Hoe voeg je de trein toe aan je zakelijke reisbeleid

Een beleid voor treinreizen is niet alleen een wens op het gebied van duurzaamheid, maar ook een praktische verbetering van je beleid. Als het gaat om trein versus vliegtuig voor zakenreizen, zouden veel zakenreizigers graag met de trein reizen in plaats van met het vliegtuig. Het vermijden van lange rijen bij de veiligheidscontrole, lange wachttijden op de luchthaven en het afleggen van grote afstanden bespaart veel tijd en stress bij zakenreizen.

Veel reizigers geven echter aan dat er geen duidelijk treinbeleid is of dat ze niet op de hoogte zijn van de basiszaken die ze nodig hebben om een treinreis te boeken. Daarom is het belangrijk om precies te weten hoe je treinen aan je zakelijke reisbeleid toevoegt.

In dit artikel lees je hoe je een praktisch en effectief treinbeleid opstelt, inclusief voorbeelden die je direct kunt gebruiken.

Stel je ‘trein versus vliegtuig’-richtlijnen vast

De keuze tussen trein en vliegtuig moet eenvoudig en duidelijk zijn. Veel organisaties zien de trein als een alternatief voor korte afstanden, vaak omdat het kosteneffectief is en de reistijd beperkt blijft, maar het is belangrijk om duidelijk te hebben wat de drempel is om de trein boven het vliegtuig te verkiezen.

Kies een duidelijke drempel

• Reistijddrempel (bijv. ‘trein heeft de voorkeur bij reizen korter dan X uur’)
• Regel voor kosten/tijdvergelijking (bijv. wanneer tijd en kosten vergelijkbaar zijn, kies dan voor de trein)
• Routegebaseerde regel (sommige steden, vooral in Europa, zijn goed met de trein verbonden, bijv. Londen naar Parijs, Parijs naar Brussel, Madrid naar Barcelona). Als die stedenparen in de reisplannen voorkomen, moedig dan het gebruik van de trein aan.

Leg vast wanneer vliegen wel is toegestaan

Als alle andere factoren gelijk zijn, wordt de trein altijd aangemoedigd, omdat dit de duurzamere en milieuvriendelijkere optie is. Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om enkele uitzonderingen in je beleid op te nemen. Enkele voorbeelden van uitzonderingen:

• Geen geschikte treinverbinding beschikbaar
• Toegankelijkheids- of medische behoeften
• Complexe reisschema’s met meerdere afspraken op één dag

Bepaal de regels voor het boeken van treinkaartjes

Bepaal in je reisbeleid wanneer er per trein moet worden geboekt, welke serviceklasse is toegestaan en wat het beleid is met betrekking tot stoelreserveringen en extra’s.

Waar moeten treinreizen worden geboekt?

• Geef in je reisbeleid duidelijk aan welk reisbeheerplatform de voorkeur heeft. Bijvoorbeeld: “Boek alle treinreizen via ons aangewezen platform/bureau, GetGoing”

Welke reisklasse is toegestaan?

Gebruik een regel die aansluit bij de daadwerkelijke beleidspraktijk:

• De reisklasse kan afhankelijk zijn van de lengte van de reis of het niveau van de leidinggevende. Bijvoorbeeld: EMEA-reizen ≤ 6 uur geboekt in Economy Class, en Business/First Class voor langere reizen of voor leidinggevenden.
• Veel bedrijven nemen richtlijnen voor treinreizen op, maar deze zijn vaak minder gestandaardiseerd dan vliegreisbeleid.
• Geef aan wanneer sneltreinen voor bepaalde routes gebruikt mogen worden, wat duurder kan zijn.

Stoelreserveringen en extra’s

Betaalde stoelreserveringen zijn in de trein misschien niet nodig, tenzij het gaat om het reserveren van een stoeltype dat beter geschikt is om in de trein te werken. Als gewone stoelen geen tafel of bureau hebben om aan te werken, is het misschien de moeite waard om deze optie in het beleid op te nemen. Extra’s zoals vooraf bestelde warme maaltijden, restitueerbare of wijzigbare tickets, of extra bagagevrijstelling kunnen uitzonderingen zijn die in je reisbeleid worden opgenomen.

Hoe beheer je declaraties en boekingen buiten beleid?

Veelvoorkomende problemen met boekingen die niet aan het reisbeleid voldoen of problemen met de vergoeding komen allemaal voort uit het ontbreken van een duidelijk reisbeleid. Daarom is het belangrijk om in het reisbeleid duidelijk vast te leggen hoe en wanneer reizigers worden vergoed en dat ze alle regels voor het boeken kennen.

Regels voor betaling en vergoeding

Zorg ervoor dat je duidelijk aangeeft wat de beste manier is om te betalen, of dat nu met een bedrijfskaart of een persoonlijke kaart is, welke bonnen/bevestigingen nodig zijn en wat de termijnen zijn. Voor boekingen via een reisbureau staat in de interne richtlijnen welke informatie nodig is (kaartgegevens enz.).

Boekingen die niet aan het beleid voldoen

• Zorg ervoor dat je een paragraaf opneemt met de titel “wat gebeurt er als…” (goedkeuring, reden, hoe vraag je een uitzondering aan)
• Om boekingen buiten het beleid te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat je reisbeleid zorgvuldig is vastgelegd en geautomatiseerd binnen je reisbeheerplatform

Communiceer richtlijnen

Communiceer beleidswijzigingen via meerdere kanalen (intranet, directe e-mails) en gerichte berichten rechtstreeks in de online boekingstool.

Wat is er nodig om deadlines te communiceren

• Werk het beleidsdocument en de regels in de boekingstool bij
• Voeg een beslissingsschema van 1 pagina toe: ‘trein versus vliegtuig’
• Aankondigen + benadrukken
• Controleer of iedereen zich eraan houdt

Waarom een reisbeleid voor treinreizen belangrijk is

Een reisbeleid voor treinreizen is belangrijk omdat het bedrijven niet alleen helpt de kosten te beheersen, maar ook hun ecologische voetafdruk te verkleinen en de algehele reiservaring voor medewerkers te verbeteren. Door treinreizen te stimuleren in plaats van korte vluchten, kunnen bedrijven hun CO2-uitstoot verlagen en duurzaamheidsdoelen ondersteunen.

Een duidelijk reisbeleid voor treinreizen zorgt voor consistente besluitvorming die aansluit bij het reisgedrag en de prioriteiten van het bedrijf. Het werkt het beste als het eenvoudig, gemakkelijk te boeken en goed gecommuniceerd is. Daarom is het zo belangrijk om een ‘rail-first’-beleid op te nemen in je bedrijfsreis- en onkostenbeleid.

Veelgestelde vragen