Les politiques de voyage sont conçues pour maîtriser les coûts, améliorer la sécurité des voyageurs, simplifier les processus de validation et soutenir les objectifs de l’entreprise. Pourtant, même la meilleure politique de voyage peut échouer si les employés ne la comprennent pas, ne peuvent pas la respecter ou trouvent des failles qui entraînent des écarts de conformité.
Dans ce guide, nous allons explorer les raisons les plus courantes pour lesquelles le respect de la politique de voyage échoue et nous te proposerons un cadre étape par étape pour l’améliorer grâce à de meilleurs processus, une communication plus efficace et l’automatisation.
Qu’est-ce que le respect de la politique de voyage ?
Le respect de la politique de voyage désigne la manière dont les employés appliquent les directives de l’entreprise lorsqu’ils réservent leurs déplacements professionnels, demandent les autorisations nécessaires et soumettent leurs notes de frais.
Exemples de respect de la politique de voyage
- Réserver via les canaux approuvés
- Respecter les processus d’autorisation prévus
- Respecter les plafonds tarifaires pour les billets d’avion et les hôtels
- Soumettre ses notes de frais dans les délais
- Téléverser les justificatifs requis
- Respecter les obligations de diligence
- Faire appel aux fournisseurs privilégiés, le cas échéant
- Utiliser la plateforme de gestion des voyages et des dépenses approuvée, comme GetGoing
5 raisons pour lesquelles il est important de respecter la politique de voyage
1. Maîtriser les coûts
Les réservations non gérées et les dépenses non conformes à la politique peuvent rapidement faire exploser les budgets de voyage. Une meilleure conformité de la politique de voyages d’affaires permet de garder les dépenses sous contrôle.
2. Améliorer la visibilité
Organizations gain more accurate reporting when bookings and expenses stay within approved systems.
3. Respecter le devoir de diligence
La conformité des employés permet aux entreprises de savoir où se trouvent les voyageurs et de leur venir en aide en cas de perturbation ou d’urgence.
4. Accélérer le traitement des dépenses
Des processus standardisés et des règles de politique de voyage et de frais clairement définies réduisent les retards et les vérifications manuelles.
5. Renforcer la gouvernance
Une responsabilité clairement définie favorise une application de la politique de voyage cohérente au sein de toutes les équipes.
Les étapes pour améliorer le respect de la politique de voyage
Pour améliorer la conformité de la politique de voyages d’affaires, il faut d’abord identifier les lacunes. L’une des principales difficultés de respect des politiques est que les voyageurs ne parviennent pas à accéder à la politique de voyage de l’entreprise, ne la comprennent pas ou la trouvent trop complexe à appliquer.
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Étape 1 : Identifie les lacunes en matière de conformité
Avant de résoudre le problème, il faut comprendre où il se situe. Identifier les failles de ta politique de voyages d’affaires t’aidera à améliorer progressivement la conformité aux politiques.
Analyse les données de conformité
Recherche :
- Les réservations non conformes à la politique
- Les soumissions tardives des notes de frais
- Les validations manquantes
- Les justificatifs manquants
- L’utilisation de canaux de réservation non approuvés
Pose-toi les bonnes questions
- Quels voyageurs présentent les taux de conformité les plus faibles ?
- Quelles règles de politique de voyage et de frais sont le plus souvent ignorées ?
- À quelle étape la conformité est-elle compromise ?
Résultat rapide
Crée un tableau de bord qui mesure séparément la conformité des réservations et celle des notes de frais.
Étape 2 : Déterminer la cause profonde
Beaucoup d’entreprises pensent que les employés ne respectent pas volontairement la politique. En réalité, les difficultés de respect des politiques proviennent souvent de frictions ou d’une politique de voyage trop complexe.
Cause n° 1 : une politique de voyage trop compliquée
Signes :
- De nombreux documents
- Trop d’exceptions
- Des questions fréquentes de la part des voyageurs
Solutions :
- Simplifie la politique
- Utilise un langage clair et accessible
- Concentre-toi sur les règles les plus importantes
- Automatise l’application de la politique de voyage grâce à une plateforme de gestion des voyages et des dépenses comme GetGoing
Conseil de pro
Si les employés ont besoin d’une formation chaque fois qu’ils réservent un déplacement, c’est probablement que ta politique est trop complexe.
Cause n° 2 : une expérience de réservation frustrante
Signes :
- Les voyageurs réservent en dehors des outils approuvés
- Faible adoption des plateformes de voyage
Solutions :
- Facilite la réservation d’options conformes à la politique
- Réduire les goulots d’étranglement dans les processus de validation
- Améliorer l’expérience des voyageurs
Conseil de pro :
Utilise une plateforme de gestion des voyages d’affaires comme GetGoing.
Cause n° 3 : les employés ne comprennent pas pourquoi la politique existe
Signes :
- Exceptions fréquentes aux règles
- Des réticences de la part des voyageurs
Solutions : Explique en quoi le respect des règles contribue à :
- Maîtriser le budget
- Garantir la sécurité des voyageurs
- Atteindre les objectifs de développement durable
- Assurer l’équité entre les équipes
- Soutenir les objectifs globaux de l’entreprise
Cause n° 4 : les managers ne montrent pas l’exemple
La conformité des employés commence par les managers. S’ils ne respectent pas eux-mêmes la politique de voyage, il sera difficile d’attendre de leurs équipes qu’elles le fassent.
Signes :
- Des validations incohérentes
- Des règles appliquées différemment selon les services
Solutions :
- Définis clairement les responsabilités
- Responsabilise les personnes chargées des validations
- Harmonise les critères d’approbation
Une répartition claire des responsabilités entre les voyageurs et les personnes chargées de valider les demandes est l’un des fondements d’un programme de gestion des voyages d’affaires efficace.
Étape 3 : Supprimer les processus manuels
Les processus manuels créent des failles et augmentent le risque de non-respect de la politique de voyages d’affaires.
Risques courants liés à la conformité
- Validations par e-mail
- Suivi via des tableurs
- Vérification manuelle des notes de frais
- Utilisation de systèmes distincts pour la gestion des voyages et des dépenses
Remplace-les par des flux de travail automatisés
L’automatisation permet de :
- Appliquer automatiquement les règles de validation
- Appliquer les plafonds tarifaires
- Exiger les justificatifs requis
- Signaler automatiquement les exceptions
- Guider les voyageurs vers des choix conformes à la politique
L’automatisation de l’application de la politique de voyage renforce la conformité aux politiques grâce à des validations, des contrôles et des plafonds tarifaires appliqués automatiquement.
Étape 4 : Utilise l’automatisation de la politique de voyage pour influencer les comportements
Plutôt que de contrôler les voyageurs après coup, guide-les dès le départ vers des choix conformes.
Exemples de contrôles automatisés de la politique
Plafonds tarifaires pour les hôtels
Évite les dépenses hôtelières excessives.
Contrôles budgétaires sur les vols
Affiche les options privilégiées qui respectent les limites définies par l’entreprise.
Validations automatisées
Ne transmets à validation que les réservations dépassant les seuils prévus par la politique.
Priorité aux fournisseurs privilégiés
Affiche en priorité les fournisseurs approuvés.
Validation des dépenses
Signale automatiquement les justificatifs manquants et les dépenses non conformes à la politique.
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Étape 5 : Communique et forme régulièrement tes employés
Il ne suffit pas de mettre en place une politique : il faut aussi veiller à ce que la conformité de la politique de voyages d’affaires reste une priorité au quotidien.
Garde la conformité à l’esprit
- Envoie des rappels trimestriels
- Intègre la politique au parcours d’accueil des nouveaux employés
- Mets à disposition des guides de référence rapide
- Intègre des rappels de la politique directement dans l’application de réservation
Étape 6 : Évalue la conformité au fil du temps grâce aux bons indicateurs clés de performance (KPI)
Tu ne peux pas améliorer ce que tu ne mesures pas. Découvre les indicateurs clés de performance (KPI) essentiels pour une gestion des voyages d’affaires plus efficace.
Principaux indicateurs de conformité des voyages d’affaires
Taux de conformité des réservations
Pourcentage de réservations effectuées via les canaux approuvés.
Taux d’exceptions à la politique
Pourcentage de réservations nécessitant une dérogation à la politique.
Taux de conformité des notes de frais
Pourcentage de notes de frais correctement soumises dès le premier envoi.
Délai de traitement des demandes
Temps nécessaire pour approuver les demandes de déplacement.
Taux de transmission des justificatifs
Pourcentage de dépenses accompagnées des justificatifs requis.
Quelles sont les 5 erreurs les plus courantes en matière de conformité des voyages d’affaires ?
- Élaborer des politiques trop strictes
- Rendre les processus de validation trop lents
- Communiquer la politique une seule fois, puis supposer que tout le monde la comprend, sans proposer de formations régulières
- Considérer que la conformité des employés relève uniquement de leur responsabilité, plutôt que d’un problème de processus
- Compter sur des contrôles manuels au lieu d’automatiser l’application de la politique de voyage
Conclusion
Améliorer la conformité de la politique de voyages d’affaires, ce n’est pas imposer des règles plus strictes. C’est comprendre pourquoi les employés ont du mal à les respecter, puis supprimer les obstacles qui entraînent des écarts de conformité.
En identifiant les causes profondes, en simplifiant les processus et en utilisant l’automatisation pour appliquer les règles de politique de voyage et de frais, les entreprises peuvent renforcer la conformité, réduire leurs coûts et offrir une expérience plus fluide, aussi bien aux voyageurs qu’aux équipes financières.
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