Auf Geschäftsreisen zu gehen bedeutet oft auch, Veranstaltungen, Meetings und Tagungen mit Geschäftspartner:innen und potenziellen Kontakten und Stakeholdern zu organisieren. Hier kommt es darauf an, einen bleibenden positiven Eindruck bei deinen Kund:innen und Mitarbeitenden zu hinterlassen. Auch interne Firmenveranstaltungen eignen sich für nachhaltiges Employer-Branding, Teambuildung und eine bessere Mitarbeiterbindung.
Um auf Geschäftsreisen unvergessliche Veranstaltungen zu schaffen, brauchst du ein einwandfreies und gut durchorganisiertes Reise- und Eventmanagement. Die Aufgaben des/ der modernen Reisemanager:in beinhalten daher neben der Organisation von Geschäftsreisen auch wesentliche Event- und Meeting-Management-Fähigkeiten.
In diesem Beitrag haben wir für dich fünf wichtige Schritte zur Organisation von Veranstaltungen und Tagungen auf Geschäftsreisen zusammengestellt. Von einer klaren Zieldefinition, der Zuordnung von Budgets und Ressourcen und der Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes bis hin zu Logistik und Eventplanung, sowie der Vermarktung und Kommunikation ist alles dabei.
Schritt 1: Klare Ziele definieren
Bevor du mit der Planung von Reisen und Veranstaltungen beginnst, solltest du den Sinn und Zweck der jeweiligen Veranstaltung oder des Meetings klar definieren. Das Wichtigste an deiner Veranstaltung ist das Ziel. Denn wenn du weißt, welches Ziel du mit deiner Veranstaltung verfolgst, kannst du auch ganz klar die Zielgruppe definieren.
Um den Erfolg deiner Veranstaltung oder Tagung messen zu können, musst du vorher auch klare und messbare Ziele definieren. So gibt es materielle – meist klar messbare – und weiche – immaterielle – Ziele. Klar messbare Ziele wären zum Beispiel direkte Einnahmen, Produktverkäufe, zurechenbare Einnahmen und Verkaufszahlen. Weiche Zielen sind unter anderem Markenwert, Kundentreue, Wissensaustausch oder Schulungen.
Um eine erfolgreiche Veranstaltung auf die Beine zu stellen, bedarf es einer klar definierten Zielgruppe. Für diese wird das Ganze veranstaltet, also sollte es auch auf sie, die Gäste, zugeschnitten sein. Bei der Eventplanung gibt es interne Zielgruppen (also Führungskräfte, Mitarbeiter oder Eigentümer) und externe Zielgruppen ((potenzielle) Kunden, Lieferanten, Mitbewerber oder die Öffentlichkeit). Indem du dich auf deine Zielgruppe und ihre Erwartungen konzentrierst, kannst du ein Event planen, das dein Publikum auch wirklich anspricht.
Schritt 2: Ressourcen und Budget zuordnen
Geld regiert bekanntlich die Welt, und hat deshalb auch einen großen Einfluss auf den Erfolg deiner Veranstaltung. Daher ist es wichtig, das Budget für dein Event richtig vorzubereiten und zu verwalten. Nachdem du etwas Zeit mit der Definition von Zielen und Zielgruppen verbracht hast, solltest du genug Informationen zusammengestellt haben, um eine Budgetplanung für dein Event oder dein Meeting zu erstellen.
Die Veranstaltungskosten vor Ort nehmen wahrscheinlich den größten Teil deines Budgets in Anspruch. Es muss eine geeignete Location angemietet werden, Catering, Transport und IT-Equipment organisiert werden, und du solltest auch etwas extra Budget für unerwartete Ausgaben mit einplanen. Hinzu kommen weitere Kosten wie Marketing, Fotografie, Dekorationen, Sprecher und Entertainer und Personal.
Schritt 3: Auswahl des Veranstaltungsortes
Der Veranstaltungsort kann bei deinem Event oder deiner Tagung den entscheidenden Unterschied ausmachen. Bei der Wahl der richtigen Location solltest du den Fokus auf die Zielgruppe und deren Bedürfnisse legen. Dein Veranstaltungsort muss zum Anlass, dem Veranstaltungsort und den Gästen passen. Was will mein Unternehmen erreichen und wen will es ansprechen und inspirieren?
Hier kann es hilfreich sein, einen zuvor erstellten Fragenkatalog für deine Veranstaltung zu erstellen, und Locations und Venues nach diesen Kriterien auszuwerten. Einige Beispielfragen wären:
Gut gelegene, schöne Eventlocations sind meistens schon weit im Voraus ausgebucht und preisliche Verhandlungen können sich als schwierig herausstellen. Dennoch gibt es einige Tipps und Tricks, um dein Budget nicht komplett zu sprengen. Wähle ein Datum außerhalb der Hauptveranstaltungssaison oder sei mit deinem Datum flexibel. Falls möglich, buche weit im Voraus und lasse den Veranstalter wissen, dass die Eventlocation deine erste Wahl ist. Um die richtige Location für dein Event zu finden, musst du die richtige Balance zwischen Ausdauer, Überzeugungskraft und Respekt finden.
Schritt 4: Logistik und Zeitplan
Um eine erfolgreiche Veranstaltung oder Tagung auf Geschäftsreise zu planen, ist es sehr wichtig, einen detaillierten Event- oder Meetingplan zu erstellen. Dieser sollte einen Zeitplan, sowie eine Checkliste mit zu erledigenden Aufgaben enthalten.
Eventuell musst du den Transport und die Unterkunft der teilnehmenden Gäste organisieren? Hier lohnt es sich, eine Reisemanagement-Plattform in Anspruch zu nehmen, um alles an einem Ort buchen zu können.
Was für Equipment, Material und Technologie wird für die Veranstaltung benötigt? Eventuell muss diese mit zum Veranstaltungsort gebracht, vor Ort angemietet oder beim Veranstalter angefragt werden. Hier lohnt es sich auf jeden Fall, deine Anforderungen im Voraus zu klären, damit am Tag der Veranstaltung alles organisiert ist und es keine bösen Überraschungen gibt.
Zuguterletzt legen wir dir nahe, einen Krisenplan für mögliche Unterbrechungen deines Events zu erstellen. Krisen passieren schnell und ohne Vorwarnung. Du musst jederzeit nachvollziehen können, was extern und intern geschieht. Befolge staatliche Vorschriften und interne Richtlinien und überwache Situationen kontinuierlich.
Schritt 5: Marketing und Kommunikation
Um ein erfolgreiches Event auf Geschäftsreisen auf die Beine zu stellen, bedarf es einer klaren Marketing- und Kommunikationsstrategie. Allerdings verändert sich die Kommunikation in der Event-Branche durch den Einsatz von neuen Kommunikationstechnologien, -kanälen und sogar -welten immer mehr. Daher ist auch hier eine gute Planung von großer Bedeutung.
Um die genaue Gästezahl für deine Veranstaltung planen zu können, bedarf es der Versendung von Einladungen und Erinnerungen an deine Zielgruppe. Auch hier gibt es digitale und automatisierte Lösungen, die den Arbeitsaufwand deutlich verringern.
Am Veranstaltungstag selbst brauchst du natürlich Infomaterial und Präsentationen für deine Teilnehmer:innen. Eventuell erstellst du eine Broschüre, Agenda, oder stellst Konferenz- und Tagungsinhalte digital über einen QR-Code zur Verfügung. Dies dürfte dir auch zugute kommen, solltest du einen virtuellen Raum für Online-Teilnehmer:innen einrichten wollen.
Event- und Reisemanagement leicht gemacht
In unserem Beitrag haben wir dir gezeigt, wie wichtig es ist, Veranstaltungen und Meetings auf Geschäftsreisen gut und detailliert zu planen. Großartige Veranstaltungen, die einen bleibenden positiven Eindruck bei Teilnehmer:innen und Mitarbeitenden hinterlassen, wirken sich auch positiv auf den Erfolg von Geschäftsreisen und Geschäftsbeziehungen aus.
Als Unternehmen sollte es dir am Herzen liegen, in ein gut organisiertes Reise- und Eventmanagement zu investieren, um erfolgreiche Geschäftsreiseerlebnisse zu gestalten. Auch solltest du nicht vor neuer Technologie zurückscheuen, um deinen geschäftlichen Alltag einfacher zu gestalten.
So macht zum Beispiel eine Reisemanagement-Plattform wie GetGoing Sinn, um Abläufe und Reiserichtlinien für Geschäftsreisen zu automatisieren.