wichtig, sich die folgenden Konzepte vor Augen zu halten: Reisegenehmigung, Sorgfaltspflicht und Reiseverfolgung, die alle miteinander verbunden sind und zur Verbesserung von Geschäftsreiseerlebnissen beitragen.
Was ist eine Reisebewilligung?
Unter Reisebewilliung oder Reisegenehmigung versteht man die Genehmigung von bestimmten Elementen einer Geschäftsreise wie Hotelreservierungen, Flüge, Mietwagen oder Züge, bevor Mitarbeitende Geschäftsreisen buchen können. Auf diese Weise können Unternehmen Kontrolle über ihre Reiserichtlinien behalten und sicherstellen, dass Manager und Vorgesetzte die Reiserichtlinien prüfen, so dass jedes Element der Reisen gemäß den Unternehmensrichtlinien zulässig ist. Reisebewilligungen sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um ihre Richtlinien durchzusetzen, überhöhte Ausgaben zu vermeiden und Reisende davon abzuhalten, an risikoreiche Ziele zu reisen.
Was ist Sorgfaltspflicht?
Bei der Sorgfaltspflicht geht es darum, die Sicherheit oder das Wohlbefinden anderer zu gewährleisten. Arbeitgeber:innen haben eine Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass diese auf Reisen und bei der Arbeit im Allgemeinen zufrieden, sicher und gesund sind. Reisegenehmigungen helfen Manager:innen und Geschäftsführer:innen, ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen. Hier erfährst du mehr über die Sorgfaltspflicht.
Was ist Reiseverfolgung?
Mit Hilfe der Reiseverfolgung können Reisende überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie sicher ankommen. Dies hilft Unternehmen, ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen. Ein Travel Tracker für Unternehmen ist häufig in eine Reisemanagement-Plattform integriert und ermöglicht dir den Zugriff auf eine Live-Karte mit den Reisenden, so dass du immer weißt, wo sich deine Mitarbeitenden auf der Welt befinden und ob sie sicher an ihrem Ziel angekommen sind. Auf diese Weise behältst du die Kontrolle und kannst sicherstellen, dass du deiner Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber nachkommst.
Handhabung des Bewilligungsprozesses für Geschäftsreisen
Der Schlüssel zur Handhabung des Bewilligungsprozesses für Geschäftsreisen liegt darin, Wege zu finden, um die Kontrolle zu behalten und deine Reiseausgaben im Rahmen zu halten. Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Einrichtung eines nahtlosen Reisebewilligungsverfahrens, das die Sicherheit der Reisenden gewährleistet, sie von Reisen zu riskanten Zielen abhält und sicherstellt, dass du in der Lage bist, die Ausgaben deines Teams für Flüge, Hotels, Mietwagen und Züge im Auge zu behalten.
Natürlich birgt der Genehmigungsprozess auch einige Risiken. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Mitarbeitende eine Reise zur Genehmigung einreichen und dann der Preis steigt oder das Reiseangebot verfällt, bevor ein:e Manager:in den Antrag genehmigen kann. Mit einer Reisemanagement-Plattform ist der Genehmigungsprozess allerdings sehr einfach.
Wenn du deine Reiserichtlinien automatisierst, kannst du den Vorgang auch so einrichten, dass er perfekt zu dir passt, z. B. mit einer Vorabgenehmigung, die es Reisenden ermöglicht, vor der eigentlichen Buchung um Genehmigung zu bitten. Die Reisenden müssen lediglich Informationen wie Reiseziel, Daten, Reisezweck, Reisende und zusätzliche Notizen eingeben, bevor sie die Genehmigung einholen. Auf diese Weise können sie Reisen aus bereits genehmigten Anfragen erstellen.
Wie du die Kontrolle über deine Geschäftsreisen behältst
Jetzt kennst du die drei wichtigsten Ansätze, um die Kontrolle über dein Geschäftsreiseprogramm zu behalten. Schauen wir nun auf die 4 wichtigsten Faktoren, um auch wirklich die Kontrolle zu behalten.
1. Passe den Bewilligungsprozess an die Größe deines Unternehmens an
Der Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen kann je nach Größe und Struktur deines Unternehmens variieren. Je nachdem, ob du in der Personalabteilung, im Büro oder in der Finanzabteilung tätig bist, trägst du eine andere Verantwortung im Genehmigungsprozess, und auch je nachdem, wie dein Unternehmen strukturiert ist.
In kleineren Unternehmen wird der Vorgang in der Regel recht informell ablaufen. Es kann sogar sein, dass nur der/die Gründer:in und einige Mitarbeitende jeweils eine Abteilung vertreten, es aber keine Führungskräfte gibt. In diesem Fall könnte entweder der/die Gründer:in oder der für die Finanzen zuständige Mitarbeitende für die Genehmigung von Reisen zuständig sein. In einem mittelgroßen Unternehmen kann der/die Büroleiter:in oder die Personalabteilung das Bewilligungsverfahren einrichten, so dass die Vorgesetzten für die Genehmigung der Reisen ihrer direkten Mitarbeitenden zuständig sind.
Entscheidend ist, dass du das Genehmigungsverfahren an die Größe deines Unternehmens anpasst und so wenige Personen wie möglich mit einbeziehst, um Probleme zu vermeiden. Sobald du die Genehmiger bestimmt hast, musst du sicherstellen, dass alle die Reiserichtlinien kennen und verstehen. Ziehe auf jeden Fall eine Vorabgenehmigung in Betracht, um zu vermeiden, dass die Preise steigen, bevor jemand die Möglichkeit hat, deine Reise zu genehmigen.
2. Richte dein Bewilligungsverfahren ein
Bei der Einrichtung deines Genehmigungsverfahrens ist es natürlich wichtig, dass du ein Ziel vor Augen hast und sicherstellst, dass alle Vorgänge rationalisiert werden. Überlege, wie viel du insgesamt für Reisen ausgeben möchtest, und lege ein Budget fest. Vergiss nicht, Dinge wie die “Green Light”-Genehmigung einzurichten, die eine Art Vorabgenehmigung darstellt, damit Reisende vor der Buchung eine Vorabgenehmigung erhalten. Stelle sicher, dass du eine klare Reiserichtlinie hast, die deutlich macht, was erlaubt ist und was nicht. Du hast noch keine Reiserichtlinie? Jetzt herunterladen.
Sobald du dein Budget und deine Reiserichtlinien festgelegt hast, ist es an der Zeit, einige Entscheidungen zu treffen:
- Wer ist für die Buchung von Geschäftsreisen zuständig?
- Wie sieht das Verfahren zur Genehmigung von Reisen aus?
- Wer sind die Genehmiger?
- Wer ist für die Erstellung des Reisebudgets zuständig (dies hängt oft von der Größe deines Unternehmens ab)?
- Wie sieht der Zeitrahmen für die Genehmigung von Reisen aus (idealerweise solltest du eine “Green-Light”-Genehmigung einrichten, damit Mitarbeitende deine Reisen im Voraus genehmigen können und nicht riskieren müssen, die Genehmigungsfrist zu versäumen)?
- Wer darf in der Business Class reisen und wer nicht?
- Wie viele Hotelsterne sind erlaubt?
- Erlaubst oder verhinderst du erstattungsfähige oder nicht erstattungsfähige Buchungen?
- Dürfen Mitarbeitende für die Auswahl von Sitzplätzen extra bezahlen?
- Wie hoch ist die Preisobergrenze?
Du hast alle Fragen beantwortet? Dann kannst du mit dem nächsten Schritt weitermachen.
3. Informieren deine Mitarbeitenden über die Richtlinien
Ganz gleich, ob du ein Unternehmen mit drei oder 300 Mitarbeitenden hast, Protokolle sind wichtig, um sicherzustellen, dass alles klar geregelt ist und nichts durch die Maschen rutscht. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden ihre Rolle im Bewilligungsverfahren kennen und wissen, wie Mitarbeitende Bewilligungen einholen können. Wenn du eine Reisemanagementplattform wie GetGoing nutzt, kannst du den gesamten Prozess automatisieren, was uns zum nächsten Schritt bringt.
4. Richte den Bewilligungsprozess in deiner Reisemanagement-Plattform ein
Kleine und mittlere Unternehmen oder Unternehmen jeder Größe profitieren von klaren Geschäftsreisevorgängen, und genau hier kommen Travel-Management-Plattformen ins Spiel. Bei der Organisation von Geschäftsreisen geht es darum, klare Vorgänge zu haben und alles an einem Ort zu verwalten.
Sobald du entschieden hast, wer die Beteiligten sind, eine Reiserichtlinie erstellt und deine Mitarbeitenden über die Richtlinien informiert hast, ist es an der Zeit, deinen Bewilligungsvorgang in der Travel-Management-Plattform einzurichten. In GetGoing kann dies von allen Personen, die über einen Admin-Zugang zur Plattform verfügen, ganz leicht konfiguriert werden. Es ist nur eine Frage von Minuten, bis du mit deinen Geschäftsreiseplänen loslegen kannst.
Wie GetGoing bei Reisebewilligungen helfen kann
Mit GetGoing ist der Genehmigungsprozess kinderleicht. Lege einfach die Geschäftsregeln fest, indem du deine Reiserichtlinien automatisierst, damit alle Buchungen deinen Reiserichtlinien entsprechen. Du kannst Genehmiger im Backend einrichten und die “Green Light”-Genehmigung konfigurieren, die es den Reisenden ermöglicht, vor der Buchung um eine Reisebewilligung zu bitten, so dass du keine Preisänderungen riskieren musst, während du auf die Genehmigung wartest. Dies ist besonders in kleinen Unternehmen hilfreich, wo Multitasking ein Muss ist. Schließlich möchtest du ja nicht, dass die Ticketpreis deiner Mitarbeitenden steigen oder die 12-Stunden-Frist für die Genehmigung überschritten wird, denn in beiden Fällen wird die Reise storniert.
Außerdem kannst du mit GetGoing die Genehmigungsprozesse für Reisen automatisieren, was den gesamten Prozess vereinfacht. Gehe einfach auf die Richtlinienseite in der App und richte die Funktion so ein, dass Reiseadministrator:innen das letzte Wort haben, um die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Reiserichtlinien eingehalten werden.
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