Politique de voyage en train : comment intégrer le train à ta politique de voyage d’entreprise

Une politique de voyages d’affaires intégrant le train n’est pas seulement une initiative de développement durable, mais une amélioration concrète de ta politique de voyage. Lorsqu’il s’agit de choisir entre le train et l’avion pour les voyages d’affaires, de nombreux voyageurs préféreraient le train à l’avion. Éviter les longues files d’attente aux contrôles de sécurité, les temps d’attente à l’aéroport et les trajets prolongés permet de gagner du temps et de réduire le stress lors des déplacements professionnels.

Cependant, de nombreux voyageurs signalent l’absence d’une politique de voyage ferroviaire claire ou un manque de compréhension des règles de base pour réserver un billet de train. C’est pourquoi il est essentiel de savoir comment intégrer le train à ta politique de voyage d’affaires. À la fin, tu disposeras d’un ensemble de règles prêtes à l’emploi, ainsi que d’un exemple d’extrait de politique que tu pourras intégrer à ta politique de voyage.

Définis ta règle « train ou avion »

Le choix entre le train et l’avion est une décision simple. De nombreuses organisations considèrent le train comme une alternative pour les courtes distances, souvent parce qu’il est plus économique et permet de réduire la durée totale du trajet. Il est toutefois essentiel de définir un seuil clair à partir duquel privilégier le train plutôt que l’avion.

Choisis un type de seuil

• Seuil de durée du trajet (par exemple : « le train est préférable pour les trajets de moins de X heures »)
• Règle de comparaison coût/temps (par exemple : lorsque le coût et le temps sont similaires, privilégier le train)
• Règle basée sur l’itinéraire : certaines villes, notamment en Europe, sont très bien connectées par le train (ex. Londres–Paris, Paris–Bruxelles, Madrid–Barcelone). Lorsque ces trajets figurent dans les plans de voyage, encourager le train plutôt que l’avion.Journey time threshold (e.g., “rail preferred under X hours”)

Définis quand l’avion est autorisé

Toutes choses égales par ailleurs, le train est à privilégier car il s’agit de l’option la plus durable et la plus respectueuse de l’environnement. Cela dit, il est essentiel d’intégrer des exceptions claires dans ta politique de voyages d’affaires.

Voici quelques exemples d’exceptions :

• absence de liaison ferroviaire viable
• besoins spécifiques en matière d’accessibilité
• contraintes liées à un itinéraire multi-étapes dans la même journée

Définis les règles de réservation ferroviaire

Dans ta politique de voyages d’affaires, précise clairement quand le train doit être réservé, quelle classe de service est autorisée et quelles sont les règles concernant les places et les options supplémentaires.

Où le train doit-il être réservé ?

• Dans ta politique de voyage, indique clairement la plateforme de gestion des voyages privilégiée. Par exemple : « Réserve via notre plateforme ou agence de voyages désignée, GetGoing. »

Classe de voyage autorisée

Utilise une règle qui reflète les pratiques réelles de ta politique :

• La classe de voyage peut dépendre de la durée du voyage ou du niveau hiérarchique du collaborateur. Par exemple : pour les voyages dans la zone EMEA d’une durée inférieure ou égale à 6 heures, réserve en classe économique, et en classe affaires ou 1^er classe pour les trajets plus longs ou pour les cadres supérieurs.
• De nombreuses entreprises définissent une politique de classe de voyage en train, mais celle-ci reste moins standardisée que pour le transport aérien.
• Précise également dans quels cas les trains express peuvent être utilisés sur certains itinéraires, car ils peuvent être plus coûteux.

Réservations de places et options

Les réservations de places payantes ne sont pas toujours nécessaires en train, sauf lorsqu’elles permettent d’améliorer les conditions de travail à bord. Lorsque les places standard ne disposent pas de table ou d’espace de travail adapté, il peut être pertinent d’intégrer cette option à la politique. Les options supplémentaires telles que les repas chauds précommandés, les billets flexibles ou modifiables, ou encore la franchise bagages supplémentaire peuvent faire l’objet d’exceptions dans ta politique de voyage.

Comment gérer les remboursements et les réservations non conformes à la politique

Les problèmes courants liés aux réservations non conformes à la politique ou aux difficultés de remboursement proviennent souvent de l’absence d’une politique de voyage ferroviaire claire. C’est pourquoi il est essentiel de préciser dans ta politique de voyages d’affaires comment et quand les voyageurs seront remboursés, et de s’assurer qu’ils connaissent bien les règles de réservation.

Règles de paiement et de remboursement

Veille à préciser le mode de paiement privilégié, qu’il s’agisse d’une carte d’entreprise ou d’une carte personnelle, ainsi que les justificatifs requis (reçu, confirmation de réservation) et les délais de remboursement. Pour les réservations effectuées par un agent, les directives internes doivent indiquer clairement les informations nécessaires (par exemple les coordonnées de la carte, etc.).

Réservations non conformes à la politique

• Veille à inclure une section « Que se passe-t-il si… » pour préciser les cas de non-conformité (validation préalable, justification requise, procédure de demande de dérogation).
• Pour éviter les réservations non conformes, assure-toi que ta politique de voyage ferroviaire est clairement définie et intégrée dans ta plateforme de gestion des voyages.

Conseil de pro : La façon la plus simple de gérer les paiements et les remboursements est d’utiliser une plateforme de gestion des voyages tout-en-un, qui te permet d’automatiser ta politique de voyage tout en renforçant la conformité.

Communique les directives

Communique les changements de politique via plusieurs canaux (intranet, e-mails directs) et grâce à des messages ciblés directement dans l’outil de réservation en ligne.

Ce qu’il faut pour communiquer les délais

• Mettre à jour le document de politique ainsi que les règles de l’outil de réservation
• Add a 1‑page “rail vs air” decision chart
• Announce + reinforce 
• Measure compliance 

Pourquoi une politique de voyage en train est-elle importante ?

Une politique de voyage en train est importante car, au-delà d’aider les entreprises à maîtriser leurs coûts, elle contribue à réduire leur impact environnemental et à améliorer l’expérience globale des employés en déplacement. En privilégiant le train plutôt que les vols court-courriers, les entreprises peuvent réduire leurs émissions de carbone et soutenir leurs objectifs de développement durable. Une politique de voyage en train claire garantit une prise de décision cohérente, alignée avec les habitudes de déplacement et les priorités de l’entreprise. Elle est d’autant plus efficace qu’elle est simple, facile à mettre en œuvre et bien communiquée. C’est pourquoi il est essentiel d’intégrer une politique privilégiant le train dans ta politique de voyages d’affaires.

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