La gestion des voyages pour les PME est tout aussi importante que dans les grandes entreprises. Pourquoi ? Parce que les coûts des voyages d’affaires augmentent, (et les tarifs aussi). Avec les PME qui manquent souvent d’équipes de voyage dédiées, ne pas être suffisamment organisé peut affecter la productivité, la durabilité et la satisfaction des employés. Ne t’inquiète pas, les PME peuvent s’inspirer des grandes entreprises et prendre un raccourci vers le succès.
Nous allons examiner ce que les grandes entreprises font bien, comment les PME peuvent adapter ces stratégies et quelques conseils utiles pour bien commencer. Gérer efficacement les voyages de ton entreprise est une idée gagnante que tu sois petite ou grande entreprise, car moins tu dépenses pour les voyages ou moins tu passes de temps à réserver et à rechercher des voyages, mieux c’est pour ton budget et pour la productivité de ton équipe.
Bonnes pratiques pour les voyages d’affaires
Les grandes entreprises dotées de responsables voyages ont affiné leurs processus pour rendre la gestion des voyages d’affaires fluide et efficace. Ce sont quelques-unes des meilleures pratiques qu’elles ont mises en œuvre.
Gestion centralisée des voyages
L’utilisation de sociétés de gestion de voyages (TMC) ou de plateformes pour rationaliser les réservations et les rapports est l’une des meilleures pratiques pour les voyages d’affaires, car elle permet un meilleur contrôle, une transparence accrue et des processus de réservation simplifiés.
Application de la politique de voyage
S’assurer d’avoir une politique de voyage claire qui peut être facilement suivie par ton équipe est une autre bonne pratique. Des politiques de voyage claires qui équilibrent le contrôle des coûts avec le confort des employés aident à respecter le budget et à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde quant aux règles à suivre lors des déplacements professionnels.
Décisions basées sur les données
Exploiter les analyses pour optimiser les dépenses de voyage et identifier les tendances est une autre leçon clé que les PME peuvent tirer des grandes entreprises. En comprenant les habitudes de voyage et en voyant où va ton budget, tu peux prendre des décisions meilleures et plus intelligentes dans l’intérêt de ton entreprise. Travailler avec une plateforme de gestion de voyages tout-en-un comme GetGoing peut t’aider à mieux prendre ces décisions basées sur les données.
Accords avec les fournisseurs préférés
Que l’entreprise travaille avec une société de gestion de voyages ou une plateforme de gestion de voyages, avoir des tarifs négociés avec les compagnies aériennes, les hôtels et les sociétés de location de voitures peut aider ton entreprise à économiser gros. Plus le volume de voyage est important, plus les offres que tu peux obtenir sont intéressantes, et en travaillant étroitement avec les TMC ou une plateforme de gestion de voyages, tu peux être sûr d’obtenir les meilleures offres pour toute l’entreprise.
Initiatives durables
Travailler avec une TMC ou une plateforme de gestion des voyages et des dépenses (T&E) peut t’aider à mieux suivre les émissions de carbone et à choisir des options plus écologiques qui sont meilleures pour l’environnement et pour ton entreprise. Par exemple, en prenant le train plutôt que l’avion, tes employés peuvent gagner du temps et être plus productifs.
Ils n’ont pas à se rendre à la gare deux heures à l’avance comme à l’aéroport, et les gares sont souvent plus centrales que les aéroports. Une fois dans le train, il y a souvent du Wi-Fi et de la 5G, ce qui permet de passer des appels importants ou de continuer à travailler, alors que travailler depuis l’avion nécessite un peu plus de planification.
Comment les PME peuvent-elles adapter ces stratégies ?
Alors, quels sont quelques conseils de gestion des voyages pour les PME qui peuvent aider à adapter des stratégies similaires ? Jetons un coup d’œil.
Utiliser des outils évolutifs
Des plateformes comme GetGoing offrent des solutions adaptées aux PME qui peuvent t’aider à mieux gérer et à développer tes programmes de voyage en ayant tout ce dont tu as besoin en un seul endroit. Ainsi, avec un seul outil, tu peux tout faire, de la réservation de voyages, à la gestion des reçus et des factures, à l’approbation des voyages, à la création d’une politique de voyage automatisée, et au suivi des voyageurs pour t’assurer qu’ils sont bien arrivés à destination.
Créer une politique de voyage simple
Pour les PME, il n’est pas nécessaire de compliquer les choses ; créer une politique de voyage simple qui est entièrement automatisée dans ta plateforme de gestion des voyages et des dépenses peut faire une grande différence. De cette façon, les voyageurs savent ce qui est autorisé et peuvent facilement réserver en fonction des options de voyage permises. Même une page ou une simple politique de voyage automatisée peut aider à guider les décisions et à réduire les coûts.
Tirer parti des programmes de fidélité
Encourage les employés à utiliser les numéros de fidélité et les récompenses hôtelières, et à les saisir dans le système de gestion des voyages afin qu’ils puissent profiter des avantages de ces programmes de fidélité. Les programmes de fidélité peuvent également augmenter la satisfaction des voyageurs car ils bénéficient souvent de certains avantages de voyage qui rendront les voyages d’affaires plus agréables.
Surveiller & évaluer
Utilise des outils de suivi des dépenses pour analyser le retour sur investissement des voyages. Prends des décisions basées sur les données avec l’aide de la plateforme de gestion de voyages de ton choix. Cela aidera à garantir que tu tires le meilleur parti de ton programme de voyage.
Comment commencer ?
Pour commencer avec la gestion des voyages pour les PME, c’est une bonne idée d’auditer les habitudes de voyage actuelles, de fixer des objectifs clairs, qu’ils soient de réduire les coûts, d’améliorer la durabilité ou de simplifier les approbations. L’efficacité ne nécessite pas de grande échelle, juste des choix intelligents.Pense comme une grande entreprise et agis avec agilité, et n’oublie pas de choisir le bon outil de gestion de voyages pour rendre cela possible !
Ta stratégie de voyage pour les PME est-elle efficace ? Prends des décisions plus intelligentes avec l’aide des bons outils.