Hotelaufenthalte sind oft einer der größten und wichtigsten Posten bei den Reisekosten von Unternehmen, und viele Firmen vergessen die Hotelkosten, wenn sie ihre Reisekostenstrategie optimieren. Selbst wenn du kein Reiseprogramm hast und mit einer Reise- und Spesenmanagement-Plattform arbeitest, ist es wichtig zu wissen, was du bei der Optimierung der Ausgaben erreichen willst, damit du das Beste aus deiner Reiserichtlinie herausholen kannst und sie im Hintergrund für dich arbeitet.
In diesem Artikel erfährst du, wie du Hotelbuchungen effektiv verwalten und in ein kosteneffizientes und abgestimmtes Reiseprogramm integrieren kannst.
Hotelaufenthalte und was sie für deine Geschäftsreisekosten bedeuten
Hotelübernachtungen machen einen großen Teil der Reisekosten deines Unternehmens aus. Daher ist es wichtig, dass Hotelbuchungen dein Budget nicht sprengen und dir einen strategischen Vorteil verschaffen. Dabei gibt es einige häufige Herausforderungen, wie zum Beispiel:
Preisschwankungen
Die Preise schwanken stark je nach Buchungszeitpunkt, Lage und Nachfrage. Außerdem können sich die Preise ändern, während Mitarbeiter auf die Genehmigung ihrer Reise warten. Manchmal kann es zu einer gewissen Verzögerung zwischen der Buchungsanfrage eines Mitarbeiters und der Genehmigung kommen.
Fehlende bevorzugte Anbieter
Eine weitere häufige Herausforderung ist das Fehlen bevorzugter Anbieter. Ohne ausgehandelte Beziehungen können Unternehmen Mengenrabatte und spezielle Reiseangebote verpassen.
Last-Minute-Buchungen
Wenn Mitarbeiter in letzter Minute buchen, kann das zu höheren Kosten und einer geringeren Verfügbarkeit von Hotels führen. Deshalb ist es eine gute Idee, im Voraus zu planen und die Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Hotels so früh wie möglich zu buchen.
Nehmt Hotelübernachtungen mit in eure Reiserichtlinien auf
Die Integration von Hotelrichtlinien in deine Reiserichtlinien kann zu mehr Konsistenz und Kontrolle beitragen. Dies kannst du durch die Automatisierung deiner Reiserichtlinien erreichen. Achte darauf, klare Richtlinien festzulegen, deine zugelassenen Anbieter zu kontrollieren oder eine Reise- und Spesenmanagement-Plattform zu wählen und Tagessätze zu verwenden.
- Klare Richtlinien festlegen: Durch die Festlegung klarer Richtlinien kannst du akzeptable Hotelkategorien, Übernachtungspreislimits und Buchungskanäle definieren. All dies trägt zur Kontrolle der Hotelkosten bei.
- Tagespauschalen verwenden: Wenn du eine Reise- und Spesenmanagement-Plattform wie GetGoing nutzt, kannst du Tagespauschalen je nach Land automatisieren. Die Abstimmung der Hotelbudgets auf standardisierte Tagespauschalen oder Branchenbenchmarks hilft, den Papierkram und Genehmigungen zu minimieren und das Spesenmanagement transparent zu halten.
- Zugelassene Anbieter oder Plattformen auswählen: Entscheide dich für eine Reise- und Spesenmanagement-Software wie GetGoing, die nicht nur für Konsistenz und Kontrolle sorgt, sondern dir auch hilft, insgesamt Einsparungen zu erzielen.
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Maximiert Hotelrabatte und Treueprogramme für Unternehmen
Es ist eine gute Idee, mit Treue- und Prämienprogrammen zu arbeiten, mit denen ihr wiederholte Aufenthalte nutzen könnt, um zusätzliche Vorteile für eure Mitarbeiter zu erhalten, was die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit erhöht. Ihr könnt auch mit einer Reise- und Spesenmanagement-Plattform arbeiten, die euch die Nutzung von ausgehandelten Rabattpreisen ermöglicht. Im Fall von GetGoing steht euch die globale Kaufkraft von BCD Travel zur Verfügung, um die Plattform zu unterstützen.
Automatisiere und zentralisiere Hotelbuchungen
Die Zentralisierung auf einer Plattform kann die Transparenz, die Ausgabenkontrolle und das Reporting verbessern. Dies kannst du mit einer Plattform wie GetGoing erreichen. Mit automatisierten Genehmigungsabläufen erhältst du Echtzeit-Benachrichtigungen und kannst Buchungen, die das Budget überschreiten, verhindern, bevor sie getätigt werden.
Überwache und ändere die Strategie
Sobald du Hotels in deine Geschäftsreise- und Spesenstrategie eingebunden hast, solltest du regelmäßig einen Blick auf deine Ausgaben werfen und deine Richtlinien bei Bedarf anpassen. Eine flexible und dynamische Strategie hilft dir dabei, auf Branchentrends und Marktveränderungen zu reagieren – das wirkt sich direkt auf die Hotelpreise aus.
Checke regelmäßig deine Buchungsdaten, um Trends zu erkennen, zu sehen, welche Abteilung am meisten ausgibt, und um Sparpotenziale oder Probleme zu identifizieren. Wichtig ist auch, die Einhaltung deiner Reiserichtlinien zu prüfen, damit alle im Team auf Kurs bleiben. Hol dir Feedback von deinen Kollegen zu ihren Hotelerfahrungen, damit du deine Auswahl weiter verbessern und für mehr Zufriedenheit sorgen kannst.
Optimiere die Reise für mehr Komfort und Produktivität
Komfort und Produktivität stehen bei Geschäftsreisen an erster Stelle. Hilf deinen Reisenden dabei, Hotels in der Nähe der Besprechungsorte zu wählen – das spart Transportkosten und Zeit. Gerade bei frühen Flügen fahren oft keine Busse mehr, also werden schnell Taxis nötig, was dein Reisebudget zusätzlich belasten kann.
Profi-Tipp: Mit einer T&E-Plattform wie GetGoing kannst du Hotels direkt nach Nähe zu deinen Terminen filtern und so noch bessere Entscheidungen treffen.
Setze bei Hotels auf WLAN, Frühstück und flexible Stornierungsmöglichkeiten – das sind die Must-haves für Geschäftsreisende. Wenn du außerdem deine Prozesse standardisierst, wird das Buchen und Genehmigen für alle einfacher und angenehmer.
Weitere Informationen
Vereinfachte Strategie für Hotelausgaben bei Geschäftsreisen
Die Verwaltung von Hotelaufenthalten kann die Gesamteffizienz von Reisen erheblich verbessern und Kosten senken. Betrachte deine Strategie für Hotelausgaben bei Geschäftsreisen als dynamischen und flexiblen Teil deiner allgemeinen Reiserichtlinien – nicht als Nebensache.
Überprüfe deine aktuellen Hotelbuchungspraktiken und identifiziere drei schnelle Möglichkeiten für Einsparungen oder eine Angleichung der Richtlinien. Und wenn du noch keine T&E-Plattform hast, die dir die Hotelbuchung erleichtert, dann vereinbare noch heute eine Demo, um mehr über GetGoing zu erfahren.