Egal, ob Geschäftsreisen für dich ganz neu sind oder in deiner Firma an der Tagesordnung stehen – irgendwann kommt der Punkt, an dem Entscheidungen dazu getroffen werden müssen. Willst du deine Geschäftsreisen selbst organisieren, oder soll das Ganze professionell gemanagt werden? Die Wahl kann erstmal überwältigend wirken, aber keine Sorge! In diesem Artikel erklären wir dir die Unterschiede zwischen diesen beiden Ansätzen, damit du eine bessere Vorstellung davon bekommst, was auf dich zukommt und wie du die richtige Entscheidung treffen kannst – falls du das nicht schon getan hast.
Geschäftsreisen selber organisieren für KMUs
Es gibt viele Möglichkeiten, Geschäftsreisen zu organisieren – eine davon ist der DIY-Ansatz. DIY, also „Do it Yourself“, kann dabei ganz unterschiedlich aussehen. Schauen wir uns das mal genauer an!
Der Schritt für Schritt- Ansatz mit verschiedenen Anbietern
Beim Schritt für Schritt- Ansatz im DIY-Bereich arbeitest du für jede einzelne Komponente der Geschäftsreise mit unterschiedlichen Anbietern zusammen. Zum Beispiel buchst du Flüge über eine Website, Hotels über eine andere und nutzt vielleicht noch einen separaten Anbieter, um Geschäfts- und Reisespesen zu verwalten. Diese verschiedenen Anbieter können entweder miteinander verknüpft sein oder unabhängig voneinander funktionieren – aber keine komplette All-in-One-Lösung bieten.
Die Nachteile dieses Ansatzes
Wenn du mit so vielen verschiedenen Anbietern arbeitest, kann es schnell passieren, dass Tickets oder wichtige Infos untergehen. Außerdem musst du für jeden Anbieter eigene Abläufe festlegen – oder es gibt vielleicht gar keine einheitlichen Richtlinien für Reisende, sodass jeder irgendwie sein eigenes Ding macht. Das kann auf Dauer ziemlich chaotisch werden.
Der All-in-One-Ansatz
Beim All-in-One-Ansatz läuft alles über eine einzige Plattform für Reisebuchung und Spesenmanagement. Egal ob Auto, Bahn oder Flug – du kannst deine komplette Geschäftsreise inklusive Hotelbuchung an einem Ort verwalten. Außerdem können Reisespesen direkt in der App erfasst werden, während Administratoren den Überblick behalten und das Reisebudget effizienter steuern.
Ohne Zweifel ist das der beste Weg, Geschäftsreisen und Ausgaben (T&E) zu managen – einfach für alle Beteiligten. Eine automatische Reiserichtlinie sorgt dafür, dass Reisende direkt sehen, was erlaubt ist und was nicht. Administratoren können Reisen und Ausgaben mit wenigen Klicks genehmigen, während Finanzteams volle Transparenz über das Budget haben und es optimal anpassen können.
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Geschäftsreisen planen lassen: Was ist das und lohnt es sich für KMUs?
Eine Geschäftsreise planen zu lassen nennt man auch Managed Travel, was bedeutet, dass dein Unternehmen einen externen Anbieter, wie eine Travel Management Company (TMC), nutzt, um Geschäftsreisen zu organisieren. Eine TMC hilft dir dabei, eine Reiserichtlinie zu erstellen und übernimmt Aufgaben wie Budgetplanung, Buchung, Logistik und Auswertung. Da TMCs enge Beziehungen zu Reiseanbietern haben, können sie oft bessere Preise aushandeln und so für günstigere Angebote sorgen.
Lohnt sich eine organisierte Geschäftsreise (Managed Travel) für KMUs?
Managed Travel ist nicht immer die beste Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Hier sind ein paar Gründe, warum:
Managed Travel oder DIY für KMUs?
Die beste Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen liegt wahrscheinlich irgendwo in der Mitte zwischen Managed Travel und DIY. Der perfekte Mittelweg ist eine Plattform für Reisekostenmanagement, die dir hilft, Geschäftsreisen besser zu organisieren – ohne monatelang auf die Einrichtung eines komplizierten Reiseprogramms warten zu müssen. Ein selbstverwalteter Ansatz mit der Unterstützung von smarter Reisetechnologie wie GetGoing ist die ideale Lösung für dein KMU.
Sollten kleine Unternehmen eine Travel-Management-Firma nutzen?
Für kleine Unternehmen ist eine Travel-Management-Firma (TMC) vielleicht nicht unbedingt das Richtige. Da die Reiseanforderungen meist nicht allzu kompliziert sind, kann eine TMC ziemlich teuer sein und die Implementierung bis zu sechs Monate dauern. Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist es oft besser, Geschäftsreisen selbst zu organisieren – am besten mit einer passenden Business-Travel-Plattform.
DIY oder Managed Travel – was ist besser für KMUs?
Die erste Frage, die du dir stellen solltest: „Haben wir überhaupt ein Reiseprogramm?“ Falls ja – wie komplex ist es? Wenn dein Unternehmen ein kompliziertes Reiseprogramm hat, könnte eine TMC sinnvoll sein. Allerdings solltest du auch Business-Travel-Plattformen in Betracht ziehen, denn für viele KMUs sind sie die beste Lösung.
Das beste Reisespesenmanagement und die einfachste Travel-Management-Plattform für kleine Unternehmen
Eine super Option für kleine Unternehmen ist GetGoing. Mit GetGoing kannst du Geschäftsreisen einfach buchen, verwalten und optimieren – und gleichzeitig deine Reisespesen im Blick behalten. Alles rund um Travel & Expense (T&E) an einem Ort zu haben, macht Geschäftsreisen für KMUs deutlich einfacher.
Spesenvergleich: DIY vs. Managed Travel
Managed Travel ist in der Regel deutlich teurer als DIY-Geschäftsreisen. Eine TMC passt ihr Angebot und ihren Service individuell an dein Unternehmen an – das schlägt sich natürlich in den Spesen nieder. DIY-Geschäftsreisen bedeuten, dass du entweder alles selbst buchst und verwaltest oder eine Travel-Management-Plattform nutzt, die dir dabei hilft.
Was ist die beste Buchungsmethode für kleine Unternehmen?
Die beste Lösung für kleine Unternehmen ist ganz klar eine Business-Travel-Management-Plattform. Damit kannst du Geschäftsreisen buchen, alle Reservierungen und Belege im Blick behalten, Spesen verwalten und wertvolle Einblicke erhalten – alles an einem Ort.