Du bist auf Geschäftsreise und weißt nicht, wo du anfangen sollst? Dann bist du hier genau richtig! Unsere FAQs zu Geschäftsreisen enthalten die am häufigsten gestellten Fragen, allgemeine Fragen zu Geschäftsreisen und einige Tipps für Geschäftsreisen.
Wir führen dich durch einige grundlegende Fragen und schließen mit den wichtigsten Punkten, die du auf Geschäftsreisen beachten solltest. Verpasse diesen Leitfaden für Geschäftsreisen nicht.
Cleverer reisen: 5 wichtige Tipps, die jeder Geschäftsreisende kennen sollte
Egal, ob du zum Team „Ich liebe Geschäftsreisen“ oder zum Team „Ich gehe lieber ins Büro“ gehörst, wahrscheinlich musst du geschäftlich reisen, manche häufiger als andere. Deshalb ist es eine gute Idee, ein paar Tipps für Geschäftsreisen parat zu haben.
Schau zuerst in den Reiserichtlinien deines Unternehmens nach
Bevor du deine Reise buchst, solltest du unbedingt die Reiserichtlinien deines Unternehmens checken, damit du die Regeln und Abläufe besser verstehst. Außerdem sind darin in der Regel die Buchungsmodalitäten, Genehmigungsprozesse, Erstattungsprozesse und die erstattungsfähigen Ausgaben festgelegt. .
Wenn du über die von deinem Unternehmen vorgegebene Reisemanagement-Plattform buchst, gibt es höchstwahrscheinlich eine automatisierte Reiserichtlinie, die dir mitteilt, ob deine Reise den Richtlinien entspricht, ohne dass du warten musst, bis sie genehmigt wird, und dann von vorne anfangen musst.
Fliege nach Möglichkeit nonstop
Nonstop-Flüge sind die Zukunft. Sie sind nicht nur bequemer, sondern du hast auch weniger Chancen auf Verspätungen, verpasste Anschlussflüge oder verlorenes Gepäck. Besonders bei Langstreckenflügen sorgt mehr Zeit in der Luft und weniger Zeit am Boden dafür, dass du ausgeruhter und sogar produktiver bist, da du die Abwesenheit von Ablenkungen nutzen kannst, um Dinge zu erledigen und dich auf deine Geschäftstermine vorzubereiten.
Lad deine Geräte auf
Sobald du an deinem Ziel angekommen bist und während deiner Reise solltest du sicherstellen, dass alle deine Geräte aufgeladen sind, damit du herausfinden kannst, wohin du gehen musst, deine Fahrt buchen oder dich mit deinen Kollegen in Verbindung setzen kannst, um ihnen mitzuteilen, dass du angekommen bist. Vielleicht möchtest du auch im Zug oder Bus etwas arbeiten, daher ist es wichtig, dass dein Laptop aufgeladen ist.
Nutze Prämienprogramme
Prämien- und Vielfliegerprogramme machen Geschäftsreisen angenehmer. Ob Sitzplatz-Upgrades, die Nutzung einer Business Lounge oder ein Upgrade in die Business Class – je mehr du beruflich unterwegs bist, desto wichtiger sind diese Dinge. Normalerweise gibt es auch bestimmte Hotelkategorien, die in deiner Unternehmensrichtlinie für Geschäftsreisen erlaubt sind. Wenn du immer bei derselben Hotelkette buchst und deren Prämienprogramm beitrittst, kannst du dir zusätzliche Vergünstigungen sichern, die deine Geschäftsreisen angenehmer machen.
Halt deine wichtigsten Sachen bei dir
Du kannst dein Gepäck aufgeben. Wenn du nur für kurze Zeit unterwegs bist, ist es immer empfehlenswert, stattdessen mit Handgepäck zu reisen, auch wenn es etwas mehr kostet, dieses mit ins Ausland zu nehmen. So vermeidest du das Warten auf dein Gepäck und kannst direkt zu deinem Ziel weiterreisen.
Wenn du einen Koffer packst, solltest du wichtige Dinge wie deinen Laptop, dein Ladegerät, Wechselkleidung und Unterwäsche, eine Zahnbürste, eine Haarbürste und Visitenkarten bei dir behalten. So kannst du auch dann, wenn dein Koffer nicht ankommt, bequem mit allen notwendigen Dingen zu deinen Terminen gehen.
Die 10 häufigsten Fragen zu Geschäftsreisen
Mit den Reisetipps in der Hinterhand ist es jetzt an der Zeit, einen Blick auf die häufigsten Fragen zu Geschäftsreisen zu werfen.
1. Was ist eine Reiserichtlinie für Unternehmen und warum muss man sie vor der Buchung lesen?
Eine Reiserichtlinie für Unternehmen ist die erste Anlaufstelle für Geschäftsreisen. Du solltest sie vor der Buchung einer Reise lesen, da sie alle wichtigen Infos zu Abläufen, Buchungsmodalitäten, Budget, Sicherheitsmaßnahmen und Erstattungsrichtlinien enthält. Wenn du sie vor der Buchung konsultierst, verstehst du die Buchungsrichtlinien, Ausgabenobergrenzen und Genehmigungsprozesse besser.
2. Was ist eine Geschäftsreise und wie unterscheidet sie sich von einer Urlaubsreise?
Eine Geschäftsreise ist eine Reise, die aus geschäftlichen Gründen unternommen wird, z. B. für Meetings, Konferenzen oder Teambuildings. Eine Urlaubsreise hingegen dient dem Zweck der Erholung, der Erkundung und der Abschaltung vom Alltag.
3. Was gilt als geschäftliche Reise?
Geschäftsreisen sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, aber im Allgemeinen sind es Reisen, die dem Unternehmen zugutekommen. Häufige Gründe für Geschäftsreisen sind: Besuche bei Kunden oder potenziellen Kunden, Teambuildings, die Teilnahme an Konferenzen oder Veranstaltungen oder die Teilnahme an arbeitsbezogenen Schulungen. Diese Art von Reisen wird vom Unternehmen erstattet und gehen nicht zu Lasten des Reisenden.
4. Was solltest du bei der Buchung von Geschäftsreisen unbedingt beachten?
Das Wichtigste bei der Buchung von Geschäftsreisen ist die Reiserichtlinie deines Unternehmens. Darin steht, was du auf Geschäftsreisen beachten musst. So weißt du, wie viel du pro Nacht für ein Hotelzimmer ausgeben darfst, ob Frühstück und Parkplatz dabei sind und ob du Business Class fliegen darfst oder Economy bleiben musst.
5. Welche Kosten werden während deiner Geschäftsreise übernommen?
Wir klingen vielleicht wie eine kaputte Schallplatte, aber alles, was mit Geschäftsreisekosten zu tun hat, findest du in den Reiserichtlinien deines Unternehmens. Im Allgemeinen werden Transport, Flüge, Taxis, Kilometerpauschalen, Unterkunft, Verpflegung und zusätzliche Kosten übernommen. Einige Unternehmen legen einen Tagespauschalbetrag fest, den du pro Tag ausgeben kannst, während andere Unternehmen festlegen, wie viel für jede einzelne Mahlzeit und Nebenkosten ausgegeben werden darf.
6. Gibt’s Spesenlimits für meine Geschäftsreise?
Ausgabenobergrenzen werden in der Regel sowohl pro Tag als auch pro Art der Ausgabe festgelegt, damit Unternehmen die Kosten kontrollieren können. Diese Obergrenzen variieren in der Regel je nach Reiseziel und Unternehmensrichtlinien.
7. Was sollte ich bei der Buchung von Unterkünften für meine Geschäftsreise beachten?
Bei der Buchung deiner Unterkunft solltest du Hotels in der Nähe des Tagungsortes wählen oder, wenn du an einer Konferenz teilnimmst, eine Unterkunft in der Nähe des Konferenzzentrums, um lange Fahrzeiten zu vermeiden. Wenn du ein Büro an einem anderen Standort besuchst, erkundige dich beim Team vor Ort, was es empfiehlt oder welche Gegend am günstigsten ist.
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8. Muss ich Quittungen von meinen Geschäftsreisekosten aufbewahren?
Ob du Belege aufbewahren musst, hängt davon ab, welche Tools dein Unternehmen verwendet. Mit der Reise- und Spesenmanagement-App GetGoing musst du dir keine Gedanken mehr über die Aufbewahrung deiner Belege machen. Digitalisiere deine Belege und Rechnungen für Transport, Verpflegung oder Nebenkosten direkt von deinem Handy aus, sodass du und dein Arbeitgeber weniger Papierkram zu erledigen haben.
9. Kann ich meine Geschäftsreise verlängern?
Mit dem Aufkommen von Bleisure-Reisen bieten viele Firmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Geschäftsreisen zu verlängern. Die Verlängerung der Reise geht in der Regel zu Lasten der Mitarbeiter, aber du kannst möglicherweise im selben Hotelzimmer bleiben und nur die Zahlungsmethode ändern. Stelle sicher, dass deinem Unternehmen klar ist, welche Tage Arbeitstage und welche Tage Freizeit sind. Einige Unternehmen gewähren sogar zusätzliche freie Tage aufgrund der langen Arbeitszeiten während Geschäftsreisen.
10. Was mache ich, wenn ich auf Geschäftsreise ein Problem habe?
In den Reiserichtlinien deines Unternehmens ist oft ein Notfallkontakt angegeben. Wenn du mit einer Reisemanagement-Plattform wie GetGoing arbeitest, kannst du dich rund um die Uhr an unsere erfahrenen Reiseberater wenden, die dir im Notfall, bei Flugausfällen oder anderen Problemen während deiner Reise helfen.